Kassa-boekhoudingkoppeling
De dagomzet van uw kassa komt als nette boeking in de boekhouding, uitgesplitst per btw-tarief.
Dagontvangsten geboekt voor de rolluiken dichtgaan
Na sluitingstijd drukt u het dagrapport af, en ergens in de week tikt iemand de totalen per btw-tarief en betaalwijze over voor de boekhouder. Met meerdere kassa's of vestigingen wordt dat een wekelijkse karwei met kans op vergissingen. Onze koppeling haalt de afsluiting uit uw kassa, zet ze om naar een boeking en stuurt die naar het boekhoudpakket. Cash, kaart, bonnen en verkopen op rekening krijgen elk hun plaats.
Waarom deze koppeling loont
01
Geen dagrapporten overtikken
De kassa-afsluiting is de bron. Omzet, btw en betaalwijzen worden rechtstreeks overgenomen, voor elke kassa en elke vestiging op dezelfde manier.
02
Kas en bank sluiten aan
Kaartontvangsten worden op een tussenrekening geboekt en later afgepunt tegen de storting. Een bedrag dat niet binnenkomt, valt daardoor op.
03
Actueel zicht op omzet
U hoeft niet te wachten op de verwerking door het boekhoudkantoor om te weten hoe een week of een vestiging gedraaid heeft.
Zo werkt de koppeling
01Dagafsluiting overnemen
Omzet per tarief en groep
De verkopen worden per btw-tarief en per productgroep samengevat en op de omzetrekeningen geboekt die u met uw boekhouder afgesproken heeft.
Betaalwijzen uitgesplitst
Contant geld, kaartbetalingen, cadeaubonnen en maaltijdcheques gaan elk naar hun eigen rekening. Uitgegeven en ingeruilde bonnen worden apart gevolgd.
02Bijzondere verkopen
Verkopen op rekening
Wanneer een zakelijke klant op factuur koopt, maakt de koppeling een verkoopfactuur op naam aan in plaats van die verkoop in de dagontvangsten te steken.
Retouren en correcties
Terugnames, kortingen en geannuleerde tickets worden met hun eigen teken en reden meegenomen, zodat de boeking overeenkomt met het officiële dagrapport.
03Sluitende controle
Evenwichtscontrole
Vóór verzending wordt nagegaan of omzet plus btw gelijk is aan de som van de betaalwijzen. Een afsluiting die niet in evenwicht is, wordt tegengehouden en gemeld.
Ontbrekende dagen opsporen
De koppeling kent uw openingsdagen. Blijft een afsluiting uit voor een kassa, dan krijgt de winkelverantwoordelijke een herinnering.
■Automatische boeking per dag, per kassa of per vestiging
■Uitsplitsing per btw-tarief, productgroep en betaalwijze
■Tussenrekeningen voor kaartbetalingen en bonnen
■Bewaring van het dagrapport als bijlage bij de boeking
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Bakkerij met meerdere winkels
De omzet van elke winkel staat 's anderendaags in de boekhouding
- Uitdaging
- Een bakkerij met verschillende verkooppunten verzamelde elke week de dagrapporten van alle kassa's. De zaakvoerder tikte de totalen in een rekenblad voor het boekhoudkantoor. Verschillen tussen kaartontvangsten en bankstortingen bleven onverklaard.
- Aanpak
- Wij lezen de afsluiting van elke kassa uit, vertalen productgroepen naar omzetrekeningen en boeken de betaalwijzen op tussenrekeningen. De boeking gaat elke nacht naar het boekhoudpakket, met de winkel als analytische code.
- Resultaat
- Het wekelijkse rekenblad bestaat niet meer. De zaakvoerder vergelijkt winkels op basis van geboekte cijfers, en een ontbrekende kaartstorting wordt zichtbaar bij het afpunten.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe boek ik dagontvangsten van de kassa in de boekhouding?
Klassiek gebeurt dat via een dagontvangstenboek met totalen per btw-tarief. Met een koppeling wordt die samenvatting automatisch uit de kassa-afsluiting gehaald en als boeking aangeboden. Welke rekeningen en welk detailniveau gepast zijn, leggen wij vast in overleg met uw boekhouder. Er hangt geen licentiekost per kassa of per filiaal aan: opent u een extra vestiging, dan sluit die aan op dezelfde koppeling.
Werkt dit ook met een geregistreerde kassa in de horeca?
De koppeling leest de verkoopgegevens en afsluitingen die uw kassasysteem ter beschikking stelt en wijzigt niets aan de fiscale registratie zelf. Wat uw kassa precies kan aanleveren, bekijken wij per systeem. Voor de fiscale verplichtingen rond uw kassa verwijzen wij naar uw boekhouder.
Wat als de kassa-afsluiting niet in evenwicht is?
Dan wordt de boeking niet doorgestuurd. U krijgt een melding met het verschil tussen omzet en ontvangen betalingen, zodat de winkelverantwoordelijke kan nagaan wat er gebeurd is. Na correctie of een geboekt kasverschil gaat de afsluiting alsnog door.
Uw systemen laten samenwerken?