Boekhoudpakket koppelen
Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.
Uw boekhouder krijgt cijfers, geen overtypwerk
In veel kmo's wordt een factuur twee keer gemaakt: eerst in het facturatie- of orderprogramma, daarna opnieuw in het boekhoudpakket. Dat kost tijd en levert verschillen op die pas bij de afsluiting boven water komen. Wij bouwen de koppeling die facturen, creditnota's, klanten en betalingsstatus automatisch uitwisselt, met controle op elke boeking en een duidelijke melding wanneer iets geweigerd wordt.
Waarom deze koppeling loont
01
Eén keer ingeven volstaat
Een factuur die in uw operationele software ontstaat, staat even later als boeking in de boekhouding. Niemand hoeft bedragen of btw-codes nog over te nemen.
02
Verschillen vroeg ontdekken
De koppeling vergelijkt totalen aan beide kanten. Een factuur die ontbreekt of afwijkt, ziet u dezelfde dag en niet pas wanneer de boekhouder ernaar vraagt.
03
Betaalstatus terug bij verkoop
Uw verkopers en projectleiders zien in hun eigen scherm welke facturen openstaan, zonder dat ze toegang tot de boekhouding nodig hebben.
Zo werkt de koppeling
01Van operatie naar boekhouding
Verkoopfacturen en creditnota's
Elke definitieve factuur gaat met dagboek, grootboekrekening, btw-code en analytische code naar het boekhoudpakket, inclusief het originele pdf-document als bijlage.
Klanten en leveranciers
Nieuwe relaties worden aangemaakt met btw-nummer, adres en betalingsvoorwaarde. Bestaande fiches worden herkend, zodat er geen dubbels in uw boekhouding ontstaan.
02Van boekhouding naar operatie
Openstaande posten
Betalingen en afpuntingen stromen terug naar uw order- of projectsoftware. Zo weet iedereen of een klant betaald heeft voor er opnieuw geleverd wordt.
Rekeningschema en btw-codes
De koppeling haalt de geldige rekeningen, dagboeken en btw-codes op uit de boekhouding. Uw medewerkers kiezen dus altijd uit waarden die echt bestaan.
03Controle en bewaking
Wachtrij met herkansing
Is het boekhoudpakket even onbereikbaar, dan blijft de boeking in een wachtrij staan en wordt ze later opnieuw aangeboden. Er gaat niets verloren en niets komt dubbel aan.
Foutenoverzicht in klare taal
Een geweigerde boeking verschijnt in een lijst met de reden erbij, zoals een afgesloten periode of onbekende rekening. U corrigeert en biedt opnieuw aan met één klik.
■Tweerichtingsverkeer via de API van uw boekhoudpakket
■Mapping van grootboek, dagboeken, btw- en analytische codes
■Dagelijkse aansluitingscontrole tussen beide systemen
■Logboek per boeking met tijdstip en resultaat
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Installatiebedrijf met eigen planning
Facturen uit de werkbonsoftware staan dezelfde dag in de boekhouding
- Uitdaging
- Een installatiebedrijf factureerde vanuit zijn werkbonsoftware. De administratief medewerker tikte elke factuur daarna over in het boekhoudpakket. Bij drukte liep dat achter, en de zaakvoerder wist nooit zeker welke klanten al betaald hadden.
- Aanpak
- Wij legden vast welke artikelgroep op welke grootboekrekening hoort en bouwden een koppeling die facturen bij het definitief maken doorstuurt. Betalingen uit de boekhouding komen elke nacht terug naar de klantfiche in de werkbonsoftware.
- Resultaat
- Het overtypen is verdwenen en de boekhouder werkt op actuele cijfers. De planners zien bij het inplannen van een nieuwe opdracht meteen of er nog facturen openstaan bij die klant.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan elk boekhoudpakket gekoppeld worden met andere software?
De meeste recente boekhoudpakketten bieden een API of een importformaat aan. Bij oudere of lokaal geïnstalleerde pakketten werken wij met bestandsuitwisseling of een tussenlaag. Tijdens de analyse bekijken wij welke weg uw pakket toelaat en wat dat betekent voor de snelheid en de richting van de gegevensstroom.
Wat gebeurt er als een factuur niet in de boekhouding geraakt?
De boeking blijft in de wachtrij met de foutreden erbij en de verantwoordelijke krijgt een melding. Na de correctie, bijvoorbeeld een ontbrekend btw-nummer, biedt u ze opnieuw aan. Een dagelijkse controle vergelijkt bovendien de totalen, zodat een stille fout niet onopgemerkt blijft.
Moet mijn boekhouder anders gaan werken na de koppeling?
Meestal niet. De boekingen komen binnen zoals uw boekhouder ze zelf zou ingeven, met dezelfde dagboeken en codes. Wij stemmen de mapping vooraf met hem of haar af, zodat de afsluiting en de btw-aangifte blijven lopen zoals vandaag, alleen met minder invoerwerk. De koppeling is uw eigendom: komt er een dagboek bij of wijzigt uw rekeningstelsel, dan laat u de vertaalregels bijwerken wanneer het u past.
Uw systemen laten samenwerken?