Processen · Aankoop & financiën

Maandafsluiting

Een afsluiting die doorloopt tijdens de maand, zodat de cijfers er zijn wanneer u ze nodig hebt.

Cijfers van vorige maand zijn nieuws, die van vorig kwartaal geschiedenis

De maand is voorbij, maar de cijfers nog niet. Er ontbreken aankoopfacturen, de voorraadwaarde moet uit een ander systeem komen, uren van de laatste week zijn niet ingegeven en niemand weet zeker welke projecten al gefactureerd zijn. Uw boekhouder levert weken later een resultaat waar u niets meer aan kunt veranderen. Wij maken van de afsluiting een geleide routine: gegevens stromen doorlopend naar de boekhouding, een checklist bewaakt wat ontbreekt en het rapport staat kort na maandeinde klaar.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Sturen op recente cijfers

U bespreekt het resultaat wanneer de maand nog vers is en bijsturen zin heeft, niet wanneer het volgende kwartaal al half voorbij is.

Minder piekwerk voor de administratie

Wat dagelijks verwerkt wordt, hoeft niet in de eerste week van de maand ingehaald te worden. De afsluiting wordt controleren in plaats van invoeren.

Zelfde werkwijze, elke maand

De stappen, hun volgorde en hun verantwoordelijken liggen vast, en u beslist wat daaraan verandert. Een afwezige collega brengt de afsluiting niet in gevaar.

Zo loopt het proces

01Gegevens tijdig volledig

Bronsystemen gekoppeld

Verkoop, aankoop, bank, lonen, voorraad en uren leveren hun gegevens automatisch aan de boekhouding, zodat er niets handmatig overgebracht wordt.

Jacht op wat ontbreekt

Het systeem signaleert leveringen zonder factuur, orders die klaar zijn om te factureren, ontbrekende urenstaten en niet-afgepunte bankverrichtingen.

02Afsluitstappen begeleiden

Checklist met eigenaars

Elke stap van de afsluiting heeft een verantwoordelijke en een dag. Iedereen ziet de voortgang, en open punten worden niet vergeten.

Terugkerende boekingen voorbereid

Afschrijvingen, over te dragen kosten, te ontvangen facturen en onderhanden werk worden als voorstel berekend volgens regels die uw boekhouder bepaalt.

03Controleren en rapporteren

Automatische plausibiliteitscontroles

Rekeningen met een ongewoon saldo, opvallende schommelingen tegenover vorige maand en tussenrekeningen die niet op nul staan, worden aangeduid.

Rapport in vaste vorm

Resultaat per activiteit, marge per project, liquiditeit en openstaande posten verschijnen in dezelfde opmaak, klaar voor uw overleg.

Afsluitkalender met taken en deadlines

Signalering van nog te factureren prestaties

Voorstellen voor periodieke afsluitboekingen

Maandrapport met vergelijking tegenover budget

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Machinebouwer met projectwerking

Maandcijfers beschikbaar voor het directieoverleg

Uitdaging: Een machinebouwer met lange projecten kreeg zijn maandresultaat altijd te laat om er iets mee te doen. De waarde van het onderhanden werk werd in een rekenblad geschat, en uren en materiaal per project kwamen uit twee verschillende systemen.
Aanpak: Wij koppelden urenregistratie, aankoop en voorraad aan de projectadministratie en bouwden een afsluitflow met checklist. Het onderhanden werk wordt per project voorgesteld op basis van geboekte kosten en vordering.
Resultaat: Het directieoverleg vindt plaats met cijfers van de pas afgesloten maand. Projectleiders verantwoorden zelf de vordering van hun projecten, en de boekhouder controleert voorstellen in plaats van ze op te bouwen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Waarom zou een kmo elke maand afsluiten als het wettelijk per jaar moet?

Omdat u het bedrijf elke maand bestuurt, niet één keer per jaar. De jaarrekening is er voor de buitenwereld. Een maandelijkse afsluiting is er voor u: ze toont of de marge standhoudt, of projecten binnen budget blijven en of de liquiditeit toereikend is. Hoe grondig ze moet zijn, kiest u zelf in overleg met uw boekhouder.

Wat houdt een maandafsluiting vandaag het meest tegen?

Bijna altijd ontbrekende gegevens, niet de boekhouding zelf. Aankoopfacturen die nog bij iemand liggen, prestaties die nog niet gefactureerd zijn, een voorraad die niet gewaardeerd is. Daarom begint een snellere afsluiting bij de processen die deze gegevens aanleveren. Wij zoeken in de analyse waar bij u de grootste vertraging ontstaat.

Blijft onze externe boekhouder betrokken bij een geautomatiseerde afsluiting?

Zeker. Hij bepaalt de boekhoudkundige regels, beoordeelt de voorstellen en blijft verantwoordelijk voor de juistheid. Wat verandert, is dat hij volledige en gestructureerde gegevens ontvangt en minder tijd verliest met opvragen en invoeren. Wij betrekken hem van bij de analyse, zodat de flow aansluit op zijn manier van werken.

Alle processen →

Boekhoudsoftware

Boekhouding die gevoed wordt door uw verkoop, aankoop en bank, zonder overtypen.

Rapportagesoftware

Vaste rapporten die zichzelf opmaken en op tijd bij de juiste mensen liggen.

Dashboards & KPI's

De stand van uw zaak in één oogopslag, elke ochtend bijgewerkt.

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

Bankafstemming

Bankverrichtingen worden ingelezen en gekoppeld aan facturen; u bekijkt alleen wat overblijft.

Ook in Aankoop & financiën