Processen · Aankoop & financiën

Leveranciersbeheer

Eén actueel dossier per leverancier: gegevens, afspraken, documenten en prestaties.

Uw leveranciers kennen u beter dan u hen

Het rekeningnummer staat in het boekhoudpakket, de prijsafspraak in een mail van vorig jaar, het attest in een map op de server en de mening over de levertrouw in het hoofd van de aankoper. Wanneer die aankoper vertrekt, of wanneer een leverancier plots een ander rekeningnummer doorgeeft, merkt u hoe weinig vastligt. Wij bouwen een leveranciersdossier dat gegevens, documenten en afspraken samenbrengt, vervaldata bewaakt en met cijfers toont wie zijn afspraken nakomt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Kennis blijft in het bedrijf

Afspraken, contactpersonen en voorgeschiedenis staan in het dossier, op uw eigen server of in een private cloud. Een nieuwe aankoper kan verder waar de vorige stopte.

Bescherming tegen betaalfraude

Een gewijzigd rekeningnummer wordt nooit zomaar overgenomen: het doorloopt een controle en een goedkeuring door een tweede persoon.

Onderhandelen met feiten

Levertrouw, prijsevolutie en aantal klachten per leverancier liggen klaar wanneer u aan tafel gaat voor nieuwe voorwaarden.

Zo loopt het proces

01Gegevens op orde

Stamgegevens met controle

Ondernemingsnummer en btw-nummer worden getoetst aan KBO en VIES. Adres, betaaltermijn en de contactpersoon voor facturen staan op één fiche.

Eén bron voor elk systeem

De goedgekeurde fiche wordt doorgegeven aan boekhouding, aankoop en magazijn, zodat een leverancier niet op drie manieren gespeld bestaat.

02Documenten en afspraken

Attesten met vervaldatum

Verzekeringsbewijzen, certificaten en andere stukken die u van een leverancier of onderaannemer vraagt, worden bewaard met een melding voor ze verlopen.

Prijsafspraken en voorwaarden

Raamcontracten, staffels, levertermijnen en minimumafnames zijn raadpleegbaar bij het plaatsen van een bestelling, niet enkel in het archief.

03Beoordelen en kiezen

Prestaties uit echte gegevens

Tijdige leveringen, afwijkende facturen en geregistreerde klachten worden automatisch per leverancier bijgehouden uit uw dagelijkse verrichtingen.

Onboarding van nieuwe leveranciers

Een nieuwe leverancier vult zijn gegevens zelf in via een beveiligde link en laadt de gevraagde documenten op, waarna u goedkeurt.

KBO- en VIES-controle op elke fiche

Vier-ogencontrole bij wijziging van rekeningnummer

Meldingen voor verlopen attesten

Scorekaart per leverancier uit eigen data

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Dakwerker met onderaannemers

Attesten van onderaannemers bewaakt voor de werf start

Uitdaging: Een dakwerker werkte op drukke momenten met onderaannemers en moest telkens hun attesten en verzekeringsbewijzen opvragen. Die stukken zaten in mailbijlagen, en niemand wist welke nog geldig waren op het moment dat een ploeg de werf opging.
Aanpak: Wij bouwden een leveranciersdossier waarin onderaannemers hun documenten zelf opladen via een link. Vervaldata worden bewaakt, en bij het inplannen van een werf ziet de planner of het dossier van de onderaannemer volledig is.
Resultaat: De planner stuurt enkel onderaannemers met een volledig dossier uit. Herinneringen voor vervallen stukken vertrekken zonder tussenkomst, en bij een controle kan de zaakvoerder de documenten meteen voorleggen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe beschermen we ons tegen valse wijzigingen van rekeningnummers?

Door wijzigingen aan betaalgegevens los te koppelen van de persoon die facturen invoert. Het nieuwe nummer wordt geregistreerd als voorstel, een tweede medewerker bevestigt na verificatie langs een gekend kanaal, en pas dan wordt het actief. Het systeem bewaart wie wat wanneer wijzigde. Die werkwijze sluit fraude niet volledig uit, maar maakt ze een stuk moeilijker.

Welke documenten moeten we van leveranciers en onderaannemers bijhouden?

Dat verschilt per sector en per soort samenwerking. Wij bouwen het dossier zo dat u zelf bepaalt welke stukken verplicht zijn voor welk type leverancier en hoe lang ze geldig blijven. Welke documenten wettelijk vereist zijn in uw situatie, vraagt u best na bij uw boekhouder, uw sociaal secretariaat of de bevoegde overheidsdienst.

Kunnen we leveranciers objectief beoordelen zonder extra administratie?

Ja, zolang de beoordeling steunt op gegevens die al vastgelegd worden. Beloofde tegenover werkelijke leverdatum, facturen met afwijkingen en klachtendossiers leveren vanzelf een beeld op. U kunt daar een korte periodieke inschatting door de aankoper aan toevoegen, maar het zwaartepunt ligt bij wat de systemen registreren.

Alle processen →

Leveranciersportaal

Bestelbevestigingen, leverdata en documenten van uw leveranciers op één afgesproken plek.

Master data management

Eén juiste klant-, artikel- en leveranciersfiche voor al uw systemen.

KBO- & VIES-opzoeking

Tik een ondernemingsnummer in en de klantfiche vult zich met officiële, gecontroleerde gegevens.

Aankoopbeheer

Bestellen volgens afspraken, met zicht op wat besteld, geleverd en gefactureerd is.

Documentbeheer (DMS)

Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.

Ook in Aankoop & financiën