Software · Verkoop & klanten

Leveranciersportaal

Bestelbevestigingen, leverdata en documenten van uw leveranciers op één afgesproken plek.

Weet wat er binnenkomt voor de vrachtwagen er staat

Uw aankoper stuurt een bestelbon en wacht. De bevestiging komt per mail, soms met een andere leverdatum in de bijlage, soms helemaal niet. Pas wanneer de productie stilvalt, blijkt dat een levering is opgeschoven. Een leveranciersportaal laat uw leveranciers zelf bevestigen, wijzigingen melden en documenten opladen. Wij bouwen het bovenop uw aankoopsysteem, zodat elke aanpassing direct zichtbaar is voor planning en magazijn.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Leverdata die u kunt vertrouwen

De leverancier bevestigt per orderlijn hoeveelheid en datum. Een afwijking van uw vraag springt meteen in het oog en wacht niet in een mailbox.

Minder nabellen door aankoop

Onbevestigde bestellingen krijgen automatisch een herinnering. Uw aankoper belt alleen nog wanneer een leverancier echt niet reageert.

Attesten en certificaten op orde

Het portaal vraagt vervallen documenten zelf opnieuw op. Bij een controle hoeft u niet meer door mappen en oude mails te zoeken.

Wat de software doet

01Bestellingen

Orderbevestiging per lijn

De leverancier aanvaardt de bestelling of stelt een andere datum, hoeveelheid of prijs voor. U keurt het voorstel goed of weigert het met één klik.

Aankondiging van verzending

Voor vertrek geeft de leverancier door wat er op de pallet staat. Uw magazijn weet wat er aankomt en kan de ontvangst vooraf klaarzetten.

02Documenten en afspraken

Documenten met vervaldatum

Verzekeringsattesten, keuringen en productcertificaten worden per leverancier bewaard, met een verwittiging naar beide partijen voor ze verlopen.

Prijslijsten en offerteaanvragen

Leveranciers laden nieuwe prijzen op in een vast formaat en antwoorden op uw prijsaanvragen, zodat u aanbiedingen naast elkaar kunt leggen.

03Facturen en opvolging

Factuurstatus raadplegen

De leverancier ziet zelf of zijn factuur ontvangen, goedgekeurd en ingepland voor betaling is. Dat scheelt uw boekhouding heel wat telefoons.

Beoordeling van leveranciers

Tijdigheid, volledigheid en klachten worden per leverancier bijgehouden, zodat een evaluatiegesprek op feiten steunt en niet op een gevoel.

Bestelbonnen automatisch gepubliceerd vanuit uw aankoopsysteem

Herinneringen bij uitblijvende bevestiging

Eigen login per leverancier met beperkte inzage

Wijzigingen teruggeschreven naar planning en voorraad

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Machinebouwer met toeleveranciers

Vertraagde onderdelen zichtbaar voor de montage ervan afhangt

Uitdaging: Een machinebouwer bestelde draai- en freeswerk bij een tiental toeleveranciers. Bevestigingen kwamen als bijlage per mail en werden met de hand in de planning gezet. Een opgeschoven leverdatum werd vaak pas ontdekt wanneer de monteur naast een lege bak stond.
Aanpak: Wij bouwden een portaal waarin elke toeleverancier zijn open orders ziet en per lijn een datum bevestigt. Elke wijziging wordt teruggeschreven naar de productieplanning. Materiaalcertificaten laadt de leverancier op bij de verzending.
Resultaat: De planner ziet elke ochtend welke onderdelen later komen en schuift de montage bijtijds. Certificaten zitten bij de ontvangst al in het dossier van de machine, en de aankoper besteedt zijn tijd aan onderhandelen in plaats van navragen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Werken kleine leveranciers wel mee met een leveranciersportaal?

Meestal wel, zolang het hen weinig moeite kost. Daarom kan een leverancier bij ons ook bevestigen via een link in de mail, zonder eerst te moeten inloggen. Grote leveranciers die liever systeem aan systeem werken, sluiten wij aan via EDI of een API. Omdat er geen licentie per gebruiker is, nodigt u ook de kleinste leverancier uit zonder na te rekenen.

Kan een leveranciersportaal samenwerken met ons bestaande ERP?

Ja, dat is het uitgangspunt. Bestelbonnen vertrekken uit uw ERP en bevestigingen, leverdata en verzendmeldingen keren ernaar terug. Wij bekijken tijdens de analyse welke toegang uw systeem biedt en bouwen de koppeling met foutmelding en opvolging.

Welke informatie mag een leverancier in het portaal zien?

Alleen wat u vrijgeeft en enkel zijn eigen gegevens: zijn bestellingen, zijn documenten, de status van zijn facturen. Prijzen of volumes van andere leveranciers blijven afgeschermd. Elke raadpleging en aanpassing wordt bijgehouden in een logboek.

Alle software →

Aankoopbeheer

Bestellen volgens afspraken, met zicht op wat besteld, geleverd en gefactureerd is.

Leveranciersbeheer

Eén actueel dossier per leverancier: gegevens, afspraken, documenten en prestaties.

Purchase-to-pay

Van aankoopbehoefte tot betaalde leveranciersfactuur, met controle op elke overgang.

Bestelbonmatching

Bestelbon, ontvangst en factuur worden lijn per lijn naast elkaar gelegd, zonder papier en zonder markeerstift.

EDI-koppeling

Orders, verzendberichten en facturen uitwisselen met grote afnemers in het formaat dat zij opleggen.

Ook in Verkoop & klanten