EDI-koppeling

Orders, verzendberichten en facturen uitwisselen met grote afnemers in het formaat dat zij opleggen.

Leveren aan grote ketens zonder berichten over te tikken

Een grote afnemer wil dat u zijn bestellingen elektronisch ontvangt en uw orderbevestiging, verzendbericht en factuur in zijn formaat terugstuurt. Veel kmo's lossen dat op met een webportaal waar ze alles manueel ingeven, met boetes of geweigerde leveringen bij een fout. Wij koppelen EDI aan uw ERP of ordersysteem. Inkomende berichten worden orders, uitgaande berichten vertrekken vanuit uw gewone werkstroom, en elke afwijking wordt gemeld.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom deze koppeling loont

Voldoen aan de eisen van de klant

U levert de berichten die uw afnemer verwacht, in zijn structuur en binnen zijn termijnen. Dat houdt u als leverancier in zijn systeem zonder extra personeel.

Orders foutloos binnen

Artikelcodes, aantallen en leveradressen worden rechtstreeks uit het bericht overgenomen. Vergissingen bij het overnemen van lange bestellingen vallen weg.

Factuur sluit aan op levering

De factuur wordt opgebouwd uit wat effectief verzonden is, met de referenties van de klant. Dat beperkt afkeuringen en discussies over betaling.

Zo werkt de koppeling

01Inkomende berichten

Bestelling wordt verkooporder

Het orderbericht wordt vertaald naar een order in uw systeem. Artikelcodes van de klant worden omgezet naar uw eigen codes via een kruisverwijzingstabel.

Controle bij binnenkomst

Prijs, verpakkingseenheid en leverdatum uit het bericht worden vergeleken met uw afspraken. Een order die afwijkt, wacht op beoordeling door de binnendienst.

02Uitgaande berichten

Bevestiging en verzendbericht

Bij het bevestigen en verzenden van de order maakt de koppeling de bijhorende berichten aan, met palletcodes en aantallen zoals de ontvanger ze bij aankomst wil scannen.

Elektronische factuur

De factuur vertrekt in het afgesproken formaat, met bestel- en leveringsreferentie. Per handelspartner legt u vast welk berichttype en welk kanaal geldt.

03Transport en toezicht

Uitwisseling en ontvangstbewijzen

Berichten reizen via het kanaal dat de handelspartner oplegt. Technische ontvangstbevestigingen worden opgevolgd, zodat u weet dat een bericht echt is aangekomen.

Berichtenoverzicht per partner

Per klant ziet u elk bericht met status. Een verworpen of onbeantwoord bericht geeft een melding, en de inhoud is leesbaar zonder kennis van het formaat.

Vertaling tussen EDI-berichten en uw eigen gegevensstructuur

Kruisverwijzing van artikel- en locatiecodes per partner

Opvolging van ontvangstbevestigingen en verwerpingen

Testomgeving per handelspartner vóór ingebruikname

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Voedingsproducent die aan ketens levert

Bestellingen van een retailketen komen als order binnen, facturen gaan correct terug

Uitdaging: Een voedingsproducent leverde aan een retailketen die elektronische berichten eiste. De binnendienst tikte bestellingen over uit een portaal en gaf verzendgegevens en facturen daar opnieuw in. Een verkeerd aantal op een verzendbericht leidde tot een geweigerde levering.
Aanpak: Wij koppelden het ERP aan het berichtenverkeer van de keten. Bestellingen worden orders na controle op prijs en eenheid, en verzendbericht en factuur worden afgeleid uit de werkelijke levering. Alles werd eerst getest met de partner.
Resultaat: De binnendienst behandelt enkel nog afwijkende orders. Verzendberichten kloppen met wat op de pallet staat, en facturen worden bij de keten zonder terugvragen verwerkt.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Kan een AI-agent afwijkingen in EDI-berichten afhandelen?

Voor een deel. Een agent kan een afgekeurd bericht lezen, de oorzaak opzoeken in uw orderbeheer en een correctie voorbereiden, bijvoorbeeld bij een onbekende artikelcode of een afwijkende prijs. Een medewerker keurt dat voorstel goed voor het bericht opnieuw vertrekt, en elke stap komt in het logboek. Vaste omzettingen blijven gewone regels: daar is geen AI voor nodig en zo blijft het verbruik voorspelbaar.

Hoe begin ik eraan als een klant EDI van mij eist?

Vraag uw klant naar zijn berichtenspecificatie en het uitwisselingskanaal. Met die documenten brengen wij in kaart welke gegevens uw systeem al heeft en welke ontbreken, zoals palletcodes of locatienummers. Daarna bouwen en testen wij de berichten samen met de technische dienst van uw klant.

Kan dezelfde koppeling dienen voor meerdere klanten?

Grotendeels wel. De aansluiting op uw ERP en de bewaking bouwen wij één keer. Per handelspartner komt er een vertaling bij, omdat elke afnemer zijn eigen varianten en codes hanteert. Een tweede of derde partner aansluiten vraagt daardoor minder werk dan de eerste. Eist een handelspartner morgen een extra bericht, dan laat u wijzigen wat nodig is, zonder te wachten op de roadmap van een softwareleverancier.

Alle koppelingen →

Wat is EDI?

Bestellingen, verzendberichten en facturen die tussen handelspartners lopen zonder dat iemand ze intikt.

Orderverwerking automatiseren

Bestellingen uit elk kanaal komen in één wachtrij terecht en lopen zonder tussenstappen naar het magazijn.

AI-agentkoppeling

Geef een AI-agent toegang tot uw systemen, met rechten en grenzen die u zelf vastlegt.

Voedingsproducenten

Lottracering, recepturen en houdbaarheid sluitend van grondstof tot pallet.

Orderbeheer

Elk order op één plaats, van eender welk kanaal het binnenkomt tot het geleverd is.

Ook in Commerce