Wat is EDI?

Wat er bij EDI wordt uitgewisseld

De klassieke keten bestaat uit enkele vaste berichten. De afnemer stuurt een bestelling. De leverancier antwoordt met een orderbevestiging, meldt bij vertrek met een verzendbericht wat er precies op de vrachtwagen staat, en stuurt daarna de factuur. Elk bericht heeft een strikt afgesproken opbouw, zodat het ontvangende systeem het zonder menselijke tussenkomst kan verwerken. Artikelen en afleveradressen worden aangeduid met codes die beide partijen kennen, niet met vrije omschrijvingen. Net daarin zit de kracht: er valt niets te interpreteren.

Waarom grote afnemers erop aandringen

Een keten die elke dag bestellingen plaatst bij vele leveranciers, kan die niet manueel opvolgen. Met EDI komt de bestelling foutloos in uw systeem aan en kan de afnemer de levering bij aankomst scannen en vergelijken met wat aangekondigd werd. Voor u als leverancier valt het overtypen van orders weg en daalt het aantal discussies over hoeveelheden en prijzen. Daartegenover staat dat de afnemer meestal de spelregels bepaalt: welke berichten, welk formaat, welke termijnen. Afwijkingen kunnen leiden tot geweigerde leveringen of administratieve vergoedingen.

Wat het van uw eigen systeem vraagt

EDI legt genadeloos bloot hoe goed uw basisgegevens zijn. Elk artikel heeft de juiste code en verpakkingseenheid nodig, elke afleverlocatie een juiste identificatie, en prijzen moeten overeenkomen met wat de afnemer in zijn systeem heeft staan. Daarnaast moet uw software de berichten kunnen aanmaken op het juiste moment: het verzendbericht bijvoorbeeld bij het laden, niet de dag nadien. Tussen uw systeem en dat van de partner zit doorgaans een vertaallaag die uw gegevens omzet naar het gevraagde formaat en de berichten aflevert. Elke nieuwe handelspartner vraagt een eigen testronde.

EDI, API en AI-agent naast elkaar

De drie lossen een verwant probleem op, elk op een eigen manier. Klassieke EDI werkt met berichten die als bestanden op afgesproken tijdstippen verstuurd worden, volgens formaten die per sector verschillen. Een API laat systemen elkaar op elk moment bevragen, wat geschikt is voor actuele voorraad of prijzen. Een AI-agent vangt op wat geen vaste vorm heeft: de bestelling in een vrij geschreven mail of als pdf, die hij leest en als conceptorder klaarzet voor een medewerker. In de praktijk bestaan ze naast elkaar. Een leverancier kan bestellingen van een grote afnemer via EDI ontvangen, voorraad via een API tonen en de orders van kleinere klanten door een agent laten voorbereiden.