Wat is business intelligence?
Van verspreide cijfers in verschillende programma’s naar overzichten waarop u beslissingen kunt nemen.
Business intelligence begint met één vraag, niet met een dashboard
Business intelligence, kortweg BI, is het verzamelen, combineren en tonen van bedrijfsgegevens zodat u er iets uit kunt afleiden. De meeste kmo’s hebben de cijfers wel, maar verspreid: omzet in de facturatie, uren in een planning, marges in een spreadsheet van de zaakvoerder. Elke maand kost het uren om ze samen te leggen. Dit artikel legt uit hoe BI werkt en waarom een mooi dashboard nog geen inzicht is.
Wat BI doet met uw gegevens
BI verloopt in drie stappen. Eerst worden gegevens opgehaald uit de bronnen: boekhouding, ordersysteem, tijdsregistratie, webshop. Daarna worden ze op elkaar afgestemd, zodat een klant in het ene systeem herkend wordt als dezelfde klant in het andere en begrippen als omzet overal hetzelfde betekenen. Tot slot worden ze getoond in rapporten en dashboards waarin u kunt doorklikken van een totaal naar de onderliggende lijnen. De middelste stap is onzichtbaar voor de gebruiker, maar bepaalt bijna volledig of de cijfers te vertrouwen zijn.
Rapporteren is terugkijken, analyseren is doorvragen
Een klassiek rapport toont wat er gebeurd is: de omzet van vorige maand per klant. BI gaat een stap verder door u te laten doorvragen. Waarom daalt de marge bij die productgroep? Ligt het aan de aankoopprijs, aan kortingen of aan uren die niet gefactureerd werden? Dat doorvragen lukt alleen als de gegevens op detailniveau beschikbaar en met elkaar verbonden zijn. Sommige toepassingen voegen voorspellingen toe op basis van het verleden. Die zijn nuttig als richting, maar blijven een schatting. Ze hangen af van hoe stabiel uw activiteit is.
De valkuil: cijfers waar niemand in gelooft
BI-projecten struikelen zelden over de grafieken. Ze struikelen over definities en datakwaliteit. Telt een creditnota mee in de omzet van de maand waarin ze gemaakt werd of van de oorspronkelijke factuur? Wat met projecten die nog lopen? Als de verkoopleider en de boekhouder elk een ander getal noemen, verliest het dashboard zijn gezag. Evenzeer geldt: ontbrekende of slordig ingevoerde gegevens worden niet beter door ze mooi te tonen. Een dashboard maakt gebreken in de registratie vooral pijnlijk zichtbaar, wat op zich een nuttig eerste resultaat is.
Klein beginnen met wat u wilt weten
Start niet bij de vraag welke gegevens er allemaal zijn, maar bij de beslissingen die u regelmatig neemt. Welke klanten zijn rendabel? Welke werven lopen uit? Hoeveel orders zitten er in de pijplijn tegenover de beschikbare capaciteit? Kies enkele indicatoren, leg vast hoe ze berekend worden en bouw die eerst. Zodra ze kloppen en gebruikt worden, breidt u uit. Een overzicht met enkele cijfers dat elke maandag bekeken wordt, is meer waard dan een scherm vol grafieken dat niemand opent. Bepaal ook wie welke cijfers mag zien.
Kort samengevat
- 01BI haalt gegevens uit meerdere systemen, stemt ze af en toont ze doorklikbaar.
- 02Eenduidige definities van begrippen als omzet en marge zijn belangrijker dan grafieken.
- 03Slechte invoer aan de bron levert onbetrouwbare dashboards op.
- 04Begin met enkele indicatoren die aansluiten bij beslissingen die u werkelijk neemt.
Drie vaste afspraken
- U kiest waar het draaitZelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
- Maatwerk is niet duurderSoftware op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
- U bent baas over het eindproductWat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Is uw bedrijf toe aan betere software?
Vijf vragen, één minuut. U krijgt meteen een eerlijk beeld, ook als het antwoord is dat u goed zit.
Uw basis zit goed.
Uw systemen doen wat ze moeten doen. Grote ingrepen zijn nu niet nodig. Eén gerichte verbetering of koppeling kan wel nog tijd opleveren: leg ze ons gerust voor.
Er lekt tijd weg.
U werkt, maar met omwegen: overtypen, zoeken, nakijken. Dat zijn precies de plekken waar een koppeling of een stuk software op maat het snelst iets oplevert. Laten we samen bekijken waar te beginnen.
Uw software houdt u tegen.
Uw bedrijf is zijn hulpmiddelen ontgroeid. Dat kost elke dag tijd en maakt u afhankelijk van enkele mensen. Een korte analyse toont waar de grootste winst zit en in welke volgorde u het aanpakt.
Veelgestelde vragen
Kan ik voor rapportering niet gewoon bij Excel blijven?
Voor een beperkt aantal bronnen en één persoon die de cijfers maakt, werkt Excel behoorlijk. Het wordt kwetsbaar wanneer exports manueel aan elkaar geplakt worden, formules ongemerkt breken of meerdere versies circuleren. BI automatiseert het ophalen en afstemmen, zodat de cijfers elke dag klaarstaan zonder knip- en plakwerk. Op maat gebouwd is er bovendien geen licentie per gebruiker voor elke collega die alleen wil meekijken.
Heb ik een datawarehouse nodig om met BI te starten?
Niet per se. Met één of twee bronnen kan een rapporteringslaag rechtstreeks op die systemen werken. Een datawarehouse, een aparte databank waarin gegevens uit alle bronnen samengebracht en bewaard worden, wordt zinvol bij meerdere systemen, bij behoefte aan historiek of wanneer rapporten de dagelijkse programma’s vertragen.
Hoe recent zijn de gegevens die een dashboard toont?
Dat is een ontwerpkeuze. Veel overzichten worden eenmaal per nacht ververst, wat voor financiële opvolging volstaat. Voor operationele schermen, zoals orders die vandaag moeten vertrekken, kan vaker verversen nodig zijn. Vaker bijwerken belast de bronsystemen meer, dus kies per rapport wat werkelijk nodig is.