Rapportage automatiseren
Cijfers die elke ochtend klaarstaan, zonder dat iemand ze moet samenstellen.
Uw beste medewerker bouwt elke maand dezelfde Excel
Exporteren uit de boekhouding, een lijst uit het ERP, de uren uit nog een ander systeem, alles plakken in een werkblad en hopen dat de formules nog kloppen. Tegen dat het rapport rondgaat, is het al verouderd, en bij een vraag over een cijfer moet iemand opnieuw gaan graven. Wij halen de gegevens automatisch uit uw systemen, leggen de definities één keer vast en leveren rapporten die zichzelf bijwerken en tot op het detail doorklikbaar zijn.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Tijd voor analyse, niet voor knippen
De medewerker die nu dagen aan het samenstellen besteedt, kan die tijd gebruiken om de cijfers te duiden en afwijkingen te onderzoeken.
02
Iedereen dezelfde definitie
Wat telt als omzet, marge of openstaande order wordt één keer afgesproken en vastgelegd, zodat vergaderingen niet meer over de cijfers zelf gaan.
03
Actueel wanneer u het nodig hebt
Rapporten worden dagelijks of vaker ververst. U hoeft niet te wachten op de maandafsluiting om te zien hoe de verkoop of de werkvloer draait.
Zo loopt het proces
01Gegevens ophalen
Aansluiting op uw bronnen
Boekhouding, ERP, CRM, urenregistratie en webshop worden via een API, databank of export uitgelezen op een vast ritme.
Controle op de aanvoer
Mislukt een verversing of ontbreekt een bestand, dan krijgt de beheerder een melding en toont het rapport duidelijk van wanneer de cijfers dateren.
02Betekenis vastleggen
Eén rekenmodel
Berekeningen zoals brutomarge, bezettingsgraad of gemiddelde betaaltermijn staan centraal gedefinieerd en gelden voor elk rapport en dashboard.
Koppeling tussen systemen
Klanten, artikelen en projecten uit verschillende bronnen worden op elkaar afgestemd, zodat omzet, kosten en uren bij dezelfde klant samenkomen.
03Verspreiden
Dashboard en doorklikken
Van een totaal klikt u door naar klant, artikel of factuur. Filters op periode, vestiging of verkoper blijven bewaard per gebruiker.
Rapport in de mailbox
Wie liever een vast overzicht krijgt, ontvangt het op een gekozen moment per e-mail, met alleen de gegevens waarvoor hij bevoegd is.
■Automatische verversing uit boekhouding, ERP en CRM
■Centraal vastgelegde definities van kengetallen
■Doorklikken van totaal tot individuele transactie
■Geplande verzending per e-mail met toegangsrechten
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Familiebedrijf met drie vestigingen
Maandrapport voor de familieraad zonder weekendwerk
- Uitdaging
- Een familiebedrijf met drie vestigingen liet de financieel verantwoordelijke elke maand een rapport samenstellen uit de boekhouding, het voorraadsysteem en losse lijsten per vestiging. Het rapport kwam laat en elke vestiging rekende haar marge op een eigen manier.
- Aanpak
- Wij brachten de bronnen samen in een gegevenslaag met vaste definities. Daarop bouwden wij een dashboard per vestiging en een geconsolideerd overzicht voor de familieraad, dat elke nacht ververst wordt en per e-mail kan vertrekken.
- Resultaat
- Het maandrapport staat klaar zodra de boekhouding is afgesloten. De vestigingen vergelijken zich op dezelfde basis en de financieel verantwoordelijke bereidt de vergadering voor in plaats van het rapport.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Moeten mijn systemen eerst vervangen worden om te kunnen rapporteren?
Nee. Wij vertrekken van wat u hebt. Zolang een systeem zijn gegevens via een API, databank of export kan vrijgeven, kunnen wij het aansluiten. Tijdens de analyse blijkt soms dat bepaalde gegevens nergens geregistreerd worden; dat lossen wij dan eerst op. De rapportomgeving draait op uw eigen server of in een private cloud, zodat uw cijfers niet bij een externe dienst belanden.
Wat als de cijfers in het rapport afwijken van de boekhouding?
Dan klopt een definitie of een koppeling niet, en dat zoeken wij uit tot het aansluit. Bij oplevering stemmen wij de kerncijfers af met een afgesloten periode uit de boekhouding. Die aansluiting blijft als controle zichtbaar in het rapport.
Kan ik later zelf rapporten toevoegen of aanpassen?
Ja. Omdat de gegevens en definities centraal klaarstaan, kan een medewerker met wat ervaring zelf nieuwe overzichten samenstellen. Voor ingrijpende uitbreidingen, zoals een extra bron, blijven wij beschikbaar binnen de nazorg.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?