Medewerkeronboarding
Laptop, toegang, contract en werkkledij klaar op de eerste werkdag.
Een eerste werkdag zonder wachten op een wachtwoord
De nieuwe collega staat aan de receptie en niemand heeft een laptop besteld. Het contract is ondertekend, maar het sociaal secretariaat mist nog gegevens, de badge werkt niet en de veiligheidsinstructies worden ergens tussendoor uitgelegd. Elke afdeling dacht dat een ander het zou regelen. Wij maken van onboarding een vaste flow: zodra de aanwerving bevestigd is, krijgt iedereen zijn taken met een termijn en ziet HR wat nog openstaat.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Niemand vergeet zijn deel
HR, IT, de leidinggevende en het magazijn krijgen elk hun taken vanaf de dag dat de handtekening gezet is, met herinneringen tot alles klaar is.
02
Sterke eerste indruk
Een werkende account, een ingepland programma en een aanspreekpunt tonen de nieuwe medewerker dat hij verwacht werd, wat de start merkbaar vlotter maakt.
03
Gegevens één keer opvragen
De nieuwe medewerker vult zijn gegevens in via een beveiligd formulier. Die personeelsgegevens blijven op uw eigen server of in een private cloud en gaan enkel naar systemen die ze nodig hebben.
Zo loopt het proces
01Vóór de eerste dag
Persoonsgegevens en documenten
De nieuwkomer bezorgt identiteitsgegevens, rekeningnummer en attesten via een beveiligde link, zodat er niets per gewone e-mail rondgaat.
Contract en reglement tekenen
Arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement en policy's worden digitaal ter ondertekening aangeboden en ondertekend bewaard in het personeelsdossier.
02Middelen en toegang
Accounts en rechten per functie
Op basis van de functie worden e-mail, toepassingen en mappen aangevraagd of automatisch aangemaakt, met de rechten die bij die rol horen.
Materiaal bestellen
Laptop, gsm, werkkledij, gereedschap of een voertuig staan als taak bij de juiste persoon, met de startdatum als uiterste termijn.
03De eerste weken
Inwerkprogramma
Opleidingen, veiligheidsinstructies en kennismakingen staan als stappen in een programma dat de medewerker en zijn leidinggevende samen afvinken.
Ook bij vertrek
Dezelfde logica werkt omgekeerd: bij uitdiensttreding worden toegangen ingetrokken en materiaal teruggevraagd, zodat er geen accounts blijven openstaan.
■Takenflow per functie voor HR, IT en leidinggevende
■Beveiligd formulier voor persoonsgegevens
■Digitale ondertekening van contract en reglement
■Afmeldflow voor toegangen en materiaal bij vertrek
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Installatiebedrijf in groei
Nieuwe techniekers starten met gereedschap, kledij en toegang
- Uitdaging
- Een installatiebedrijf dat elk seizoen techniekers aanwierf, regelde de onboarding via e-mails tussen de zaakvoerder, de administratie en de magazijnier. Nieuwe mensen stonden geregeld de eerste dagen zonder werkkledij of zonder toegang tot de werkbon-app.
- Aanpak
- Wij bouwden een flow die start wanneer de administratie een aanwerving registreert. De nieuwkomer vult zijn gegevens in en tekent digitaal. Het magazijn, de IT-verantwoordelijke en de ploegbaas krijgen elk hun takenlijst met de startdatum als deadline.
- Resultaat
- Op de eerste werkdag liggen kledij en gereedschap klaar en werkt de app. De administratie ziet in één overzicht welke stappen nog openstaan en de zaakvoerder moet niemand meer achter de veren zitten.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke documenten moet een nieuwe medewerker wettelijk tekenen?
Dat laat u het best bepalen door uw sociaal secretariaat, dat de verplichtingen voor uw sector en paritair comité kent. Wij nemen de documenten die zij aanleveren op in de flow en zorgen dat elk stuk getekend en terugvindbaar in het dossier zit.
Gaan de gegevens automatisch naar mijn sociaal secretariaat?
Waar het sociaal secretariaat een koppeling of importformaat aanbiedt, sturen wij de gegevens gestructureerd door. Anders maken wij een volledig overzicht klaar dat uw administratie in één keer kan doorgeven, zonder zelf alles te moeten samenzoeken.
Loont een onboardingflow als ik maar enkele mensen per jaar aanwerf?
Juist bij weinig aanwervingen vergeet men de stappen, omdat niemand er routine in heeft. Een eenvoudige flow met een checklist per functie vraagt weinig opzet en voorkomt dat u telkens opnieuw moet uitzoeken wat er allemaal bij komt kijken.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?