GDPR-verzoeken afhandelen
Een verzoek tot inzage of verwijdering afgehandeld zonder in elk systeem te zoeken.
Iemand vraagt welke gegevens u van hem bewaart. En nu?
Het verzoek komt binnen op een algemeen e-mailadres en blijft even liggen. Daarna begint het zoeken: het CRM, de boekhouding, de nieuwsbrieflijst, de mailbox van de verkoper, een oude Excel op de gedeelde schijf. Niemand weet zeker of alles gevonden is, en nog minder wat wettelijk bewaard moet blijven. Wij bouwen een vaste afhandeling: elk verzoek wordt geregistreerd, de gegevens worden systeem per systeem opgezocht en elke stap blijft aantoonbaar.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Geen verzoek raakt zoek
Elk verzoek krijgt bij ontvangst een dossier met eigenaar en opvolging, zodat het niet afhangt van wie toevallig die mailbox leest.
02
Zoeken over alle systemen
Eén opzoeking doorloopt de aangesloten toepassingen en toont waar gegevens van de betrokkene staan, in plaats van elke databank apart te doorzoeken.
03
Aantoonbaar correct gehandeld
Wat gevraagd, gevonden, verstrekt of verwijderd werd en door wie, staat in het dossier. Dat hebt u nodig wanneer iemand achteraf vragen stelt.
Zo loopt het proces
01Ontvangen
Eén ingang voor verzoeken
Verzoeken via webformulier, e-mail of telefoon komen in hetzelfde register terecht, met het type verzoek en de datum van ontvangst.
Identiteit nagaan
Voor u gegevens deelt, bevestigt de aanvrager wie hij is via een stap die past bij de gevoeligheid van de gegevens, bijvoorbeeld via itsme of eID.
02Opzoeken en beslissen
Gegevens per systeem in kaart
Het dossier toont per toepassing welke gegevens gevonden zijn, zodat de verantwoordelijke een volledig beeld heeft voor hij iets beslist.
Bewaren of verwijderen
Per soort gegeven legt u vooraf vast, in overleg met uw adviseur, wat verwijderd mag worden en wat u om een wettelijke reden moet behouden.
03Uitvoeren en bewijzen
Export of verwijdering
Na akkoord wordt het overzicht voor de betrokkene samengesteld of worden gegevens gewist of geanonimiseerd in de aangesloten systemen.
Antwoord en logboek
De betrokkene krijgt een antwoord op basis van een sjabloon dat uw adviseur heeft nagekeken, en alle handelingen blijven in het register bewaard.
■Register van verzoeken met status en verantwoordelijke
■Opzoeking van persoonsgegevens over meerdere systemen
■Verwijdering of anonimisering na goedkeuring
■Logboek van elke stap als verantwoording
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Webwinkel met klantenbestand
Een webwinkel beantwoordt verwijderverzoeken zonder speurwerk
- Uitdaging
- Een webwinkel met een groot klantenbestand kreeg geregeld vragen om gegevens te wissen. De zaakvoerder zocht zelf in de webshop, het mailingsysteem en de klantendienstmailbox, en twijfelde telkens wat met de facturen van die klant moest gebeuren.
- Aanpak
- Wij bouwden een register met een opzoeking over webshop, mailing en klantendienst. De bewaarregels werden vastgelegd met de boekhouder en een juridisch adviseur. Na goedkeuring worden gegevens gewist of geanonimiseerd en krijgt de klant een bevestiging.
- Resultaat
- Een verzoek is nu een korte taak voor de klantendienst in plaats van een zoektocht voor de zaakvoerder. Boekhoudkundige stukken blijven bewaard volgens de afgesproken regels en elk dossier toont wat er gebeurd is.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Binnen welke termijn moet ik op een verzoek antwoorden?
De wetgeving legt termijnen op en voorziet uitzonderingen. Voor de exacte regels verwijzen wij naar de Gegevensbeschermingsautoriteit of uw juridisch adviseur. Wij stellen de opvolging in volgens de termijn die zij aangeven, met herinneringen ruim vooraf.
Moet ik alles wissen als een klant daarom vraagt?
Niet altijd. Sommige gegevens moet u bewaren, bijvoorbeeld om boekhoudkundige of contractuele redenen. Wat in uw geval geldt, bepaalt u met uw boekhouder en juridisch adviseur. Wij vertalen die afspraken naar regels die het systeem bij elk verzoek toepast.
Is een aparte flow nodig als ik maar zelden zo'n verzoek krijg?
Juist bij zeldzame verzoeken weet niemand meer hoe het moet. Een eenvoudig register met een stappenlijst en een opzoeking in uw belangrijkste systemen volstaat dan. Het geeft zekerheid dat een verzoek correct wordt behandeld, ook als het onverwacht komt. Het register met die gevoelige dossiers houdt u bovendien in eigen beheer: zelf gehost of in een private cloud.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?