Wat is een WMS?
Software die weet wat waar ligt in uw magazijn en wie wat moet verplaatsen, picken of tellen.
Een WMS stuurt het werk in het magazijn, niet alleen de cijfers
WMS staat voor warehouse management system. Waar voorraadbeheer bijhoudt hoeveel stuks u hebt, weet een WMS ook op welke plaats ze liggen en welke handeling er nu moet gebeuren. In veel magazijnen zit die kennis bij één ervaren medewerker. Is hij afwezig, dan wordt er gezocht. Dit artikel beschrijft wat een WMS doet, voor wie het zinvol is en wat u vooraf op orde moet hebben.
Het verschil met gewoon voorraadbeheer
Voorraadbeheer antwoordt op de vraag hoeveel er van een artikel is. Een WMS antwoordt ook op de vragen waar, in welke partij en wat ermee moet gebeuren. Elke plaats in het magazijn krijgt een code: gang, rek, niveau. Bij ontvangst stelt het systeem een locatie voor, bij een order bepaalt het uit welke locatie er gepickt wordt en in welke volgorde. Zo ontstaat een looproute in plaats van een zoektocht. Voor bedrijven met vervaldata of lotnummers houdt het systeem bovendien bij welke partij eerst de deur uit moet.
Scannen als ruggengraat van het systeem
Een WMS werkt alleen als elke beweging geregistreerd wordt op het moment zelf. Daarom hoort er bijna altijd barcodescanning bij, met handscanners of een toestel aan de heftruck. De medewerker scant de locatie en het artikel, het systeem controleert of dat klopt met de opdracht. Een verkeerd artikel in de doos wordt zo tegengehouden voor het vertrekt. Die discipline is tegelijk de grootste verandering voor de ploeg: even snel iets wegnemen zonder scannen kan niet meer, want dan klopt de voorraad op die locatie niet.
Voor welke magazijnen is het de moeite
Een WMS loont wanneer zoeken, verkeerd picken of tellen merkbaar tijd en klachten oplevert. Dat is doorgaans zo bij veel verschillende artikelen, meerdere medewerkers die picken, wisselende locaties of verplichte traceerbaarheid. Een klein magazijn met vaste plaatsen en een beperkt assortiment heeft er weinig aan. Daar volstaat voorraadbeheer met een eenvoudige locatie per artikel. Tussen die uitersten bestaat een tussenvorm: locatiebeheer en scannen bij ontvangst en picken, zonder de zwaardere functies zoals routeoptimalisatie.
Wat u vooraf in orde moet brengen
Het zwaarste werk zit vóór de ingebruikname. Elk artikel heeft een scanbare code nodig, ook de producten die u zonder barcode ontvangt. Alle locaties moeten gelabeld en logisch genummerd zijn. De startvoorraad moet geteld en per locatie ingegeven worden. En er moet beslist worden hoe het WMS praat met het systeem waarin de orders binnenkomen, zodat een pickopdracht vanzelf ontstaat en een verzending de order afsluit. Wie die voorbereiding overslaat, krijgt een systeem dat van dag één een andere voorraad toont dan de werkelijke.
Kort samengevat
- 01Een WMS weet niet alleen hoeveel, maar ook waar en in welke partij de voorraad ligt.
- 02Zonder consequent scannen bij elke beweging verliest het systeem zijn waarde.
- 03Kleine magazijnen met vaste plaatsen hebben vaak genoeg aan eenvoudig locatiebeheer.
- 04Labelen, tellen en de koppeling met het ordersysteem bepalen het succes van de start.
Drie vaste afspraken
- U kiest waar het draaitZelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
- Maatwerk is niet duurderSoftware op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
- U bent baas over het eindproductWat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Is uw bedrijf toe aan betere software?
Vijf vragen, één minuut. U krijgt meteen een eerlijk beeld, ook als het antwoord is dat u goed zit.
Uw basis zit goed.
Uw systemen doen wat ze moeten doen. Grote ingrepen zijn nu niet nodig. Eén gerichte verbetering of koppeling kan wel nog tijd opleveren: leg ze ons gerust voor.
Er lekt tijd weg.
U werkt, maar met omwegen: overtypen, zoeken, nakijken. Dat zijn precies de plekken waar een koppeling of een stuk software op maat het snelst iets oplevert. Laten we samen bekijken waar te beginnen.
Uw software houdt u tegen.
Uw bedrijf is zijn hulpmiddelen ontgroeid. Dat kost elke dag tijd en maakt u afhankelijk van enkele mensen. Een korte analyse toont waar de grootste winst zit en in welke volgorde u het aanpakt.
Veelgestelde vragen
Heb ik naast mijn ERP nog een apart WMS nodig?
Niet altijd. Veel ERP-systemen bevatten een magazijnmodule met locaties en scannen, en dat volstaat voor heel wat kmo’s. Een afzonderlijk WMS wordt interessant bij complexere stromen, zoals meerdere pickzones, crossdocking of opslag voor derden. Belangrijker dan de naam is of de functies passen bij uw dagelijkse werking. Wie de magazijnstappen op maat laat bouwen, betaalt geen licentie per gebruiker voor elke magazijnier die erbij komt.
Moeten al onze producten een barcode hebben voor een WMS?
In de praktijk wel. Artikelen zonder code van de leverancier krijgen bij ontvangst een eigen etiket. Dat vraagt een labelprinter en een vaste werkwijze aan de ontvangstpoort. Het lijkt extra werk, maar het voorkomt dat medewerkers later artikelen op zicht moeten herkennen, wat de voornaamste bron van pickfouten is.
Hoe lang ligt het magazijn stil bij de invoering van een WMS?
Dat verschilt sterk per bedrijf en valt niet in het algemeen te zeggen. De stilstand hangt vooral af van de starttelling en van hoe goed locaties en artikelen vooraf gelabeld zijn. Veel bedrijven kiezen een rustige periode en starten zone per zone, zodat leveringen kunnen doorlopen terwijl de ploeg het scannen aanleert.