Aankoopbeheer
Bestellen volgens afspraken, met zicht op wat besteld, geleverd en gefactureerd is.
Elke aankoop zonder bestelbon is een verrassing op de factuur
Aankopen gebeuren per telefoon, via een mail of aan de toonbank van de leverancier. Weken later komt een factuur binnen en begint de vraag: wie bestelde dit, voor welke werf, tegen welke prijs en is alles wel geleverd? De boekhouding wacht op een antwoord en de leverancier op zijn geld. Wij bouwen aankoopbeheer waarin elke bestelling vastgelegd wordt voor ze vertrekt, de levering afgetekend wordt en de factuur automatisch naast beide gelegd wordt.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Grip op uitgaven
U ziet wat er besteld is voor de factuur er is. Verbintenissen zijn bekend op het moment dat ze aangegaan worden, per project of afdeling.
02
Afgesproken prijs is de prijs
De bestelbon bevat de prijs uit uw leveranciersafspraak. Een factuur met een hoger bedrag valt op voor ze betaald wordt.
03
Facturen vlot goedgekeurd
Een factuur die overeenstemt met bestelling en ontvangst, heeft geen handtekeningenronde meer nodig. Enkel de afwijkingen vragen aandacht.
Wat de software doet
01Aanvragen en bestellen
Bestelaanvraag met goedkeuring
Een medewerker vraagt aan wat hij nodig heeft. Afhankelijk van bedrag en kostenplaats keurt de juiste verantwoordelijke goed, ook vanop zijn telefoon.
Bestelbon naar leverancier
De goedgekeurde aanvraag wordt een genummerde bestelbon die per e-mail, EDI of portaal naar de leverancier gaat, met leveradres en referentie.
02Leveranciers en prijzen
Prijsafspraken en catalogi
Prijslijsten van leveranciers worden ingelezen en per artikel bewaard met geldigheidsdatum, staffels en de afgesproken levertijd.
Prijsaanvragen vergelijken
Voor grotere aankopen vraagt u bij meerdere leveranciers een prijs op en zet u de antwoorden naast elkaar op prijs, termijn en voorwaarden.
03Opvolgen en afsluiten
Leveringsbewaking
Openstaande bestellingen staan gerangschikt op beloofde datum. Bij een overschreden termijn krijgt de aankoper een signaal om de leverancier aan te spreken.
Driewegvergelijking
Bestelbon, ontvangst en factuur worden lijn per lijn vergeleken. Binnen de marge die u toelaat, gaat de factuur rechtstreeks naar betaling.
■Goedkeuringsniveaus per bedrag en kostenplaats
■Bestelbonnen per e-mail, EDI of leveranciersportaal
■Ontvangstregistratie met deelleveringen
■Vergelijking van bestelling, ontvangst en factuur
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Aannemer met meerdere werven
Werfleiders bestellen nog steeds zelf, maar nu weet het kantoor ervan
- Uitdaging
- Bij een aannemer bestelden werfleiders materiaal rechtstreeks bij de handelaar, meestal per telefoon. Facturen kwamen op kantoor toe zonder werfreferentie. De administratie belde rond om elke factuur toe te wijzen, en nacalculatie per werf was daardoor onbetrouwbaar.
- Aanpak
- Wij bouwden een eenvoudige bestelapp voor werfleiders. Ze kiezen werf en leverancier, geven de artikelen in en de bestelbon vertrekt met een nummer dat de leverancier op zijn factuur vermeldt. Bij levering tekent de werfleider de ontvangst af.
- Resultaat
- Inkomende facturen worden via het bestelnummer aan de juiste werf gekoppeld en vergeleken met wat afgetekend is. De administratie behandelt enkel verschillen, en de kosten per werf zijn actueel terwijl de werf nog loopt.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Is een bestelbon voor elke aankoop niet te omslachtig?
Niet als bestellen eenvoudiger wordt dan bellen. Voor terugkerende aankopen volstaan enkele tikken op een telefoon. U kunt bovendien een drempel instellen waaronder geen goedkeuring nodig is, of raamorders gebruiken voor kleine dagelijkse afhalingen. Het doel is zicht, niet papierwerk. Omdat wij geen licentie per gebruiker aanrekenen, kan ook de werfleider of magazijnier zelf bestellen.
Hoe controleer ik of een leveranciersfactuur klopt?
Door ze naast de bestelling en de ontvangst te leggen. Het systeem doet dat automatisch: hoeveelheid besteld, hoeveelheid ontvangen, prijs afgesproken, prijs gefactureerd. Wat binnen uw tolerantie valt, is goedgekeurd. Bij een verschil krijgt de aankoper de factuur met de afwijkende lijnen aangeduid.
Kunnen mijn leveranciers hun prijslijsten digitaal aanleveren?
De meeste leveranciers bezorgen prijsbestanden in een rekenblad of een gestructureerd formaat, sommige bieden een rechtstreekse koppeling. Wij bouwen een import per leverancier die artikelcodes, eenheden en prijzen naar uw eigen artikelbestand vertaalt, met een controle op opvallende prijssprongen.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?