Software · ERP & operaties

Retourbeheer

Retouraanvraag, ontvangst, controle en creditnota in één opvolgbaar dossier in plaats van in losse mails.

Een retour is pas klaar als de creditnota vertrokken is

Er staat een doos in de hoek van het magazijn. Niemand weet van welke klant ze komt, of ze al gecontroleerd is en of de creditnota al gemaakt werd. Ondertussen mailt de klant voor de derde keer. Retours zijn voor veel kmo's een bijzaak die veel tijd opslokt. Wij bouwen een retourflow waarin elke terugzending een nummer, een reden en een status heeft. Van de aanvraag door de klant tot de terugboeking in voorraad en de creditnota: iedereen ziet wat de volgende stap is.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Geen onbekende dozen meer

Elke retour wordt vooraf aangemeld en krijgt een retournummer op het label. Bij ontvangst weet het magazijn meteen waarover het gaat.

Klant sneller geholpen

De klant volgt zijn retour zelf op en krijgt een bericht bij elke stap. Uw binnendienst hoeft niet rond te bellen om een antwoord te vinden.

Lessen uit retourredenen

Omdat elke retour een reden krijgt, ziet u welke artikelen, leveranciers of pickfouten telkens terugkomen en kunt u de oorzaak aanpakken.

Wat de software doet

01Aanvraag

Retourformulier voor de klant

Via portaal of webshop kiest de klant de orderlijn, het aantal en de reden. Uw voorwaarden, zoals termijn en staat, worden meteen getoetst.

Goedkeuring en retourlabel

Standaardgevallen worden automatisch aanvaard, uitzonderingen gaan naar een medewerker. Na akkoord ontvangt de klant label en instructies.

02Ontvangst en beoordeling

Scannen bij binnenkomst

Het magazijn scant het retourlabel en ziet wat verwacht wordt. Afwijkingen in artikel of aantal worden ter plaatse genoteerd.

Inspectie met beslissing

Per artikel kiest de controleur: terug in voorraad, herstellen, terug naar leverancier of afschrijven. Foto's onderbouwen de keuze.

03Afhandeling

Creditnota of omruiling

Uit de beslissing volgt een creditnota, een vervangorder of een herstelopdracht. De boekhouding ontvangt het document zonder overtypen.

Retour naar de leverancier

Defecte goederen onder waarborg worden gebundeld tot een leveranciersretour, met opvolging tot de leverancier gecrediteerd heeft.

Retourredenen en beslisregels zelf instelbaar

Statusmeldingen per e-mail naar de klant

Voorraadcorrectie bij goedkeuring van de inspectie

Koppeling met webshop, ERP en boekhoudpakket

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Online verkoper van fietsonderdelen

Retours afgehandeld zonder zoektocht in de mailbox

Uitdaging: Klanten stuurden pakketten terug met een briefje of zonder enige uitleg. De binnendienst zocht in mails naar de bijhorende order. Terugbetalingen liepen vertraging op en teruggekomen artikelen bleven lang onverkoopbaar omdat ze niet in voorraad geboekt werden.
Aanpak: Wij voegden een retourformulier toe aan de klantenzone van de webshop, met automatische goedkeuring binnen de voorwaarden. Het magazijn scant het label, beoordeelt het artikel op een tablet en die beslissing stuurt de creditnota en de voorraadboeking aan.
Resultaat: De binnendienst krijgt merkbaar minder vragen over de stand van een retour. Goede artikelen zijn dezelfde dag opnieuw verkoopbaar, en uit het redenoverzicht bleek dat één maattabel voor veel verkeerde bestellingen zorgde.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe kunnen wij het aantal retours verminderen?

Begin met meten. Wanneer elke retour een reden krijgt, ziet u patronen: een onduidelijke productomschrijving, een artikel dat vaak beschadigd aankomt, een pickfout bij gelijkende artikelen. Die oorzaken zijn meestal goedkoper op te lossen dan de retours zelf. De software levert u dat overzicht, de beslissing blijft bij u.

Kan retourbeheer gekoppeld worden aan onze webshop en boekhouding?

Ja. De retouraanvraag vertrekt van de oorspronkelijke order in uw webshop of ERP, zodat prijzen en btw correct overgenomen worden. De creditnota wordt in uw facturatie of boekhoudpakket aangemaakt via een koppeling. Wij bekijken vooraf welke gegevens uw systemen ter beschikking stellen. Verandert uw retourbeleid, dan laat u de regels zelf aanpassen, zonder te wachten op de roadmap van een leverancier.

Wat met retours tussen bedrijven, waar andere afspraken gelden?

Voor B2B-klanten legt u eigen regels vast per klant of klantgroep: wie mag retourneren, binnen welke periode, met of zonder verrekening van behandelingskosten. Aanvragen buiten die afspraken gaan naar de accountverantwoordelijke. Wat wettelijk geldt voor consumenten kijkt u best na bij officiële bronnen of uw juridisch adviseur.

Alle software →

Retourverwerking

Van retouraanvraag tot creditnota en voorraadcorrectie in één gecontroleerde beweging.

Klachtenbehandeling

Elke klacht geregistreerd, toegewezen en afgehandeld binnen de termijn die u zelf vastlegt.

Klantenportaal

Uw klanten raadplegen zelf hun facturen, orders, documenten en dossiers, op elk moment van de dag.

E-commerce

Bestellingen, voorraad, verzending, retouren en boekhouding die doorlopen zonder dat u bestanden moet verslepen.

Webshop-boekhoudingkoppeling

Elke onlineverkoop wordt een correcte boeking, met het juiste btw-regime per land en per klant.

Ook in ERP & operaties