Retourverwerking
Van retouraanvraag tot creditnota en voorraadcorrectie in één gecontroleerde beweging.
Een retour is pas afgehandeld als de voorraad klopt
Er staat een doos aan de poort zonder begeleidend document. De magazijnier weet niet van welke klant ze komt of waarom. Ze blijft in een hoek staan tot iemand tijd heeft, terwijl de klant wacht op zijn terugbetaling en de boekhouding op een signaal om te crediteren. Later blijkt het artikel alweer verkocht in het systeem, maar het ligt nog steeds in die hoek. Wij bouwen een retourflow die elke terugzending aankondigt, bij ontvangst herkent en na controle voorraad en creditnota tegelijk bijwerkt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Elke retour is vooraf gekend
Het magazijn weet welke goederen onderweg zijn, van wie en om welke reden. Onaangekondigde dozen worden de uitzondering.
02
Sneller duidelijkheid voor de klant
De beoordeling gebeurt bij ontvangst volgens vaste criteria, en de uitkomst vertrekt meteen naar klant en boekhouding.
03
Voorraad zonder spookartikelen
Wat terugkomt, wordt geboekt in de juiste status: opnieuw verkoopbaar, te herstellen, terug naar leverancier of af te schrijven.
Zo loopt het proces
01Aanvragen en goedkeuren
Retouraanvraag via portaal of link
De klant kiest de order en de artikelen, geeft een reden op en voegt indien nodig een foto toe. Het systeem toetst de aanvraag aan uw retourvoorwaarden.
Retourlabel en instructies
Na goedkeuring ontvangt de klant een retournummer, een verzendlabel of een ophaalafspraak, afhankelijk van wat u voor dat type goederen voorziet.
02Ontvangen en beoordelen
Scannen bij aankomst
De magazijnier scant het retournummer en ziet meteen wat verwacht wordt. Afwijkingen in aantal of artikel noteert hij op hetzelfde scherm.
Controle met vaste keuzes
Staat van de verpakking, volledigheid en defecten worden aangeduid via een korte checklist, met foto’s als bewijs bij betwisting.
03Afwikkelen
Creditnota of omruiling
De uitkomst van de controle start automatisch de juiste financiële stap: volledige of gedeeltelijke creditering, omruiling of weigering met motivering.
Doorsturen naar de leverancier
Defecte goederen onder waarborg van de fabrikant worden gebundeld tot een retour naar de leverancier, met opvolging van zijn creditnota.
■Retournummer gekoppeld aan order en factuur
■Checklist en foto’s bij de ontvangstcontrole
■Voorraadstatus per teruggekomen artikel
■Retourredenen als rapport per product
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Webwinkel in sportartikelen
Retourpakketten herkend bij de eerste scan
- Uitdaging
- Een webwinkel in sportartikelen kreeg na elke drukke verkoopperiode een golf van terugzendingen. Pakketten werden opengemaakt om te achterhalen bij welke bestelling ze hoorden, en terugbetalingen liepen dagen achter op de ontvangst.
- Aanpak
- Wij bouwden een retourpagina waar de klant zijn terugzending aanmeldt en een label krijgt. In het magazijn opent een scan van dat label het dossier; na de checklist worden voorraad en terugbetaling in één handeling verwerkt.
- Resultaat
- Het magazijn verwerkt terugzendingen in volgorde van aankomst zonder speurwerk. Klanten krijgen hun terugbetaling kort na ontvangst, en de inkoper ziet welke artikelen opvallend vaak terugkomen wegens de maat.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe verminderen we het aantal vragen van klanten over hun retour?
Door de klant bij elke stap te informeren zonder dat iemand een mail moet schrijven: aanvraag goedgekeurd, pakket ontvangen, controle afgerond, bedrag gecrediteerd. De meeste vragen ontstaan uit onzekerheid. Wie zijn status kan volgen, belt niet. Uw klantendienst ziet dezelfde informatie wanneer er toch een telefoon komt.
Kunnen de retourvoorwaarden verschillen per klant of product?
Ja. Voor zakelijke klanten gelden vaak andere afspraken dan voor consumenten, en maatwerk of hygiëneartikelen zijn meestal uitgesloten. Die regels worden ingesteld per klantgroep en productgroep, zodat een aanvraag automatisch aanvaard, geweigerd of ter beoordeling voorgelegd wordt. Voor de wettelijke rechten van consumenten baseert u zich op officiële bronnen. U beslist wat de regels zijn en laat ze bijsturen wanneer uw beleid wijzigt.
Wat gebeurt er boekhoudkundig met een goedgekeurde retour?
Er wordt een creditnota opgemaakt die verwijst naar de oorspronkelijke factuur en die via de bestaande koppeling in uw boekhouding terechtkomt. De voorraadbeweging wordt tegelijk geboekt. Zo sluiten de cijfers van magazijn en boekhouding op elkaar aan en hoeft uw boekhouder geen retours achteraf te reconstrueren.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?