Van e-mail naar order

Een bestelmail met bijlage wordt een gecontroleerd ordervoorstel, klaar om te bevestigen.

Uw klant mailt, uw systeem leest mee

Veel klanten bestellen zoals ze dat altijd gedaan hebben: een mail met een pdf, een foto van een bestelbon of gewoon drie regels tekst met ‘hetzelfde als vorige keer’. Iemand bij u opent elke mail, zoekt de klant op, ontcijfert de artikelen en tikt alles over. Dat werk is traag en foutgevoelig, en het ligt stil wanneer die collega afwezig is. Wij bouwen een AI-agent die de bestelmailbox uitleest, klant en artikelen herkent en een ordervoorstel klaarzet dat uw medewerker enkel nog nakijkt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Klanten hoeven niets te veranderen

Uw klant blijft mailen zoals hij gewend is. De omzetting naar een gestructureerde order gebeurt aan uw kant, zonder nieuw portaal of formulier.

Van overtypen naar nakijken

De medewerker ziet de originele mail naast het voorstel en keurt goed of past aan. Controleren gaat sneller dan zelf invoeren.

Niet afhankelijk van één collega

De kennis over wie hoe bestelt, zit in het systeem en niet enkel in het hoofd van de persoon die de mailbox al jaren beheert.

Zo loopt het proces

01Lezen en begrijpen

Tekst, pdf en scan uitlezen

De agent haalt orderlijnen uit de mailtekst zelf, uit bijgevoegde pdf’s en uit gescande bonnen, ook wanneer elke klant een andere lay-out gebruikt.

Bestelling van iets anders scheiden

Een prijsvraag, een klacht of een vraag over een levering wordt herkend en naar de juiste persoon gestuurd in plaats van als order te eindigen.

02Herkennen en aanvullen

Klant en leveradres koppelen

Afzender, handtekening en referenties worden vergeleken met uw klantenbestand. Bij meerdere vestigingen stelt de agent het meest waarschijnlijke adres voor.

Omschrijving naar artikelnummer

Vage omschrijvingen worden gematcht met uw catalogus en met wat die klant eerder kocht. Twijfel wordt gemarkeerd, niet gegokt.

03Voorleggen en boeken

Voorstel met zekerheidsniveau

Elke lijn toont hoe zeker de herkenning is. Lijnen onder uw drempel springen eruit, zodat de controle zich richt op wat aandacht vraagt.

Order en antwoordmail

Na goedkeuring komt de order in uw systeem en vertrekt een bevestiging naar de klant, als antwoord in dezelfde mailconversatie.

Gedeelde bestelmailbox bewaakt door een AI-agent

Uitlezen van pdf, scan, foto en vrije tekst

Leren uit correcties van uw medewerkers

Originele mail bewaard bij elke order

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Voedingsgroothandel

Bestelmails van horecaklanten verwerkt voor de eerste rit vertrekt

Uitdaging: Een voedingsgroothandel ontving ’s avonds laat bestellingen van horecazaken, vaak als korte mail zonder artikelnummers. Twee medewerkers begonnen vroeg om alles in te geven voor het laden startte, en bij ziekte liep de voorbereiding vertraging op.
Aanpak: Wij bouwden een agent die de nachtelijke mails uitleest en per klant vergelijkt met het gebruikelijke bestelpatroon. Het voorstel staat klaar wanneer de eerste medewerker aankomt, met gemarkeerde lijnen waar de omschrijving niet eenduidig was.
Resultaat: De ochtendploeg kijkt voorstellen na in plaats van mails over te typen. De pickbonnen zijn vroeger klaar, en de kennis over de gewoontes van elke klant is niet meer aan twee personen gebonden.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe betrouwbaar leest AI een bestelmail uit?

Dat hangt af van de kwaliteit van de mails en van uw artikelgegevens. Duidelijke pdf-bestelbonnen worden doorgaans goed herkend; handgeschreven of erg vage berichten vragen vaker tussenkomst. Daarom bouwen wij altijd een controlestap in en tonen wij per lijn hoe zeker de herkenning is. U beslist zelf vanaf wanneer een order zonder nazicht door mag.

Wat gebeurt er met de gegevens uit onze mailbox?

Dat spreken wij vooraf met u af. De verwerking draait op uw eigen server of in een private cloud, niet op een gedeeld publiek platform, en enkel de bestelmailbox wordt uitgelezen. Wij leggen vast welke gegevens bewaard worden en hoe lang, zodat u dit kunt opnemen in uw GDPR-documentatie.

Kan de agent ook bestellingen in het Frans of Engels verwerken?

Ja, taal is zelden het struikelblok. De agent leest mails in de gangbare talen van uw klanten en matcht de omschrijvingen met uw catalogus, ook wanneer uw artikelen enkel een Nederlandse benaming hebben. De antwoordmail vertrekt in de taal die u voor die klant hebt ingesteld.

Alle processen →

AI-e-mailverwerking

Inkomende mails gesorteerd, uitgelezen en omgezet in orders, tickets en taken.

AI-agents

Digitale medewerkers die zelfstandig taken afwerken binnen de grenzen die u bepaalt.

E-mailintegratie

Mails van en naar klanten staan bij het dossier, en uw software verstuurt berichten die aankomen.

AI-documentverwerking

AI leest contracten, bestekken en attesten en haalt eruit wat u nodig hebt.

Orderverwerking automatiseren

Bestellingen uit elk kanaal komen in één wachtrij terecht en lopen zonder tussenstappen naar het magazijn.

Ook in Verkoop