Koppelingen · Communicatie & identiteit

E-mailintegratie

Mails van en naar klanten staan bij het dossier, en uw software verstuurt berichten die aankomen.

De mailbox is geen archief en geen takenlijst

Een klant mailt een akkoord naar één medewerker. Die is de week erna met verlof, en niemand weet nog wat er afgesproken is. Intussen verstuurt uw facturatieprogramma mails die in de map ongewenst belanden zonder dat u het merkt. Wij koppelen e-mail aan uw bedrijfssoftware in beide richtingen. Inkomende en uitgaande berichten worden bij klant, order of project bewaard, en systeemmails vertrekken via een correct ingestelde afzender met opvolging.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom deze koppeling loont

Correspondentie voor het team

Wat met een klant gemaild is, staat op zijn fiche en is leesbaar voor elke collega met toegang. Afwezigheid van één persoon legt een dossier niet meer stil.

Systeemmails die aankomen

Facturen, herinneringen en bevestigingen vertrekken vanaf uw eigen domein met de juiste technische instellingen, wat de kans op de spammap verkleint.

Van mail naar taak

Een bericht in een gedeelde mailbox wordt een ticket, een aanvraag of een taak met eigenaar en status, in plaats van een mail die iemand als gelezen markeerde.

Zo werkt de koppeling

01Inkomende mail

Automatisch aan dossier hangen

Berichten worden herkend op afzender, referentie in het onderwerp of een uniek antwoordadres en bij de juiste klant, order of het juiste ticket bewaard, met bijlagen.

Gedeelde mailboxen verwerken

Adressen zoals info, orders of facturen worden uitgelezen. Elk bericht wordt een item met toewijzing, zodat zichtbaar is wie het opneemt en wat nog openstaat.

02Uitgaande mail

Versturen vanuit de toepassing

Medewerkers mailen vanuit de klantfiche of order met sjablonen in de taal van de klant. Het bericht vertrekt op hun naam en wordt meteen bij het dossier gearchiveerd.

Transactionele berichten

Orderbevestigingen, facturen, afspraakherinneringen en wachtwoordmails worden automatisch verstuurd via een verzendkanaal dat daarvoor ingericht is.

03Aflevering opvolgen

Afzender correct ingesteld

Wij richten de domeininstellingen in die ontvangende mailservers controleren om te beoordelen of een bericht echt van u komt. Dat is de basis voor betrouwbare aflevering.

Bounces en fouten terugmelden

Een onbestaand adres of een volle mailbox wordt teruggekoppeld naar de klantfiche. De medewerker ziet dat de factuur niet aankwam en kan het adres verbeteren.

Koppeling met uw mailomgeving en gedeelde mailboxen

Sjablonen per taal met samenvoegvelden uit uw gegevens

Afleverstatus per verzonden bericht

Toegang tot correspondentie volgens gebruikersrechten

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Verzekeringsmakelaar met vijf beheerders

Elke mail over een polis staat in het klantdossier, niet in een persoonlijke inbox

Uitdaging: Bij een verzekeringsmakelaar zat de briefwisseling met klanten verspreid over de mailboxen van de dossierbeheerders. Bij ziekte of verlof moest een collega raden wat al besproken was, en klanten moesten hun vraag opnieuw uitleggen.
Aanpak: Wij koppelden de mailomgeving aan het dossierbeheer. Mails worden op afzender en polisnummer herkend en bij het dossier bewaard. Uitgaande berichten vertrekken vanuit het dossier met sjablonen, en de gedeelde mailbox werd een takenlijst.
Resultaat: Elke beheerder kan een dossier overnemen met de volledige voorgeschiedenis voor zich. Vragen in de gedeelde mailbox hebben een eigenaar, en niets blijft liggen omdat iemand dacht dat een ander het opnam.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Waarom komen de mails van mijn software in de spammap terecht?

Meestal omdat het programma verstuurt namens uw domein zonder dat uw domein dat toelaat. Ontvangende servers controleren dat via enkele technische instellingen. Zijn die niet in orde, dan wordt het bericht gewantrouwd. Wij stellen ze correct in en volgen op of uw berichten daarna wel aankomen.

Lezen jullie dan al mijn e-mails mee?

Nee. De koppeling verwerkt enkel de mailboxen en berichten die u aanduidt, bijvoorbeeld gedeelde adressen of mails van gekende klanten. Persoonlijke correspondentie blijft erbuiten. Wie bewaarde mails mag raadplegen, volgt uit de rechten in uw software. Dat documenteren wij voor uw GDPR-register. De bewaarde berichten staan bovendien op de plaats die u kiest: uw eigen server of een private cloud, niet een gedeeld platform van een derde.

Kunnen inkomende bestellingen per mail automatisch verwerkt worden?

Ja, dat is een stap verder dan bewaren. Met AI-documentverwerking lezen wij de inhoud van de mail en de bijlage uit en maken wij een orderontwerp aan dat een medewerker nakijkt. Dat loont vooral wanneer u veel bestellingen in vrije tekst of als pdf ontvangt.

Alle koppelingen →

AI-e-mailverwerking

Inkomende mails gesorteerd, uitgelezen en omgezet in orders, tickets en taken.

Van e-mail naar order

Een bestelmail met bijlage wordt een gecontroleerd ordervoorstel, klaar om te bevestigen.

CRM-software

Klanten, contacten, offertes en afspraken op één plek, verbonden met facturatie en mailbox.

Ticketing & helpdesk

Elke vraag of melding krijgt een nummer, een eigenaar en een opvolging, via welk kanaal ze ook binnenkomt.

Sms & notificaties

Uw software verwittigt klanten en medewerkers op het juiste moment, via het kanaal dat ze lezen.

Ook in Communicatie & identiteit