Koppelingen · Communicatie & identiteit

Telefonie-integratie

Bij een inkomende oproep opent de klantfiche, en elk gesprek laat een spoor na in het dossier.

U weet wie belt voor u opneemt

De telefoon gaat. De medewerker neemt op, vraagt de naam, laat die spellen, zoekt de klant op en vraagt intussen waarover het gaat. Die halve minuut herhaalt zich de hele dag, en van het gesprek zelf blijft achteraf niets over tenzij iemand een notitie maakt. Wij koppelen uw telefooncentrale aan uw CRM of bedrijfssoftware. Het nummer wordt herkend, de fiche verschijnt met lopende orders en open tickets, en het gesprek wordt geregistreerd bij de klant.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom deze koppeling loont

Persoonlijker te woord staan

U begroet de klant bij naam en ziet meteen zijn laatste bestelling of open vraag. Hij hoeft zijn verhaal niet opnieuw te doen.

Gemiste oproepen opgevolgd

Een oproep die niemand kon aannemen, wordt een terugbeltaak met de naam van de klant erbij. Er blijft geen kans liggen op een papiertje.

Bellen met één klik

Vanuit de klantfiche of een bellijst start de medewerker een gesprek zonder een nummer over te tikken. Dat scheelt tijd bij opvolging en prospectie.

Zo werkt de koppeling

01Inkomende gesprekken

Nummerherkenning en schermpop-up

De centrale geeft het nummer door op het moment dat het toestel belt. De software zoekt de relatie op en toont de fiche. Bij een onbekend nummer staat een nieuw contact klaar.

Slim doorschakelen

Op basis van klantgegevens kan een oproep meteen naar de vaste dossierbeheerder of de juiste afdeling gaan, in plaats van eerst via het onthaal te passeren.

02Uitgaande gesprekken

Klik om te bellen

Elk telefoonnummer in uw software wordt aanklikbaar. Het gesprek loopt via het vaste toestel, de softphone of de mobiele app van de medewerker.

Bellijsten afwerken

Voor betalingsherinneringen of opvolging van offertes krijgt de medewerker een lijst die hij één voor één afwerkt, met het resultaat van elk gesprek erbij genoteerd.

03Registratie en opvolging

Gesprekslog bij de klant

Tijdstip, duur, richting en medewerker van elk gesprek worden automatisch op de fiche bewaard. De medewerker vult enkel nog aan waarover het ging.

Terugbeltaken en signalen

Gemiste oproepen en voicemails worden taken met vervaltijd. Blijft een terugbelverzoek te lang liggen, dan krijgt de teamverantwoordelijke een melding.

Koppeling met uw telefooncentrale of cloudtelefonie

Herkenning op vaste en mobiele nummers van contacten

Automatische gesprekslog met optionele notitie

Overzicht van gemiste oproepen en terugbeltijden

In de praktijk

Voorbeeldscenario

HVAC-installateur met dispatching

De dispatcher ziet het toestel en het onderhoudscontract nog voor hij opneemt

Uitdaging: Bij een installateur van verwarming belden klanten bij een storing naar de dispatching. De dispatcher zocht eerst de klant en zijn installatie op terwijl de beller wachtte. Gemiste oproepen tijdens drukke ochtenden werden niet altijd teruggebeld.
Aanpak: Wij koppelden de telefooncentrale aan de servicesoftware. Bij een oproep verschijnt de klantfiche met installaties, contract en vorige interventies. Elke gemiste oproep wordt een terugbeltaak in de wachtrij van de dispatching.
Resultaat: De dispatcher kan meteen een interventie inplannen met de juiste gegevens voor zich. Gemiste oproepen worden systematisch opgevolgd, en de zaakvoerder ziet op welke momenten de lijn overbelast is.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Werkt dit met mijn huidige telefooncentrale?

Dat hangt af van het type. Cloudtelefonie en recente centrales bieden doorgaans een koppelmogelijkheid. Bij oudere toestellen is dat niet altijd zo. Wij kijken na wat uw centrale ondersteunt en zeggen het u wanneer een overstap naar een ander telefoniesysteem de verstandigste weg is.

Worden gesprekken opgenomen?

Standaard niet. De koppeling registreert dat er een gesprek was, niet wat er gezegd is. Gesprekken opnemen kan technisch, maar is aan regels gebonden rond informeren van de beller en bewaren van opnames. Bespreek dat met uw juridisch adviseur vóór u het inschakelt. Opnames en gesprekslogs bewaart de koppeling waar u dat bepaalt, bijvoorbeeld op een eigen server in uw kantoor.

Wat als hetzelfde nummer bij meerdere contacten staat?

Dat komt vaak voor bij een algemeen bedrijfsnummer. De software toont dan de onderneming met de lijst van gekende contactpersonen, zodat de medewerker de juiste kiest. Mobiele nummers zijn doorgaans uniek en leiden rechtstreeks naar de persoon.

Alle koppelingen →

CRM-software

Klanten, contacten, offertes en afspraken op één plek, verbonden met facturatie en mailbox.

Klantendienstsoftware

Telefoon, mail, chat en webformulier in één werkscherm, met de volledige klantgeschiedenis ernaast.

Ticketing & helpdesk

Elke vraag of melding krijgt een nummer, een eigenaar en een opvolging, via welk kanaal ze ook binnenkomt.

AI-chatbot

Een chatbot die antwoordt op basis van uw eigen producten, voorwaarden en dossiers.

HVAC-installateurs

Onderhoudscontracten, toestelhistoriek en storingen in één planning, zodat geen enkele ketel zijn beurt mist.

Ook in Communicatie & identiteit