Offerteopvolging

Elke verstuurde offerte krijgt een eigenaar, een volgende stap en een datum.

Een offerte zonder opvolging is verloren rekenwerk

U steekt uren in opmeten, calculeren en uitschrijven. Dan vertrekt de offerte en wordt het stil. Nabellen staat op een briefje, maar de werf roept en de week is om. Ondertussen heeft de klant getekend bij wie wel terugbelde. Het probleem is zelden de prijs, wel dat niemand weet welke offertes openstaan en wie ze moet opvolgen. Wij bouwen een opvolgflow die elke offerte een status en een volgende actie geeft, herinneringen stuurt en u toont waar uw omzet van de komende maanden zit.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Geen offerte valt tussen de plooien

Elke openstaande offerte verschijnt op een lijst met haar leeftijd en de laatste actie. Wat te lang stil ligt, komt vanzelf bovenaan.

Bellen op het goede moment

U ziet wanneer de klant de offerte geopend heeft. Een telefoontje kort daarna komt beter aan dan een mail een maand later.

Zicht op wat eraan komt

De som van de openstaande offertes, ingedeeld volgens slaagkans, geeft een bruikbaar beeld voor planning, aankoop en personeel.

Zo loopt het proces

01Opvolgen

Opvolgschema per type offerte

Een kleine herstelling vraagt een ander ritme dan een groot project. U stelt per soort in na hoeveel tijd welke stap volgt.

Taken voor de juiste persoon

De verkoper of calculator die de offerte maakte, krijgt de opvolgtaak in zijn lijst en in zijn agenda, met de klantgegevens erbij.

02Communiceren

Herinneringsmails in uw stijl

Een beleefde opvolgmail kan automatisch vertrekken uit naam van de verkoper, met de offerte opnieuw bijgevoegd en uw eigen woordkeuze.

Leesmelding en reacties

Opent de klant het document of stelt hij een vraag via de link, dan krijgt de verantwoordelijke daarvan onmiddellijk een signaal.

03Leren en bijsturen

Reden van verlies registreren

Bij een verloren offerte noteert u in één klik waarom: prijs, timing, concurrent, geen reactie. Zo ziet u patronen in plaats van vermoedens.

Pijplijn per verkoper en periode

Een overzicht toont hoeveel er uitstaat, wat gewonnen is en waar offertes blijven hangen, uitgesplitst per verkoper, regio of productgroep.

Vervaldatum en geldigheid per offerte

Koppeling met mailbox en agenda

Slaagkans en verwachte beslisdatum per dossier

Verliesredenen als rapport voor de zaakvoerder

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Installateur van zonnepanelen

Opvolging die doorloopt wanneer de ploegen op het dak staan

Uitdaging: Een installateur van zonnepanelen maakte na elk plaatsbezoek een uitgebreide offerte, maar de zaakvoerder was de enige die nabelde. In drukke periodes bleef dat liggen en wist niemand hoeveel voorstellen nog op een antwoord wachtten.
Aanpak: Wij koppelden zijn offertetool aan een opvolgflow met automatische herinneringsmails, leesmeldingen en een dagelijkse bellijst. Verloren offertes krijgen verplicht een reden voor ze afgesloten worden.
Resultaat: De zaakvoerder belt nu gericht naar klanten die de offerte net bekeken hebben. Hij weet welk werk er waarschijnlijk aankomt en merkt aan de verliesredenen wanneer zijn levertermijn een rem wordt.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Is automatisch herinneren niet opdringerig voor de klant?

Dat hangt af van toon en ritme, en die bepaalt u. Een korte, persoonlijke mail met de vraag of alles duidelijk is, wordt meestal gewaardeerd. Wij raden aan het aantal automatische berichten beperkt te houden en daarna over te schakelen op een telefoontje. Reageert de klant, dan stopt de reeks vanzelf.

Hebben we een volledig CRM nodig om offertes op te volgen?

Niet noodzakelijk. Als uw behoefte vooral bij de offertes ligt, bouwen wij een compacte opvolgflow bovenop uw bestaande offerte- of facturatiesoftware. Wilt u later ook leads, contacten en servicevragen beheren, dan kan dat stapsgewijs uitgebreid worden zonder opnieuw te beginnen. Zo’n flow op maat is niet duurder dan een pakket vol schermen die uw verkopers nooit openen.

Hoe weet het systeem dat een klant de offerte geopend heeft?

De offerte wordt aangeboden via een beveiligde link in plaats van enkel als bijlage. Wanneer de klant de pagina opent, wordt dat geregistreerd en gemeld aan de verantwoordelijke. Uit transparantie kunt u dit vermelden in uw privacyverklaring; wij helpen u dat correct te formuleren samen met uw adviseur.

Alle processen →

Offertesoftware

Offertes die juist gerekend zijn, er verzorgd uitzien en dezelfde dag nog vertrekken.

CRM-software

Klanten, contacten, offertes en afspraken op één plek, verbonden met facturatie en mailbox.

Salesautomatisering

Opvolgmails, taken, offertes en doorgeven aan de binnendienst lopen vanzelf, uw verkopers verkopen.

E-mailintegratie

Mails van en naar klanten staan bij het dossier, en uw software verstuurt berichten die aankomen.

Leadopvolging automatiseren

Elke aanvraag krijgt snel een antwoord en belandt bij de persoon die ze kan afsluiten.

Ook in Verkoop