Van offerte tot factuur
Eén doorlopende lijn van eerste prijsvraag tot betaalde factuur, zonder overtypen.
Wat u offreert, hoort u niet opnieuw te typen
De offerte staat in een tekstdocument, de bestelling komt per mail binnen, de planning hangt aan de muur en de factuur wordt op het einde van de maand uit het hoofd opgesteld. Tussen elke stap tikt iemand dezelfde gegevens opnieuw in, en onderweg verdwijnt meerwerk dat nooit aangerekend wordt. Wij bouwen één flow waarin de goedgekeurde offerte automatisch order, werkopdracht en factuur wordt, gekoppeld aan uw boekhouding.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Niets wordt twee keer ingetikt
Klantgegevens, artikelen en prijzen worden één keer ingevoerd bij de offerte en schuiven daarna mee naar order, levering en factuur.
02
Meerwerk raakt niet meer zoek
Extra uren en bijbesteld materiaal worden op de order geregistreerd op het moment zelf, zodat ze bij de facturatie vanzelf op tafel liggen.
03
Factureren op de dag van oplevering
Zodra het werk als afgerond is gemarkeerd, staat de factuur klaar ter controle. U wacht niet meer op de administratieve vrijdag.
Zo loopt het proces
01Van aanvraag tot akkoord
Offerte uit eigen prijslijst
Uw verkoper stelt de offerte samen uit actuele artikelen, tarieven en klantafspraken, in uw huisstijl en met de juiste btw-regeling per lijn.
Digitaal akkoord van de klant
De klant keurt goed via een link. Het akkoord wordt met datum en versie bewaard, zodat er achteraf geen discussie is over wat afgesproken was.
02Van akkoord tot uitvoering
Order ontstaat vanzelf
Een goedgekeurde offerte wordt zonder tussenkomst een order met leverdatum, benodigd materiaal en een taak voor wie het werk moet inplannen.
Wijzigingen onderweg vastleggen
Past de klant iets aan tijdens de uitvoering, dan komt dat als aparte lijn op de order, zichtbaar voor verkoop, uitvoering en administratie.
03Van uitvoering tot betaling
Factuur als gestructureerd bestand
De factuur wordt opgebouwd uit de order en vertrekt rechtstreeks naar de klant, met de bestelreferentie erop en een leesbare pdf in het dossier.
Boeking zonder dubbel werk
Verkoopfactuur, klant en btw-code komen automatisch in uw boekhoudpakket terecht. Uw boekhouder krijgt geen stapel om over te typen.
■Offerteversies met volledige historiek
■Voorschot- en deelfacturen per fase
■Factuur verzonden vanuit de order
■Statusoverzicht per dossier voor de zaakvoerder
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Interieurbouwer met eigen atelier
Van losse documenten naar één dossier per klant
- Uitdaging
- Een interieurbouwer met een eigen atelier maakte offertes in een tekstverwerker en hield bestellingen bij in een rekenblad. Bijkomende kasten of een ander werkblad werden mondeling afgesproken op de werf en stonden bij de eindfactuur niet altijd op papier.
- Aanpak
- Wij brachten de stappen in kaart en bouwden een dossierflow: offerte met versies, digitaal akkoord, automatische order naar het atelier en een scherm waarop de plaatser meerwerk meteen ingeeft. De factuur wordt uit dat dossier opgebouwd en doorgestuurd naar de boekhouding.
- Resultaat
- Elk dossier toont nu wat geoffreerd, besteld, geplaatst en gefactureerd is. Meerwerk komt op de factuur zonder zoekwerk, en de zaakvoerder ziet welke afgewerkte projecten nog niet aangerekend zijn.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kunnen we onze huidige offertesjablonen en prijslijst behouden?
Ja. Wij vertrekken van hoe u vandaag offreert: uw artikelen, uw opbouw per post, uw voorwaarden. Die worden overgenomen in de nieuwe flow, zodat uw verkopers een vertrouwd document blijven afleveren. Wat verandert, is dat de gegevens daarna niet meer opnieuw ingevoerd moeten worden bij de order en de factuur. Later een stap of sjabloon anders? U blijft baas over de flow en laat aanpassen wat u wilt, wanneer het u past.
Moet ons boekhoudpakket vervangen worden om dit te automatiseren?
Meestal niet. Wij koppelen de flow aan het pakket waarmee u of uw boekhouder al werkt, op voorwaarde dat het een importmogelijkheid of API heeft. Tijdens de analyse kijken wij na welke gegevens in welke richting moeten lopen en waar een koppeling technisch haalbaar is.
Hoe gaat de flow om met voorschotten en facturatie in schijven?
U legt per offerte vast hoe er gefactureerd wordt: een voorschot bij akkoord, schijven per fase of één eindfactuur. Het systeem zet die momenten klaar en verrekent wat al aangerekend is op de slotfactuur. Voor de juiste btw-behandeling van voorschotten stemt u best af met uw boekhouder; wij bouwen de regels in zoals hij ze aangeeft.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?