Leadopvolging automatiseren
Elke aanvraag krijgt snel een antwoord en belandt bij de persoon die ze kan afsluiten.
Wie het eerst antwoordt, zit het eerst aan tafel
Een contactformulier belandt in een algemene mailbox die niemand echt beheert. Een beurslead staat op een visitekaartje in een jaszak. Een telefonische aanvraag wordt genoteerd op een post-it voor een collega die op verplaatsing is. Tegen dat iemand reageert, heeft de aanvrager al drie andere bedrijven gesproken. Wij bouwen een flow die elke lead op één plaats registreert, meteen een eerste antwoord stuurt, hem toewijst volgens uw regels en blijft herinneren tot er een uitkomst is.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Snelle eerste reactie
De aanvrager krijgt onmiddellijk een bevestiging met een concrete volgende stap, en uw verkoper een melding met alle gegevens bij de hand.
02
Duidelijk wie eigenaar is
Toewijzing gebeurt volgens regio, product of beurtrol. Een lead die niet opgepakt wordt, gaat na een ingestelde tijd naar iemand anders.
03
Weten welk kanaal werkt
Omdat de herkomst van elke aanvraag bewaard wordt, ziet u welke bron klanten oplevert en welke enkel prijsvragers.
Zo loopt het proces
01Verzamelen
Alle bronnen op één plaats
Websiteformulieren, de info-mailbox, advertentieformulieren en manueel ingevoerde telefoontjes komen in dezelfde lijst, zonder dubbels.
Bedrijfsgegevens aanvullen
Op basis van het ondernemingsnummer worden naam, adres en activiteit opgehaald uit de KBO, zodat uw verkoper niet met een leeg scherm start.
02Kwalificeren en verdelen
Voorselectie door een AI-agent
De agent leest de vraag, vat ze samen, schat in over welk product het gaat en stelt indien nodig een verduidelijkende vraag aan de aanvrager.
Toewijsregels en escalatie
U legt vast wie welke aanvragen krijgt en binnen welke termijn een eerste contact verwacht wordt. Het systeem bewaakt dat zonder aandringen van u.
03Opvolgen tot beslissing
Opvolgreeks tot er antwoord is
Na het eerste contact plant de flow de volgende stappen: terugbelmoment, toesturen van informatie, uitnodiging voor een bezoek.
Overdracht naar offerte
Is de lead rijp, dan start de verkoper een offerte met de gegevens die al verzameld zijn. Niets hoeft opnieuw gevraagd of ingetikt te worden.
■Formulier, mailbox en telefoonnotitie in één lijst
■Ontdubbeling op e-mailadres en btw-nummer
■Afspraak inplannen rechtstreeks in de agenda
■Rapport per bron, verkoper en uitkomst
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Keukenbouwer met toonzaal
Websiteaanvragen die niet meer wachten tot na het weekend
- Uitdaging
- Een keukenbouwer met toonzaal kreeg de meeste aanvragen op zaterdag en zondag, wanneer mensen thuis plannen maken. Die mails werden op maandag verdeeld door wie er tijd voor had, en sommige bleven dagen zonder reactie.
- Aanpak
- Wij verbonden het websiteformulier met een leadflow die meteen een persoonlijk antwoord stuurt met de mogelijkheid om zelf een toonzaalbezoek te boeken. De aanvraag gaat naar de adviseur van dienst, met een samenvatting van de wensen.
- Resultaat
- Bezoekers plannen hun afspraak nog tijdens het weekend in. De adviseurs beginnen het gesprek voorbereid, en de zaakvoerder ziet welke aanvragen tot een offerte geleid hebben en welke niet.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe snel moeten we reageren op een nieuwe aanvraag?
Zo snel als praktisch haalbaar is, want een aanvrager vergelijkt bijna altijd meerdere bedrijven. Een automatische eerste reactie met een concrete vervolgstap overbrugt de tijd tot een medewerker persoonlijk contact kan opnemen. Het doel is niet een robotantwoord, wel dat de aanvrager weet dat zijn vraag gezien is en wat er nu volgt.
Mogen we leads zomaar automatisch mailen volgens de GDPR?
Een antwoord op een vraag die iemand zelf stelde, is iets anders dan ongevraagde reclame. Voor opvolgberichten over die aanvraag bestaat doorgaans een geldige grond, voor nieuwsbrieven en promoties gelden strengere regels. Wij bouwen de flow zo dat toestemmingen en uitschrijvingen bijgehouden worden, en raden aan uw aanpak te toetsen bij uw juridisch adviseur.
Kan dit samenwerken met het CRM dat we al gebruiken?
Ja, als dat systeem een API of importmogelijkheid heeft. De leadflow kan dan nieuwe contacten en activiteiten rechtstreeks in uw CRM schrijven. Heeft u nog geen CRM, dan bouwen wij een lichte variant die precies doet wat uw verkoopteam nodig heeft en later kan meegroeien. Er hangt geen licentie per gebruiker aan vast, dus een bijkomende verkoper of stagiair kan gewoon meewerken.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?