Afsprakenplanner
Klanten boeken zelf een afspraak in de vrije momenten van uw agenda, met bevestiging en herinnering.
Drie mails over en weer voor één afspraak is er twee te veel
Past donderdag? Nee, vrijdagvoormiddag dan? Een afspraak vastleggen kost soms meer berichten dan de afspraak zelf waard is. En wie belt terwijl u bij een klant zit, belt daarna misschien een ander. Wij bouwen een afsprakenplanner die uw echte beschikbaarheid toont: rekening houdend met uw agenda, de duur van elk type afspraak, de verplaatsing en de juiste medewerker. De klant kiest een moment, krijgt een bevestiging en een herinnering. U vindt de afspraak in uw agenda, met alle gegevens die u vooraf wilde weten.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Boeken buiten de kantooruren
Klanten plannen wanneer zij eraan denken, vaak 's avonds of in het weekend. Uw telefoon hoeft daarvoor niet bemand te zijn.
02
Minder afspraken die niet doorgaan
Een herinnering per e-mail of sms, met de mogelijkheid om te verplaatsen, zorgt dat minder mensen hun afspraak vergeten.
03
Voorbereid aan tafel
Bij het boeken beantwoordt de klant enkele vragen. U weet vooraf waarover het gaat en welke documenten of stalen u moet meenemen.
Wat de software doet
01Beschikbaarheid
Gekoppeld aan uw agenda
De planner leest de agenda's van uw medewerkers en toont alleen momenten die werkelijk vrij zijn. Een dubbele boeking is uitgesloten.
Afspraaktypes met eigen regels
Een kennismaking duurt korter dan een opmeting ter plaatse. Per type legt u duur, buffer, locatie en bevoegde medewerkers vast.
02Boeken
Boekingspagina in uw huisstijl
Op uw website, in een mailhandtekening of achter een QR-code op een offerte. Boeken vraagt geen account en weinig stappen.
Vragen vooraf en betaling
Verzamel de informatie die u nodig heeft, zoals adres, type toestel of foto's. Waar gepast vraagt u een voorschot via een betaalprovider.
03Na het boeken
Bevestiging, herinnering en verplaatsen
De klant ontvangt een bevestiging met agenda-uitnodiging en kan binnen de regels die u bepaalt zelf verplaatsen of annuleren.
Doorstroming naar uw systemen
De afspraak verschijnt in het CRM bij de juiste klant, of maakt een werkbon of dossier aan. Niemand hoeft gegevens over te nemen.
■Synchronisatie met gangbare agenda's
■Afspraken op kantoor, ter plaatse of via video
■Rijtijd tussen afspraken ingerekend
■Herinneringen via e-mail en sms
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Keukenbouwer met toonzaal
Toonzaalbezoeken en opmetingen geboekt zonder telefoonpingpong
- Uitdaging
- Bezoekers liepen op zaterdag de toonzaal binnen terwijl alle ontwerpers bezet waren, en gingen weer weg. Opmetingen bij klanten thuis werden telefonisch afgesproken, wat geregeld meerdere pogingen vroeg voor iemand bereikbaar was.
- Aanpak
- Wij bouwden een planner met twee afspraaktypes: een ontwerpgesprek in de toonzaal en een opmeting ter plaatse. De planner leest de agenda's van ontwerpers en opmeters, houdt rekening met rijtijd en vraagt vooraf naar plannen en budgetklasse.
- Resultaat
- Bezoekers komen op afspraak en krijgen een ontwerper die tijd heeft en hun plannen al bekeken heeft. Opmetingen worden door de klant zelf ingepland, en vergeten afspraken komen minder voor door de herinnering.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Verliezen wij de controle over onze agenda met online boeken?
Nee, u bepaalt de spelregels. U kiest welke dagen en uren open staan, hoeveel afspraken per dag kunnen, hoe lang vooraf geboekt moet worden en welke types online beschikbaar zijn. Sommige afspraken kunt u als aanvraag laten binnenkomen die u eerst bevestigt. De planner toont nooit meer dan wat u vrijgeeft.
Kan de afsprakenplanner samenwerken met onze bestaande agenda?
Ja. De planner synchroniseert in twee richtingen met de agenda's die uw medewerkers al gebruiken. Een privéafspraak of vergadering blokkeert het moment automatisch, zonder dat de inhoud zichtbaar wordt voor klanten. Online geboekte afspraken verschijnen als gewone agenda-items met de gegevens van de klant.
Is een eigen afsprakenplanner beter dan een standaard boekingstool?
Voor eenvoudige afspraken met één persoon volstaat een standaardtool meestal. Een eigen planner loont wanneer u rijtijd, meerdere medewerkers met verschillende bekwaamheden, toonzaalbezetting of een koppeling met CRM en werkbonnen nodig heeft. Maatwerk is daarbij niet duurder: er is geen bedrag per agenda of medewerker, en u beslist zelf wat er later bijkomt.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?