Klantenportaal
Uw klanten raadplegen zelf hun facturen, orders, documenten en dossiers, op elk moment van de dag.
De vraag waar blijft mijn bestelling beantwoordt zichzelf
Een groot deel van de telefoons en mails die uw binnendienst krijgt, gaat over hetzelfde: een kopie van een factuur, de stand van een order, een attest, het uur van een interventie. Het antwoord staat al in uw systemen, alleen kan de klant er niet bij. Wij bouwen een beveiligd portaal in uw huisstijl dat die gegevens ontsluit. De klant logt in en ziet wat voor hem bestemd is. Uw medewerkers houden tijd over voor vragen waar echt een mens voor nodig is.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Minder herhaalvragen
Facturen, leverbonnen, orderstatus en documenten staan klaar. De klant helpt zichzelf, ook buiten de kantooruren en zonder wachttijd.
02
Gegevens rechtstreeks uit uw systemen
Het portaal toont wat in uw ERP, boekhouding of planning staat. Niemand hoeft bestanden klaar te zetten of lijsten bij te werken.
03
Uw naam, uw logica
Het portaal volgt uw huisstijl en uw manier van werken. Wat een klant kan zien en doen, bepaalt u per klant of per gebruiker.
Wat de software doet
01Raadplegen
Facturen en openstaand saldo
De klant bekijkt en downloadt facturen en creditnota's, ziet wat nog openstaat en kan waar gewenst online betalen via een betaallink.
Orders, leveringen en planning
De voortgang van een bestelling, de geplande leverdatum of het tijdstip van een interventie zijn zichtbaar zonder te moeten bellen.
02Zelf regelen
Aanvragen en meldingen
Een offertevraag, een storingsmelding of een retour start in het portaal met de juiste gegevens en komt bij de bevoegde medewerker terecht.
Documenten uitwisselen
Contracten, keuringsverslagen en plannen staan per dossier klaar. De klant laadt zelf stukken op die u van hem nodig heeft.
03Beheer en veiligheid
Gebruikers per klant
De klant beheert zijn eigen collega's: de aankoper ziet orders, de boekhouding facturen. U hoeft geen wachtwoorden rond te sturen.
Veilige aanmelding
Aanmelden met wachtwoord en extra bevestiging, of via SSO, itsme of eID wanneer de aard van de gegevens dat vraagt.
■Bruikbaar op computer, tablet en smartphone
■Meertalig: Nederlands, Frans en Engels
■Meldingen bij nieuwe documenten of statuswijziging
■Logging van wie wat geraadpleegd heeft
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Onderhoudsbedrijf voor liften en poorten
Klanten vinden zelf hun keuringsverslagen en interventies
- Uitdaging
- Syndici en gebouwbeheerders belden dagelijks voor verslagen van onderhoud, facturen en de stand van een herstelling. De administratie zocht die stukken op in drie systemen en mailde ze door. Bij drukte bleven die vragen liggen.
- Aanpak
- Wij bouwden een portaal dat per gebouw de installaties, uitgevoerde beurten, verslagen en facturen toont. De gegevens komen uit het planningssysteem en de boekhouding. Klanten melden er ook storingen, die rechtstreeks als opdracht bij de dispatch belanden.
- Resultaat
- Beheerders downloaden zelf wat ze nodig hebben voor hun algemene vergadering. De administratie krijgt minder opzoekvragen, en storingsmeldingen komen binnen met gebouw en installatie al correct ingevuld.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke informatie zet u best in een klantenportaal?
Start met wat klanten nu het vaakst opvragen. Houd een week bij waarvoor uw binnendienst gebeld of gemaild wordt en u heeft uw lijst. Meestal gaat het om facturen, orderstatus en documenten. Later kunt u uitbreiden met aanvragen, bestellen of planning. Een klein portaal dat klopt wordt meer gebruikt dan een groot dat half gevuld is.
Is een klantenportaal veilig genoeg voor vertrouwelijke documenten?
Dat hangt af van hoe het gebouwd en beheerd wordt. Wij voorzien versleutelde verbindingen, strikte scheiding tussen klanten, sterke aanmelding en logging van elke raadpleging. Hosting kan op uw eigen server of in een private cloud in een Belgisch of Europees datacenter. De precieze maatregelen stemmen wij af op de gevoeligheid van uw gegevens.
Gaan onze klanten zo'n portaal ook echt gebruiken?
Als het hen tijd bespaart wel. Dat lukt wanneer aanmelden eenvoudig is, de gegevens actueel zijn en het portaal iets biedt dat per mail trager gaat. Helpen doet het ook om in elke factuurmail naar het portaal te verwijzen. Wij bouwen bij voorkeur stapsgewijs en sturen bij op basis van wat uw klanten werkelijk aanklikken.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?