Wagenparkbeheer
Elk voertuig met zijn bestuurder, keuringen, onderhoud, schade en kosten in één dossier.
Geen bestelwagen meer aan de kant door een gemiste keuring
De keuringsdatum staat op een briefje achter de zonneklep. De leasemaatschappij stuurt een afrekening die niemand kan narekenen. Een boete komt binnen en het duurt een halve dag om uit te zoeken wie die dag met welke wagen reed. Wij bouwen wagenparkbeheer dat elk voertuig, elke bestuurder en elke kost samenbrengt. U weet wat er aankomt, wat een voertuig werkelijk kost en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Vervaldata bewaakt het systeem
Keuring, onderhoud, verzekering, einde leasecontract of bandenwissel: u wordt verwittigd met voldoende marge om een afspraak te maken.
02
Werkelijke kost per voertuig
Brandstof, onderhoud, schade, lease en belastingen worden per wagen opgeteld. U ziet welke voertuigen duur uitvallen en wanneer vervangen loont.
03
Ook machines en aanhangers
U beslist wat erin komt: graafmachines, heftrucks, aanhangwagens of fietsen volgen dezelfde logica als uw wagens. Een nieuw type voegen wij toe wanneer u het vraagt.
Wat de software doet
01Voertuigdossier
Fiche met documenten
Inschrijvingsbewijs, verzekeringsattest, leasecontract en keuringsbewijzen zitten bij het voertuig en zijn opvraagbaar wanneer de politie ernaar vraagt.
Toewijzing aan bestuurders
De historiek toont wie wanneer met welk voertuig reed, ook bij poolwagens. Een boete of schadegeval is zo meteen aan de juiste persoon gekoppeld.
02Onderhoud en schade
Onderhoud op datum of kilometer
Het systeem plant een beurt op basis van tijd of kilometerstand en houdt bij wat de garage uitvoerde en aanrekende.
Schademelding met foto’s
De bestuurder meldt schade ter plaatse via zijn gsm met foto’s en omstandigheden. De vlootbeheerder volgt herstelling en verzekeringsdossier op.
03Kosten en verbruik
Inlezen van tankbeurten
Transacties van tankkaarten en laadpassen worden ingelezen per voertuig. Opvallend verbruik of tanken buiten de werkuren valt daardoor op.
Reserveren van poolwagens
Medewerkers boeken een gedeeld voertuig voor een bepaald tijdslot en noteren de kilometerstand bij vertrek en terugkeer.
■Kilometerstand via bestuurder, garage of trackingsysteem
■Controle van rijbewijs en attesten per bestuurder
■Kostenoverzicht per voertuig, afdeling of project
■Checklist voor de dagelijkse voertuigcontrole op gsm
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Dakwerker met bestelwagens
Keuringen, banden en boetes opgevolgd zonder een aparte vlootbeheerder
- Uitdaging
- Een dakwerkersbedrijf had een reeks bestelwagens, aanhangwagens en een kraan. De zaakvoerder hield de keuringsdata bij in zijn agenda. Toen een ploeg bij een controle langs de weg aan de kant werd gezet wegens een verlopen keuring, lag een werf een dag stil.
- Aanpak
- Wij bouwden een eenvoudig wagenparkbeheer met een fiche per voertuig en een kalender van alle vervaldata. Ploegbazen melden schade en kilometerstand via hun gsm. Boetes worden aan de dagplanning gekoppeld om de bestuurder te vinden.
- Resultaat
- De administratie krijgt elke maand een lijst van wat eraan komt en plant de afspraken in rustige periodes. Elke wagen vertrekt met geldige papieren, en een boete is in enkele klikken toegewezen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Vanaf hoeveel voertuigen loont software voor wagenparkbeheer?
Er is geen vaste grens. Zodra keuringen vergeten worden, kosten niet meer per voertuig te volgen zijn of niemand weet wie met welke wagen rijdt, levert een systeem iets op. Voor een kleine vloot bouwen wij een lichte versie, vaak als onderdeel van een bestaande toepassing.
Kan wagenparkbeheer gekoppeld worden aan track-and-trace in de voertuigen?
Ja, als uw trackingsysteem gegevens beschikbaar stelt via een API. Dan lezen wij kilometerstanden en ritten in, zodat onderhoud op de werkelijke stand gepland wordt. Het opvolgen van medewerkers via locatie raakt aan privacy; maak daarover duidelijke afspraken met uw personeel.
Hoe volg ik bedrijfswagens met privégebruik correct op?
De software houdt per voertuig de bestuurder, de periode en de relevante voertuiggegevens bij, zodat uw loonpartner over juiste informatie beschikt. De fiscale behandeling zelf is materie voor uw boekhouder of sociaal secretariaat. Wij zorgen dat de gegevens volledig en tijdig bij hen raken.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?