Software voor transportbedrijven
Ritten plannen, vrachtbrieven verwerken en factureren zonder dat de dispatcher alles overtypt.
De vrachtwagen is al gelost, de factuur ligt nog te wachten
Een transporteur verdient zijn geld op de weg en verliest het op kantoor. Opdrachten komen binnen per mail, telefoon en via platformen van klanten. De dispatcher puzzelt ritten in elkaar op een planbord, chauffeurs komen op vrijdag terug met een stapel afgetekende vrachtbrieven en pas dan kan er gefactureerd worden. Wachturen en extra losadressen raken onderweg vergeten. Wij bouwen software die opdracht, rit, bewijs van levering en factuur met elkaar verbindt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Opdrachten één keer ingeven
Een opdracht uit een mail of een klantenbestand wordt meteen een transportorder. Dezelfde gegevens dienen voor planning, vrachtbrief en factuur.
02
Afleverbewijs komt digitaal terug
De chauffeur laat aftekenen op zijn telefoon of fotografeert de vrachtbrief. Kantoor heeft het document voor de wagen terug is.
03
Extra’s worden ook aangerekend
Wachttijd, palletruil of een bijkomende stop wordt onderweg gemeld en komt als voorstel op de factuur terecht.
Bouwstenen voor uw sector
01Planning en dispatch
Ritten samenstellen
De dispatcher sleept opdrachten naar trekker, oplegger en chauffeur. Het scherm toont laadmeters, tijdvensters en wat nog niet toegewezen is.
Opdrachten naar de cabine
De chauffeur krijgt zijn rit met adressen, referenties en instructies op een app. Statussen zoals geladen en gelost komen terug naar kantoor.
02Documenten en opvolging
Vrachtbrieven en afleverbewijzen
Afgetekende documenten hangen automatisch aan de juiste opdracht. Een klant die een bewijs opvraagt, krijgt het zonder zoekwerk.
Schade en afwijkingen melden
Tekorten, schade of een geweigerde zending worden met foto vastgelegd op het moment zelf, zodat de discussie later op feiten steunt.
03Tarieven en facturatie
Tariefafspraken per klant
Prijzen per zone, per kilometer, per pallet of per rit staan in het systeem, met toeslagen. De prijs wordt berekend, niet opgezocht.
Factureren na aflevering
Zodra het afleverbewijs binnen is, controleert een AI-agent het op handtekening en opmerkingen en staat de factuur klaar met het bewijs als bijlage.
■Planbord met trekkers, opleggers en chauffeurs
■Chauffeursapp met handtekening en foto’s bij lossing
■Tariefberekening met toeslagen en wachturen
■Onderaannemers en uitbestede ritten in dezelfde planning
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Transportfirma met eigen vloot
Factureren zodra er gelost is, niet wanneer het papier terug is
- Uitdaging
- Een transporteur met een twintigtal trekkers factureerde pas wanneer de chauffeurs hun vrachtbrieven binnenbrachten. Internationale ritten bleven zo lang onaangerekend. De administratie typte bovendien elke opdracht opnieuw in het facturatieprogramma.
- Aanpak
- Wij bouwden een orderflow waarin de dispatcher opdrachten plant en de chauffeur via een app laat aftekenen. Het afleverbewijs komt onmiddellijk bij de opdracht. De factuur wordt voorbereid met het afgesproken tarief en de gemelde extra’s.
- Resultaat
- De administratie controleert en verstuurt, in plaats van over te typen. Facturen vertrekken kort na de lossing, wachturen worden niet meer vergeten en vragen van klanten om een afleverbewijs zijn in enkele klikken beantwoord.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke software heeft een klein transportbedrijf echt nodig?
Begin bij de keten die geld oplevert: opdracht, planning, afleverbewijs en factuur. Als die vier op elkaar aansluiten, verdwijnt het meeste dubbel werk. Wagenparkbeheer, onderhoud en rapportering kunnen later volgen. Wij bouwen eerst wat uw dispatcher en uw administratie dagelijks tijd kost. En omdat wij geen licentie per gebruiker aanrekenen, groeit de factuur niet mee met elke chauffeur of dispatcher die erbij komt.
Kunnen opdrachten van klanten automatisch worden ingelezen?
Vaak wel. Vaste klanten sturen opdrachten meestal in een terugkerend formaat: een Excel-lijst, een EDI-bericht of een mail met vaste opbouw. Wij bouwen per klant een import of laten een AI-agent de mail lezen en een orderafwerking voorstellen. De dispatcher keurt goed in plaats van te typen.
Kan dit samenwerken met onze boordcomputers?
Als de leverancier van uw boordcomputer een API aanbiedt, kunnen wij posities en statussen inlezen in de planning. Is dat niet het geval, dan vangt een eenvoudige chauffeursapp de belangrijkste meldingen op. Welke weg het beste is, bekijken wij per vloot tijdens de analyse.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.