Software voor expediteurs
Eén dossier per zending, ook wanneer er vijf partijen en drie vervoerswijzen bij komen kijken.
Weet per dossier wat u verdient, voor het afgesloten is
Een expediteur bezit zelden een vrachtwagen of schip, maar regelt alles. Per zending verzamelt hij prijzen bij rederijen, luchtvrachtagenten en wegvervoerders, maakt documenten op, volgt douaneformaliteiten op en houdt de klant op de hoogte. De informatie zit in mails, het dossier in een map, en de marge blijkt pas wanneer de laatste aankoopfactuur binnen is. Wij bouwen dossiersoftware waarin elke zending haar partijen, documenten, kosten en opbrengsten bij elkaar heeft.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Marge zichtbaar per dossier
Verwachte kosten en opbrengsten staan vanaf de boeking in het dossier. Een aankoopfactuur die afwijkt van de afspraak valt op.
02
Documenten zonder herhaling
Afzender, geadresseerde, goederenomschrijving en referenties worden één keer ingegeven en komen terug op elk document.
03
De klant hoeft niet te bellen
Mijlpalen zoals vertrek, aankomst en vrijgave worden bijgehouden en gedeeld via een portaal of automatische melding.
Bouwstenen voor uw sector
01Offerte en boeking
Tarieven van vervoerders beheren
Inkoopprijzen per route, vervoerswijze en geldigheidsperiode staan in een eigen tarievenbank. Een offerte bouwt u op uit actuele gegevens.
Van offerte naar dossier
Een aanvaarde offerte wordt een zendingsdossier met alle partijen, de afgesproken prijs en de taken die nog moeten gebeuren.
02Dossieropvolging
Mijlpalen en taken
Elk dossier heeft een tijdlijn met wat gebeurd is en wat aankomt. Een zending zonder update komt vanzelf bovenaan de lijst van de dossierbeheerder.
Documenten en douanegegevens
Vrachtdocumenten, facturen, paklijsten en de gegevens voor de aangifte zitten in het dossier, klaar om door te geven aan uw douanevertegenwoordiger.
03Financieel
Kosten matchen met het dossier
Inkomende facturen van vervoerders worden herkend en naast de verwachte kost gelegd. Alleen afwijkingen vragen aandacht.
Verkoopfactuur uit het dossier
Vracht, toeslagen en voorgeschoten kosten worden vanuit het dossier gefactureerd, in de munt van de afspraak.
■Zendingsdossier voor zee-, lucht- en wegvracht
■Tarievenbank met geldigheidsdata per vervoerder
■Margeoverzicht per dossier, klant en dossierbeheerder
■Klantenportaal met status en documenten per zending
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Expeditiekantoor met import en export
Afwijkende aankoopfacturen opgemerkt voor het dossier dicht is
- Uitdaging
- Een expediteur met zes dossierbeheerders hield per zending een rekenblad bij met verwachte kosten. Aankoopfacturen kwamen weken later binnen bij de boekhouding, die ze boekte zonder vergelijking. Toeslagen die niet waren doorgerekend, vraten ongemerkt aan de marge.
- Aanpak
- Wij bouwden een dossiersysteem waarin elke verwachte kost bij de boeking wordt vastgelegd. Inkomende facturen worden via documentherkenning aan het dossier gekoppeld. Wijkt het bedrag af, dan krijgt de dossierbeheerder een taak om de kost goed te keuren of door te rekenen.
- Resultaat
- Onverwachte toeslagen worden nu opgemerkt terwijl ze nog aan de klant kunnen worden aangerekend. De zaakvoerder ziet per klant en per route wat er overblijft, en stuurt offertes daarop bij.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke software gebruikt een expediteur om dossiers te beheren?
Een expediteur heeft geen voorraad- of vlootsoftware nodig maar een dossiersysteem: per zending de partijen, de route, de documenten en vooral de kosten en opbrengsten. Wij bouwen dat op maat van uw vervoerswijzen en uw manier van werken, en koppelen het aan uw boekhouding zodat cijfers niet twee keer worden ingegeven. Het resultaat is van u, zodat een nieuwe dienst of trafiek een aanpassing wordt en geen wachtrij bij een leverancier.
Kan de software douaneaangiftes indienen?
Wij verzamelen en structureren de gegevens die voor een aangifte nodig zijn en kunnen die doorgeven aan het systeem of de partner waarmee u aangiftes doet. Wat er wettelijk precies vereist is, hangt af van de goederen en de stroom. Daarvoor verwijzen wij naar uw douanevertegenwoordiger en de officiële instanties.
Hoe krijg ik zicht op de marge per zending?
Door de verwachte kosten vast te leggen op het moment van de boeking en elke aankoopfactuur aan het dossier te hangen. De software toont dan per dossier begroot tegenover werkelijk. Dossiers met ontbrekende kosten of met een marge onder uw drempel komen in een aparte lijst.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.