Transportplanning (TMS)
Opdrachten, ritten, chauffeurs en voertuigen plannen in één systeem, van orderintake tot vrachtfactuur.
Uw planner heeft alles in zijn hoofd. Dat is het probleem.
De dispatcher kent elke klant, elke laadkade en elke chauffeur. Hij plant op een bord of in een rekenblad, belt wijzigingen door en krabbelt wachturen op een blad. Is hij ziek, dan valt de dag in het water. En de facturatie wacht op vrachtbrieven die nog in de cabine liggen. Wij bouwen een TMS dat past bij uw soort transport: opdrachten komen digitaal binnen, de planning is voor iedereen zichtbaar en een afgeleverde rit is meteen factureerbaar.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Afgestemd op uw soort vervoer
Distributie met veel stops, volle ladingen, kiepwerk of koeltransport vragen elk een andere planning. Wij bouwen voor wat u rijdt.
02
De kennis zit in het systeem
Laadtijden, venstertijden, afspraken per klant en beperkingen per voertuig staan vast, zodat ook een vervanger correct kan plannen.
03
Van rit naar factuur zonder wachten
Zodra de chauffeur de levering bevestigt, kent het systeem de kilometers, wachttijden en toeslagen. De factuur staat klaar.
Wat de software doet
01Opdrachten en planning
Orderintake uit elk kanaal
Opdrachten komen binnen via e-mail, een klantenportaal, EDI of een invoerscherm, en belanden allemaal in dezelfde lijst met te plannen werk.
Planbord met slepen en neerzetten
De planner wijst opdrachten toe aan voertuig en chauffeur. Het bord waarschuwt bij overbelading, een botsend tijdvenster of een rusttijd die in het gedrang komt.
02Onderweg
App voor de chauffeur
De chauffeur ziet zijn stops, meldt aankomst en vertrek, noteert schade of wachttijd en laat de ontvanger op het scherm aftekenen.
Zicht op de uitvoering
Het planbord toont welke ritten op schema liggen en welke uitlopen, zodat de planner een klant kan verwittigen vóór die zelf belt.
03Administratie
Tarieven en toeslagen
Prijsafspraken per klant, per zone of per kilometer, met toeslagen voor wachten of brandstof, worden automatisch op de rit toegepast.
Facturatie en kostprijs per rit
Facturen vertrekken na de aflevering naar de klant en worden doorgeboekt in uw boekhouding. Per rit ziet u wat ze opbracht tegenover wat ze kostte.
■Planbord per dag, voertuig en chauffeur
■Digitale vrachtbrief met handtekening en foto’s
■Koppeling met boordcomputer, boekhouding en klantenportaal
■Rapportage van omzet en kost per rit, klant en voertuig
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Transportbedrijf in regionale distributie
De planning hangt niet langer af van één dispatcher en één rekenblad
- Uitdaging
- Eén ervaren dispatcher plande alle ritten in een rekenblad dat alleen hij kon lezen. Chauffeurs kregen hun opdrachten ’s ochtends op papier. Vrachtbrieven kwamen onregelmatig binnen, waardoor de facturatie achterliep en wachturen bij klanten zelden werden aangerekend.
- Aanpak
- Wij legden samen met de dispatcher zijn ongeschreven regels vast: welke klant wanneer kan ontvangen, welk voertuig waar binnen kan. Daarop bouwden wij een planbord en een chauffeursapp. Afgewerkte ritten gaan met kilometers en wachttijd naar de facturatie.
- Resultaat
- Een tweede collega kan de planning overnemen. Chauffeurs zien wijzigingen meteen op hun toestel. Afgeleverde ritten worden kort nadien gefactureerd, wachturen inbegrepen, en de papieren vrachtbrief hoeft niet meer naar kantoor te komen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is een TMS en wanneer heeft een transportbedrijf er een nodig?
Een TMS, of transportmanagementsysteem, is software die opdrachten, ritplanning, uitvoering en facturatie van transport samenbrengt. U hebt er een nodig zodra het plannen op een bord of in een rekenblad niet meer bij te houden is, wijzigingen te vaak per telefoon gaan, of de facturatie achterloopt op het rijden. Ook bedrijven met een eigen wagenpark voor leveringen hebben er baat bij.
Kan een TMS gekoppeld worden aan onze boordcomputers?
In veel gevallen wel, op voorwaarde dat de leverancier van uw boordcomputer een API of een gegevensuitwisseling aanbiedt. Dan halen wij posities, rij- en rusttijden en kilometerstanden op en sturen wij opdrachten naar het toestel. Is er geen koppeling mogelijk, dan vangen wij het belangrijkste op via een app op de smartphone van de chauffeur.
Waarom een TMS op maat en geen standaardpakket?
Standaardpakketten zijn vaak gemaakt voor grote vloten en algemeen wegtransport. Rijdt u een niche, zoals bouwmaterialen met kraan, afvalcontainers of gekoelde distributie, dan botst u snel op wat het pakket niet kent. Maatwerk volgt uw tarieven, uw documenten en uw manier van plannen. Past een standaardpakket wel, dan zeggen wij dat ook. En u betaalt geen licentie per gebruiker of per voertuig die meegroeit met uw vloot.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?