Leveringsopvolging
Weten waar elke levering zit, de klant op de hoogte houden en een sluitend afleverbewijs in handen hebben.
Waar blijft mijn bestelling? U weet het vóór de klant het vraagt
De wagen is vertrokken en daarna is het wachten. Belt een klant, dan belt uw binnendienst de chauffeur, die net aan het lossen is. Achteraf beweert iemand dat een palet nooit is aangekomen en ligt de getekende bon ergens in de cabine. Wij bouwen leveringsopvolging die elke stap vastlegt: geladen, onderweg, afgeleverd, met tijdstip, handtekening en foto. De klant krijgt zelf bericht en uw administratie heeft het bewijs meteen.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Minder telefoon voor iedereen
De klant volgt zijn levering via een link. Uw binnendienst hoeft de chauffeur niet te storen en de chauffeur kan veilig doorrijden.
02
Bewijs dat standhoudt
Naam van de ontvanger, handtekening, tijdstip, locatie en een foto van de geloste goederen. Een betwisting is daarmee snel uitgeklaard. Dat bewijs bewaart u op uw eigen server of in een private cloud.
03
Problemen meteen zichtbaar
Een geweigerde levering, een gesloten deur of een beschadigd collo wordt ter plaatse gemeld, zodat kantoor nog dezelfde dag kan reageren.
Wat de software doet
01Onderweg
Status per levering
Elke levering doorloopt herkenbare stappen. Op kantoor toont één scherm wat geladen, onderweg, afgeleverd of mislukt is.
Verwachte aankomsttijd
Op basis van de positie en de resterende stops berekent het systeem een aankomsttijd en past het die aan wanneer de rit uitloopt.
02Bij de klant
Digitaal afleverbewijs
De ontvanger tekent op het toestel van de chauffeur. De bon wordt als pdf aangemaakt en automatisch aan de order en de factuur gehangen.
Afwijkingen registreren
Tekort, schade of een retour ter plaatse noteert de chauffeur met foto en reden. Dat start op kantoor meteen de juiste opvolging.
03Communicatie
Berichten naar de ontvanger
De klant krijgt een e-mail of sms bij vertrek en kort vóór aankomst, met een link om de levering te volgen, in uw huisstijl.
Terugkoppeling naar uw systemen
De leverstatus wordt teruggeschreven naar orderbeheer en webshop, zodat verkoop en klantendienst hetzelfde zien als de planner.
■Live status en verwachte aankomsttijd per levering
■Afleverbewijs met handtekening, foto, tijdstip en locatie
■Meldingen per e-mail of sms naar de ontvanger
■Koppeling met orderbeheer, facturatie en transporteurs
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Handel in bouwmaterialen
Discussies over werfleveringen uitgeklaard met een foto en een tijdstip
- Uitdaging
- Materiaal werd geleverd op werven waar vaak niemand aanwezig was om te tekenen. Achteraf ontstonden betwistingen over wat er was gelost en waar. De papieren bonnen kwamen dagen later op kantoor aan, en facturen werden pas daarna opgemaakt.
- Aanpak
- Wij gaven de chauffeurs een app waarin elke levering wordt afgesloten met foto’s van de geloste goederen, de locatie en waar mogelijk een handtekening. De aannemer krijgt automatisch een bericht met het afleverbewijs. De status gaat rechtstreeks naar het ordersysteem.
- Resultaat
- Bij een betwisting stuurt de binnendienst het afleverbewijs door en is de zaak doorgaans gesloten. Facturen vertrekken op basis van de digitale bevestiging, zonder te wachten op papier. Aannemers weten wanneer hun materiaal op de werf staat.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe kunt u als kmo leveringen in reële tijd opvolgen?
Door de chauffeur een app te geven waarin hij elke stop bevestigt, eventueel aangevuld met de positie van het voertuig. Die gegevens komen samen in een overzicht op kantoor en voeden de berichten naar de klant. U hebt daar geen dure boordapparatuur voor nodig; een smartphone volstaat in veel gevallen. Rijdt een externe transporteur voor u, dan halen wij de status bij hem op.
Is een digitale handtekening op een afleverbon evenveel waard als een papieren?
Een digitaal afleverbewijs met handtekening, tijdstip, locatie en foto is in de praktijk vaak sterker dan een haastig getekende doordruk, omdat het meer omstandigheden vastlegt. Hoe zwaar het juridisch weegt, hangt af van de situatie en van uw leveringsvoorwaarden. Voor specifieke gevallen laat u dat best nakijken door een jurist.
Kunnen wij ook leveringen opvolgen die door een externe vervoerder gebeuren?
Ja. De meeste vervoerders stellen de status van zendingen ter beschikking via een koppeling. Wij halen die op en tonen ze in hetzelfde overzicht als uw eigen ritten, met dezelfde berichten naar de klant. Zo merkt uw klant geen verschil tussen een levering met uw eigen wagen en een zending die u hebt uitbesteed.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?