Tijdsregistratie
Gewerkte uren per klant, project of werf vastgelegd op het moment zelf, niet op vrijdagnamiddag.
Uren die kloppen, zonder vrijdagse gokwerk
Vrijdag om vier uur probeert iedereen zich te herinneren wat hij maandag deed. De weekstaat wordt ingevuld op gevoel, de helft van de kleine tussenkomsten verdwijnt en de werfleider tekent af zonder te kunnen controleren. Wij bouwen tijdsregistratie die past bij hoe uw mensen werken: een timer voor wie aan een bureau zit, enkele tikken op de gsm voor wie op de baan is. De uren stromen daarna door naar loon, facturatie en nacalculatie.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Registreren in enkele seconden
Hoe minder velden, hoe beter de uren. Wij tonen elke medewerker alleen de projecten en taken waarop hij vandaag ingepland is.
02
Eén registratie, drie toepassingen
Dezelfde uren dienen voor de loonadministratie, voor de factuur aan de klant en voor de vergelijking met wat in de offerte was voorzien.
03
Uw afspraken ingebouwd
Verplaatsingstijd, pauzes, afronding of uren die niet doorgerekend worden: de regels van uw bedrijf worden automatisch toegepast.
Wat de software doet
01Uren vastleggen
Timer of invoer achteraf
Wie wisselt tussen dossiers start en stopt een timer. Wie een hele dag op dezelfde werf staat, vult in één beweging zijn dag in.
Registreren zonder bereik
In een kelder of op een afgelegen werf werkt de app verder. De uren worden doorgestuurd zodra het toestel opnieuw verbinding heeft.
02Controleren en goedkeuren
Weekoverzicht per ploeg
De verantwoordelijke ziet per medewerker wat ontbreekt of afwijkt van de planning en keurt de week goed of stuurt ze terug met een opmerking.
Signaal bij onvolledige dagen
Wie zijn uren niet invulde, krijgt een herinnering. Zo moet de administratie op het einde van de maand niemand meer achterna lopen.
03Verder gebruiken
Doorstroom naar facturatie
Goedgekeurde uren in regie verschijnen als voorstel op de factuur, met het juiste tarief per functie, klant of type prestatie.
Uren tegenover budget
Per project ziet u hoeveel van de voorziene uren al opgebruikt zijn, zodat u kunt bijsturen terwijl het werk nog loopt.
■Registratie per klant, project, fase en taak
■Onderscheid tussen factureerbare en interne uren
■Export voor het sociaal secretariaat
■Vergrendeling van afgesloten periodes
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Elektricien met meerdere ploegen
Kleine herstellingen eindelijk op de factuur in plaats van vergeten
- Uitdaging
- Een elektriciteitsbedrijf werkte met papieren weekstaten. Korte tussenkomsten bij particulieren werden zelden genoteerd en dus zelden gefactureerd. De zaakvoerder bracht zijn zondagavond door met het ontcijferen van handschriften.
- Aanpak
- Wij bouwden een registratie op de gsm waarbij de technieker bij aankomst zijn klus uit de dagplanning kiest en bij vertrek afsluit. Verplaatsingstijd wordt apart bijgehouden. De ploegbaas keurt per week goed.
- Resultaat
- Elke tussenkomst heeft nu uren die naar de factuur doorstromen. De zaakvoerder ziet per werf of de voorziene uren gehaald worden en hoeft in het weekend geen weekstaten meer over te tikken.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe krijg ik medewerkers zover dat ze hun uren correct ingeven?
Door het eenvoudig te maken en uit te leggen waarvoor het dient. Een app die de planning van de dag al toont, vraagt weinig moeite. Herinneringen helpen, net als een leidinggevende die wekelijks goedkeurt. Wij testen het scherm samen met enkele medewerkers voor het hele team start.
Wat is het verschil tussen tijdsregistratie en een prikklok?
Een prikklok legt vast wanneer iemand aanwezig is: begin en einde van de werkdag. Tijdsregistratie legt vast waaraan die tijd besteed werd: welke klant, welk project, welke taak. Veel bedrijven hebben beide nodig en wij kunnen ze in één toepassing samenbrengen, zonder licentie per gebruiker: ook de jobstudent registreert mee.
Kunnen geregistreerde uren rechtstreeks naar de factuur?
Ja. Uren in regie worden met het afgesproken tarief klaargezet als factuurvoorstel, dat u nog kunt nalezen en aanpassen. Bij werken tegen vaste prijs dienen de uren voor de nacalculatie. De facturen zelf kunnen wij laten doorstromen naar uw boekhouding.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?