Software · Financieel

Vaste-activabeheer

Machines, voertuigen en installaties in één register, van aankoop tot buitengebruikstelling.

Weet wat u bezit, waar het staat en wat het nog waard is

De afschrijvingstabel zit bij de boekhouder, de aankoopfacturen in een map, de keuringsattesten bij de preventieadviseur en niemand weet zeker of die oude compressor nog in het magazijn staat. Bij een verkoop, een schadegeval of een kredietaanvraag begint het zoeken. Wij bouwen een register van uw vaste activa dat de boekhoudkundige kant en de fysieke werkelijkheid samenbrengt: wat het kostte, hoe het afgeschreven wordt, waar het zich bevindt en wie ervoor verantwoordelijk is.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Boekhouding en werkvloer gelijk

Het register dat de boekhouder gebruikt, is hetzelfde als wat uw mensen op de werkvloer raadplegen. Verdwenen of verkochte toestellen blijven niet eindeloos in de boeken.

Alles bij het actief zelf

Factuur, handleiding, verzekeringspolis, keuringsverslag en financieringscontract hangen aan de fiche. Bij schade of verkoop is het dossier compleet.

Investeringen beter gepland

U ziet welke toestellen bijna afgeschreven zijn en veel herstellingen vragen. Vervangingen worden een geplande beslissing in plaats van een noodaankoop.

Wat de software doet

01Register

Fiche per actief

Elk actief heeft een nummer, categorie, aanschafwaarde, leverancier, serienummer, locatie en verantwoordelijke, met foto en een etiket voor identificatie.

Samengestelde activa

Een installatie die uit meerdere onderdelen bestaat of later uitgebreid wordt, houdt u bij als geheel met de afzonderlijke delen eronder.

02Financieel

Afschrijvingsplannen

Per actief wordt een plan berekend volgens de methode en duur die uw boekhouder bepaalt. De periodieke boekingen worden als voorstel klaargezet.

Verkoop en buitengebruikstelling

Bij verkoop, diefstal of verschroting wordt het actief afgeboekt met de juiste restwaarde en blijft de historiek raadpleegbaar.

03Fysiek beheer

Inventaris met scanner

Een medewerker loopt rond met een toestel en scant de etiketten. Het systeem toont wat ontbreekt, verplaatst is of nergens geregistreerd staat.

Verplaatsingen en uitleen

Wanneer een toestel naar een andere vestiging, werf of medewerker gaat, wordt dat vastgelegd. U weet altijd wie het laatst verantwoordelijk was.

Afschrijvingsvoorstellen voor de boekhouding

Fysieke inventaris met barcode- of QR-etiketten

Documenten en contracten per actief bewaard

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Aannemer met eigen machinepark

Het machinepark staat voor het eerst volledig en correct op papier

Uitdaging: Een aannemer bezat kranen, bestelwagens, trilplaten en een grote hoeveelheid klein materieel, verspreid over werven en een loods. Bij een diefstal op een werf kon hij de verzekeraar niet vlot aantonen welke toestellen daar stonden en wat ze waard waren.
Aanpak: Wij bouwden een register, gevuld vanuit de afschrijvingstabel van de boekhouder en aangevuld bij een eerste inventarisronde. Elk toestel kreeg een etiket. Werfleiders registreren met hun smartphone wat naar welke werf vertrekt en wat terugkomt.
Resultaat: De aannemer weet nu per werf welk materieel er staat. De boekhouder kreeg een opgeschoonde lijst, zonder toestellen die al lang verdwenen waren. Bij een volgend schadegeval liggen aankoopbewijs en locatiehistoriek klaar.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is het verschil met onderhoudsbeheer?

Vaste-activabeheer gaat over bezit en waarde: wat hebt u, wat kostte het, hoe wordt het afgeschreven, waar is het. Onderhoudsbeheer gaat over het werkend houden: inspecties, storingen, wisselstukken. Beide vertrekken van dezelfde lijst toestellen en worden daarom best op elkaar aangesloten. Omdat het register uw eigendom is, laat u er later velden of rapporten aan toevoegen wanneer u dat nodig vindt.

Wie bepaalt de afschrijvingsregels in het systeem?

Uw boekhouder. De keuze van methode en duur heeft fiscale en boekhoudkundige gevolgen, en daarover doen wij geen uitspraken. Wij zorgen dat de regels die hij aanlevert correct toegepast worden, dat de berekening controleerbaar is en dat de voorstellen aansluiten op zijn pakket.

Moet ik ook klein materieel opnemen?

Dat is een afweging. Boekhoudkundig wordt klein materieel vaak meteen in kosten genomen, maar operationeel wilt u misschien wel weten waar uw boormachines en meettoestellen zijn. Het register laat toe om zulke toestellen op te volgen zonder afschrijvingsplan. U kiest zelf vanaf welk belang iets een etiket krijgt.

Alle software →

Assetmanagement

Een actueel register van machines, toestellen en materieel: waar het is, wie het gebruikt en in welke staat.

Onderhoudsbeheer (CMMS)

Plan onderhoud, registreer storingen en bewaar de historiek van elke machine en installatie.

Barcodescanning

Scannen in magazijn, productie en winkel, rechtstreeks verbonden met uw voorraad en orders.

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

Bouwbedrijven

Van vorderingsstaat tot nacalculatie: één systeem dat uw werven en uw kantoor op dezelfde cijfers zet.

Ook in Financieel