Abonnementsfacturatie
Terugkerende facturen voor contracten, licenties en onderhoud die elke periode correct vertrekken.
Terugkerende omzet verdient meer dan een agendaherinnering
Onderhoudscontracten, huurformules, licenties, hosting, bewakingsabonnementen: de omzet komt elke periode terug, maar de facturatie rust op een lijst die iemand manueel afloopt. Een contract dat halverwege de maand start, een klant die een module bijneemt, een indexering die vergeten wordt. Elke uitzondering is een kans op een fout of op niet-aangerekende omzet. Wij bouwen facturatie die vertrekt vanuit het contract zelf en elke periode berekent wat verschuldigd is.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Geen vergeten contracten
Elk actief contract levert op het juiste moment een factuur op. Wat getekend is, wordt aangerekend, ook wanneer de verantwoordelijke medewerker afwezig is.
02
Wijzigingen juist verrekend
Een uitbreiding, vermindering of stopzetting in de loop van een periode wordt pro rata berekend volgens de regels uit uw voorwaarden.
03
Zicht op toekomstige omzet
U ziet welke terugkerende omzet vastligt voor de komende periodes, welke contracten aflopen en waar een verlenging nog bevestigd moet worden.
Wat de software doet
01Contracten
Contractfiche met voorwaarden
Startdatum, looptijd, opzegtermijn, facturatieritme, prijs en inbegrepen diensten staan op één plaats en sturen de facturatie rechtstreeks aan.
Verlenging en opzeg
Het systeem signaleert aflopende contracten tijdig, verlengt stilzwijgend waar dat afgesproken is en verwerkt een opzeg met de juiste einddatum.
02Berekening
Vaste en variabele delen
Naast het vaste bedrag rekent u verbruik aan: gebruikers, interventies buiten contract, gereden kilometers of volumes, aangeleverd uit uw systemen.
Indexering van prijzen
Prijsaanpassingen worden toegepast volgens de formule in het contract, met een overzicht vooraf zodat u de nieuwe bedragen kunt nakijken.
03Inning
Facturatierun met controle
Per periode wordt een voorstel van alle facturen opgemaakt. U bekijkt de afwijkingen tegenover de vorige run en geeft daarna de verzending vrij.
Domiciliëring en opvolging
Voor klanten met een mandaat wordt een incassobestand aangemaakt voor uw bank. Geweigerde inningen komen in de opvolging terecht.
■Facturatieritme per contract: maand, kwartaal, jaar
■Pro rata bij start, wijziging en stopzetting
■Indexering volgens contractuele formule
■Incassobestanden voor domiciliëring
In de praktijk
Voorbeeldscenario
IT-dienstverlener met beheercontracten
Elke werkplek die bijkomt, staat de volgende maand op de factuur
- Uitdaging
- Een IT-dienstverlener rekende beheercontracten aan per werkplek. Het aantal werkplekken bij klanten veranderde voortdurend, maar de facturen werden gekopieerd van de vorige maand. Bij een nazicht bleken heel wat toestellen wel beheerd maar nooit aangerekend te zijn.
- Aanpak
- Wij koppelden het aantal beheerde toestellen uit hun beheerplatform aan de contracten in een nieuwe facturatiemodule. Elke maand wordt het werkelijke aantal vergeleken met het gefactureerde, en verschillen staan in het voorstel gemarkeerd.
- Resultaat
- De maandelijkse facturatie is een controle van een voorstel geworden. Uitbreidingen bij klanten worden vanzelf aangerekend, en de zaakvoerder ziet per klant hoe de terugkerende omzet evolueert.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan ik verbruik en een vast abonnement op één factuur zetten?
Ja. Het vaste deel komt uit het contract, het variabele deel uit de bron waar het verbruik gemeten wordt: een tellerstand, een urenregistratie, een aantal gebruikers. Beide verschijnen als aparte lijnen op dezelfde factuur, met een detail als bijlage wanneer de klant daarom vraagt.
Hoe ga ik om met indexering van lopende contracten?
Wij bouwen de formule in die in uw contract staat en passen ze toe op het afgesproken moment. Of en hoe u mag indexeren, hangt af van wat contractueel bepaald is en van de regelgeving voor uw sector. Laat de clausule nakijken door uw juridisch adviseur voor ze geautomatiseerd wordt.
Wat als een klant midden in de periode opzegt of uitbreidt?
Het systeem rekent het verschil uit op basis van het aantal dagen en uw voorwaarden. Dat kan een bijkomende lijn op de volgende factuur zijn of een creditnota. De wijziging wordt op het contract vastgelegd met datum en reden, zodat de berekening later nog te verklaren is. Zelf betaalt u bij ons geen licentie per gebruiker: uw facturatieteam mag groeien zonder dat de software mee duurder wordt.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?