Excel vervangen
Van rekenbladen die alleen de maker begrijpt naar een toepassing waarin heel het team veilig samenwerkt.
Uw belangrijkste bedrijfsproces zit in een bestand
Het begon als een handig lijstje. Vandaag telt het een hele rij tabbladen, macro’s die niemand durft aan te raken en een bestandsnaam die eindigt op ‘definitief nieuw’. Collega’s kunnen er niet tegelijk in werken en één verkeerd geplakte rij haalt de totalen onderuit. Wij zetten zo’n rekenblad om in een echte toepassing: dezelfde logica, maar met invoercontroles, rechten, historiek en koppelingen naar uw andere systemen.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Wij vertrekken van wat werkt
Uw rekenblad bewijst welke gegevens en berekeningen u nodig hebt. Dat is voor ons het beste lastenboek dat er bestaat.
02
Fouten worden onmogelijk
Een datum in een bedragveld, een overschreven formule, een rij die bij het sorteren losraakt: in een toepassing kan dat gewoon niet meer.
03
Excel blijft waar het sterk is
Voor een snelle analyse blijft een rekenblad ideaal. Elke lijst uit de nieuwe toepassing exporteert u met één klik om er zelf mee te rekenen.
Wat de software doet
01Van bestand naar toepassing
Formules worden bedrijfsregels
Wij ontleden uw berekeningen, ruimen tegenstrijdigheden op en bouwen ze in als vaste regels die voor iedereen hetzelfde resultaat geven.
Bestaande gegevens inlezen
De inhoud van uw tabbladen verhuist mee. Dubbels, lege rijen en afwijkende schrijfwijzen halen wij er bij het inlezen uit.
02Samenwerken zonder botsingen
Gelijktijdig werken
Verkoop, planning en administratie werken tegelijk in dezelfde gegevens. Niemand hoeft te wachten tot een collega het bestand sluit.
Zicht op wie wat wijzigde
Elke aanpassing wordt bijgehouden met naam en tijdstip. Een fout terugdraaien vraagt geen zoektocht meer door oude kopieën.
03Meer dan een rekenblad kan
Automatische opvolging
Een vervaldatum die nadert, een offerte zonder antwoord, een voorraad onder het minimum: de toepassing verwittigt de juiste persoon.
Rechtstreekse koppelingen
Klanten uit uw boekhouding, orders uit uw webshop, uren uit de prikklok: gegevens stromen binnen in plaats van te worden gekopieerd.
■Import van bestaande Excel-bestanden met opschoning
■Export van elke lijst naar Excel
■Rechten per gebruiker, zonder licentie per gebruiker
■Dashboards in plaats van draaitabellen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Aannemer met meerdere werven
De werfplanning in Excel vervangen door één gedeelde toepassing
- Uitdaging
- De planning van ploegen en materieel stond in een rekenblad dat de projectleider elke vrijdag bijwerkte en rondstuurde. Ploegbazen werkten met een afdruk, wijzigingen in de week gingen per telefoon. Regelmatig stond een machine op meerdere werven tegelijk ingepland.
- Aanpak
- Wij namen het bestaande bestand als uitgangspunt en bouwden een planbord met werven, ploegen en materieel. Dubbele boekingen worden bij het inplannen geweigerd. Ploegbazen raadplegen hun week op de smartphone en krijgen een melding bij een wijziging.
- Resultaat
- Er bestaat nog maar één planning en iedereen ziet de actuele versie. Conflicten rond materieel komen aan het licht bij het plannen in plaats van op de werf, en de projectleider besteedt zijn vrijdag niet langer aan het bijwerken van een bestand.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wanneer is een bedrijf Excel ontgroeid?
Typische signalen: meerdere mensen moeten in hetzelfde bestand werken, er circuleren versies, fouten worden pas laat ontdekt, het bestand wordt traag, of slechts één collega begrijpt hoe het in elkaar zit. Zodra een rekenblad een kernproces draagt, zoals planning, offertes of voorraad, wordt het een risico in plaats van een hulpmiddel.
Moeten onze medewerkers een heel nieuwe manier van werken aanleren?
Neen. Wij behouden bewust de logica en de benamingen die uw mensen kennen. De schermen lijken vaak op de tabbladen waarmee ze vertrouwd zijn, alleen met controles en knoppen in plaats van formules. De meeste gebruikers zijn snel mee, precies omdat het hun eigen proces blijft en geen opgelegd model van een standaardpakket. De toepassing is van u: verandert uw proces, dan verandert zij mee.
Is een toepassing op maat niet duurder dan een kant-en-klaar pakket?
Neen, maatwerk is niet duurder. Bij een pakket betaalt u per gebruiker, ook voor functies die niemand bij u opent, en daarbovenop voor de omwegen waar het pakket uw werkwijze niet volgt. Wij bouwen op een bestaande fundering en maken alleen wat uw rekenblad vandaag al doet, zonder dubbel werk. Past uw proces toch beter in een gangbaar pakket, dan zeggen wij dat eerlijk tijdens de analyse.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?