Excel ontgroeid: wat nu?

De signalen dat het rekenblad zijn grens bereikt

Let op terugkerende ergernissen, niet op één slechte dag. Hetzelfde klantnummer wordt op drie plaatsen ingetikt. Iemand vraagt welke versie de juiste is. Het bestand opent traag of loopt vast wanneer twee mensen er tegelijk in zitten. Cijfers op de vergadering kloppen niet met die van de boekhouder. En het duidelijkste signaal: één persoon begrijpt het bestand, en als die met verlof is, blijft het werk liggen. Elk van die punten is op zich draaglijk. Samen wijzen ze erop dat u een rekenblad gebruikt voor iets waar een databank met gebruikersrechten voor bedoeld is.

Waarom Excel hier tekortschiet

Een rekenblad bewaart gegevens en logica in dezelfde cellen. Wie een rij verschuift, kan ongemerkt een formule breken. Er bestaat geen echte controle op wat ingevuld wordt: een datum kan tekst zijn, een bedrag kan een typfout bevatten. U ziet ook niet wie wat gewijzigd heeft en wanneer. Rechten zijn grof: iemand ziet het hele bestand of niets. En een rekenblad praat niet vanzelf met uw facturatie, uw webshop of uw boekhoudpakket, dus blijft er iemand overtypen. Dat zijn geen fouten van Excel. Het is gewoon een ander soort gereedschap.

Drie uitwegen, elk met een eigen inspanning

De eerste uitweg is opruimen: één bronbestand, vaste invoervelden, duidelijke afspraken. Dat koopt tijd, maar lost het meerpersoonsprobleem niet op. De tweede is een standaardpakket dat uw proces afdekt. Dat gaat vlot wanneer u werkt zoals de meeste bedrijven in uw sector, maar u past zich aan het pakket aan en betaalt per gebruiker. De derde is een toepassing op maat die uw eigen werkwijze volgt en gekoppeld wordt aan wat u al hebt. Die valt niet duurder uit dan het pakket, maar vraagt wel uw eigen tijd tijdens de analyse. In ruil houdt u de vrijheid die u in Excel gewend was: zelf bepalen wat er verandert, alleen nu in een systeem dat het aankan.

Zo stapt u over zonder het bedrijf stil te leggen

Begin niet met alle bestanden tegelijk. Kies het rekenblad dat het meeste pijn doet, meestal de planning, de offertes of de voorraad. Schrijf op welke kolommen echt gebruikt worden en welke er uit gewoonte staan. Ruim de gegevens op vóór u ze overzet, want een nieuw systeem met vervuilde data wekt meteen wantrouwen. Laat het oude bestand een korte periode naast het nieuwe meelopen om cijfers te vergelijken, en sluit het daarna echt af. En voorzie een export naar Excel: uw mensen blijven graag zelf een lijstje trekken, en daar is niets mis mee.