Software voor cafés & bars
Vaten, flessen, kassa en personeel kloppen ook na een drukke nacht.
Wat getapt is, moet ook in de kassa zitten
In een café gaat het snel: bestellingen aan de toog, rekeningen die openblijven, een rondje van het huis, een vat dat midden in de avond leeg is. De volgende ochtend moet de kas kloppen, het leeggoed geteld zijn en de bestelling bij de brouwer vertrokken. Verschillen tussen wat verbruikt en wat aangeslagen is, blijven zo lang onzichtbaar. Wij koppelen kassa, voorraad en administratie zodat u die verschillen ziet en kunt aanpakken.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Verlies zit in kleine hoeveelheden
Een scheut te veel, een niet aangeslagen consumptie of een gebroken fles lijken onbelangrijk. Over een maand bepalen ze of een café winst maakt of niet.
02
Werken wanneer kantoren slapen
Afsluiten gebeurt 's nachts door wie dienst had. De procedure moet zo eenvoudig zijn dat ze ook dan juist wordt uitgevoerd, zonder de zaakvoerder te bellen.
03
Afspraken met de brouwer
Afnamecontracten, leeggoed, verhuurd materiaal en kortingen per volume maken de relatie met drankleveranciers ingewikkelder dan een gewone aankoopfactuur.
Bouwstenen voor uw sector
01Drank en voorraad
Verbruik tegenover verkoop
Na een telling vergelijkt het systeem wat uit de kelder verdween met wat de kassa registreerde. Het verschil per product is meteen zichtbaar.
Tellen met de smartphone
Flessen, bakken en vaten worden per koelkast of kelder geteld in een eenvoudige app. Aangebroken flessen kunnen bij benadering ingegeven worden.
02Kassa en afsluiting
Kasafsluiting in vaste stappen
Contant geld, kaartbetalingen en openstaande rekeningen worden stap voor stap bevestigd. Een tekort of overschot wordt met naam en uur genoteerd.
Rondjes en personeelsdrank
Aangeboden consumpties en eigen verbruik krijgen een aparte knop en een aparte lijn in het rapport, zodat ze niet verdwijnen in het voorraadverschil.
03Leverancier en team
Leeggoed en bestellingen
Geleverde en teruggegeven bakken en vaten worden bijgehouden per leverancier. De bestelling wordt voorgesteld op basis van voorraad en geplande evenementen.
Uren van wisselend personeel
Diensten van vaste medewerkers, studenten en gelegenheidshulp worden bij aankomst en vertrek geregistreerd en overzichtelijk doorgestuurd voor de loonverwerking.
■Voorraadverschil per product en per periode
■Afname per brouwer naast de contractafspraken
■Evenementen met eigen voorraad en afrekening
■Dagontvangsten automatisch naar de boekhouder
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Café met terras en zaal
Voorraadverschillen zichtbaar maken zonder wantrouwen in het team
- Uitdaging
- Een café met een feestzaal bestelde naar gevoel en telde de kelder zelden. De omzet lag hoog, maar het resultaat viel tegen. De uitbater vermoedde verlies aan de tap en bij evenementen, maar kon het niet aantonen.
- Aanpak
- Wij koppelden de kassa aan een eenvoudige voorraadtoepassing met wekelijkse telling op de smartphone. Aangeboden drank en eigen verbruik kregen aparte registraties. Evenementen in de zaal kregen een eigen voorraad en een eigen afrekening.
- Resultaat
- De uitbater ziet nu per product hoeveel er tussen kelder en kassa verloren gaat. Het gesprek met het team gaat over concrete cijfers en afspraken, en de bestellingen sluiten aan bij wat werkelijk verbruikt wordt.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe controleer ik of mijn drankverbruik overeenkomt met de kassa?
Tel op vaste momenten de voorraad en vergelijk het verbruik met de verkochte consumpties. Daarvoor moet elk product in de kassa een hoeveelheid hebben, zoals een glas uit een vat. Software maakt die omrekening en toont het verschil per product, zodat u gericht kunt zoeken naar de oorzaak.
Hoe maak ik de kasafsluiting eenvoudiger voor mijn personeel?
Met een vaste volgorde op het scherm in plaats van een papieren formulier. De medewerker telt, het systeem vergelijkt met de kassa en vraagt een korte toelichting bij een verschil. U ontvangt het resultaat de volgende ochtend zonder zelf te moeten langskomen. Omdat er geen licentie per gebruiker is, krijgt elke barman of jobstudent een eigen login zonder dat de rekening oploopt.
Kan ik afspraken met mijn brouwer opvolgen in software?
Ja. De afgenomen volumes per productgroep worden uit de aankoopfacturen gehaald en naast de afspraken uit uw contract gelegd. Zo weet u in de loop van het jaar waar u staat en komt u bij een gesprek met de brouwer niet voor verrassingen te staan.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.