Software voor traiteurs & catering
Elk feest een project: offerte, productie, materiaal en personeel in één dossier.
Geen twee feesten gelijk, wel één manier van werken
Een communiefeest, een bedrijfsreceptie en een trouw op locatie vragen elk een andere offerte, een ander menu en ander materiaal. De aantallen wijzigen tot enkele dagen vooraf, de klant wil vegetarische alternatieven en u moet weten hoeveel kelners en borden er meegaan. Wie dat per event in losse documenten beheert, rekent telkens opnieuw. Wij bouwen software waarin elk event een dossier is dat offerte, keuken, logistiek en factuur aanstuurt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Offertes vragen rekenwerk
Prijs per persoon, drankformules, personeel, verplaatsing en huurmateriaal moeten kloppen. Een vergeten post wordt pas zichtbaar wanneer het feest al voorbij is.
02
Aantallen blijven schuiven
Gasten zeggen af, er komen dieetwensen bij en de klant wisselt een gang. Elke wijziging moet doorwerken in inkoop, productie en de eindafrekening.
03
Meerdere events op één dag
In het hoogseizoen vertrekken er verschillende ploegen tegelijk. Materiaal, voertuigen en mensen mogen niet dubbel ingepland staan.
Bouwstenen voor uw sector
01Offerte en dossier
Offertes uit bouwstenen
Menu's, formules, personeel en materiaal worden gekozen uit een bibliotheek met kostprijs. De offerte rekent mee met het aantal gasten en toont uw marge.
Wijzigingen met historiek
Elke aanpassing van aantallen of menu wordt vastgelegd met datum. De klant bevestigt de laatste versie digitaal, zodat achteraf geen twijfel bestaat.
02Productie en aankoop
Productielijsten over events heen
De gerechten van alle events in een periode worden opgeteld per bereiding. De keuken produceert in één keer en verdeelt daarna per dossier.
Inkooplijst per leverancier
Uit de recepturen en de bevestigde aantallen volgt wat besteld moet worden. Dieetwensen en allergenen staan vermeld bij het juiste event.
03Logistiek en team
Laadlijst per event
Borden, glazen, warmhoudmateriaal en linnen worden per dossier gereserveerd. Bij terugkomst wordt geteld wat ontbreekt of beschadigd is.
Personeel inplannen en briefen
Koks en zaalpersoneel krijgen hun opdracht met adres, uur, dresscode en draaiboek op hun toestel. Gewerkte uren komen terug in het dossier.
■Voorschotfactuur en eindafrekening per event
■Draaiboek met tijdlijn voor keuken en zaal
■Beschikbaarheid van materiaal en voertuigen per datum
■Nacalculatie van elk event tegenover de offerte
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Traiteur voor feesten en bedrijven
Van offerte tot afrekening zonder het feest drie keer opnieuw in te tikken
- Uitdaging
- Een traiteur maakte offertes in een tekstverwerker en rekende ze na in Excel. Na akkoord werden productielijsten en laadlijsten apart opgesteld. Wijzigde het aantal gasten, dan moest elk document afzonderlijk aangepast worden en sloop er geregeld een verschil in.
- Aanpak
- Wij bouwden een eventdossier dat begint bij de offerte. Gerechten en materiaal komen uit een bibliotheek met recepturen en aantallen per persoon. Uit het bevestigde dossier ontstaan de productielijst, de laadlijst, de personeelsplanning en de facturen.
- Resultaat
- Een wijziging in het aantal gasten wordt één keer ingegeven en werkt overal door. De traiteur ziet na elk event wat het werkelijk opbracht en gebruikt dat bij de volgende offerte.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe maak ik sneller een offerte voor een feest of bedrijfsevent?
Werk met vaste bouwstenen in plaats van een leeg document: formules per persoon, opties, personeel per aantal gasten en materiaal. Software telt alles op, houdt rekening met verplaatsing en toont de marge. U past aan waar de klant iets bijzonders vraagt en verstuurt de offerte in uw eigen huisstijl. U bent baas over die opbouw en laat ze herschikken zodra uw formules of seizoensmenu's veranderen.
Hoe verwerk ik last-minute wijzigingen in het aantal gasten?
Leg in uw voorwaarden vast tot wanneer aantallen kunnen wijzigen en laat de software die datum bewaken. Elke aanpassing in het dossier herrekent de productie, de inkoop en de factuur. Wat na de uiterste datum wijzigt, wordt apart getoond zodat u bewust beslist hoe u het aanrekent.
Kan ik materiaal en personeel plannen over meerdere events?
Ja. Elk event reserveert wat het nodig heeft op zijn datum. De planning toont meteen waar een tekort ontstaat, bijvoorbeeld te weinig borden of een chauffeur die twee keer is ingeschreven. Zo kunt u tijdig bijhuren of een extra kracht zoeken.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.