Software voor evenementenbureaus
Draaiboek, leveranciers en budget per event bewaakt, tot de laatste factuur binnen is.
Het event was een succes. Was het ook rendabel?
Een evenementenbureau bouwt elke keer een tijdelijk bedrijf op: een locatie, een cateraar, techniek, sprekers, vervoer, hostessen. Elk met een offerte, een optie, een voorschot en een aankomstuur. Het budget dat de klant goedkeurde, verschuift bij elke wijziging, en de eindafrekening wordt weken later gepuzzeld uit mails en facturen. Wij bouwen software die per event het budget, de leveranciers, de planning en de deelnemers in één dossier houdt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Budget dat meebeweegt
Elke post heeft een begroot bedrag, een bestelde kost en een werkelijke factuur. Na elke wijziging ziet u wat er van de marge overblijft.
02
Geen optie die ongemerkt vervalt
Opties op locaties en leveranciers hebben een vervaldatum en een verantwoordelijke. Het systeem verwittigt voor ze aflopen.
03
Draaiboek dat iedereen kan volgen
Timing, verantwoordelijken en contactgegevens staan in één draaiboek dat de ploeg op de dag zelf op de telefoon raadpleegt.
Bouwstenen voor uw sector
01Voorstel en budget
Budgetopbouw per post
Een voorstel wordt opgebouwd uit posten met inkoopprijs en verkoopprijs. Varianten voor een ander aantal gasten zijn snel doorgerekend.
Wijzigingen na akkoord
Extra wensen van de klant worden toegevoegd als meerwerk met een eigen goedkeuring, zodat de eindafrekening geen verrassingen bevat.
02Productie
Leveranciers en bestellingen
Aanvragen, opties, bevestigingen en voorschotten per leverancier staan bij het event. U ziet in één lijst wat nog bevestigd moet worden.
Taken en draaiboek
Uit een sjabloon per type event komen de taken met termijn. Het minuut-per-minuutschema groeit mee en wordt gedeeld met crew en leveranciers.
03Deelnemers en afsluiting
Inschrijvingen en gastenlijst
Genodigden schrijven in via een pagina in de stijl van de klant, met keuzes voor sessies of dieetwensen. Aan de ingang wordt gescand.
Eindafrekening per event
Inkoopfacturen worden aan de budgetposten gekoppeld. De afrekening voor de klant en het eigen resultaat volgen uit hetzelfde dossier.
■Budget per event met begroot, besteld en werkelijk
■Optiebeheer met vervaldata voor locaties
■Draaiboek op smartphone voor crew en leveranciers
■Inschrijfpagina en toegangscontrole met scan
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Bureau voor bedrijfsevents
Elke aankoopfactuur vindt haar event en haar budgetpost
- Uitdaging
- Een evenementenbureau organiseerde personeelsfeesten en congressen voor bedrijven. Het budget stond in een rekenblad per event. Na afloop kwamen facturen van leveranciers verspreid binnen, en niemand kon zeker zeggen of alle kosten aan de klant waren doorgerekend.
- Aanpak
- Wij bouwden een eventdossier met budgetposten en bestellingen per leverancier. Inkomende facturen worden herkend en aan de bestelling gekoppeld. Een event kan pas worden afgesloten wanneer elke bestelling een factuur heeft of bewust is geschrapt.
- Resultaat
- De eindafrekening voor de klant is volledig en vertrekt sneller na het event. Het bureau kent het resultaat per event en per type opdracht, en gebruikt die cijfers bij het opmaken van nieuwe voorstellen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe bewaak ik het budget van een evenement terwijl alles nog verandert?
Door elke wijziging meteen in het budget te verwerken. Het aantal gasten stijgt, de catering wordt herrekend; de klant wil extra licht, er komt een post meerwerk bij. De software toont na elke aanpassing het nieuwe totaal en de marge. U beslist met actuele cijfers in plaats van met het voorstel van drie versies geleden.
Kan de software ook inschrijvingen en gastenlijsten beheren?
Ja. Wij bouwen een inschrijfpagina per event, met de vragen die u nodig heeft. Bevestigingen en herinneringen vertrekken automatisch. Op de dag zelf scant het onthaal de code van elke gast. De aantallen stromen door naar het dossier, zodat catering en zaalopstelling met de juiste cijfers werken.
Wij organiseren zeer uiteenlopende events. Is één systeem dan haalbaar?
Ja, omdat de onderliggende structuur dezelfde is: een klant, een datum, een budget, leveranciers en taken. Wij werken met sjablonen per type event, die u zelf kunt aanpassen. Een teambuilding voor twintig personen krijgt een licht dossier, een congres een uitgebreid, binnen dezelfde software. Verandert uw aanbod, dan verandert de software mee: zij is van u en u bepaalt wat er wordt bijgebouwd.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.