Software voor boekhoudkantoren

Wat wij in uw sector oplossen

01

Documenten komen op één plek binnen

Klanten laden stukken op via een portaal of sturen ze door per mail. Het kantoor ziet per periode wat ontbreekt, zonder mailboxen uit te pluizen.

02

Geen deadline uit het oog

Btw-aangiftes, jaarrekeningen en andere periodieke taken staan per klant op een kalender, met een verantwoordelijke en een status.

03

Zicht op rendement per dossier

Geregistreerde tijd staat naast het afgesproken ereloon. U ziet welke klanten meer werk vragen dan hun forfait dekt.

Bouwstenen voor uw sector

01Samenwerking met klanten

Klantenportaal

Uw klant vindt er zijn documenten, openstaande vragen en afgewerkte rapporten. Aanmelden kan met itsme of eID, zonder losse wachtwoorden.

Automatische herinneringen

Wie zijn stukken niet tijdig aanlevert, krijgt een vriendelijke herinnering op vaste momenten. Uw medewerkers hoeven dat niet meer zelf te doen.

02Kantoororganisatie

Terugkerende taken per dossier

Voor elke klant worden de taken van het jaar aangemaakt op basis van zijn profiel: btw-regime, rechtsvorm, loonadministratie of niet.

Vragen aan de klant opvolgen

Een vraag over een onduidelijke boeking wordt een opvolgpunt bij het dossier. Het antwoord komt terug op dezelfde plek, niet in een privémailbox.

03Tijd en ereloon

Tijdsregistratie per klant

Medewerkers registreren tijd per dossier en per soort werk. Meerwerk buiten het forfait is zichtbaar en kan onderbouwd worden aangerekend.

Periodieke ereloonnota’s

Vaste bedragen en bijkomende prestaties worden automatisch gefactureerd en naar de klant gestuurd, met het detail van de geleverde prestaties erbij.

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Boekhoudkantoor met acht medewerkers

Ontbrekende stukken opgevolgd zonder dat iemand hoeft te bellen

Uitdaging: Een kantoor verloor bij elke btw-periode dagen aan het opvragen van documenten. Elke dossierbeheerder hield een eigen lijstje bij van wie al had aangeleverd. Bij afwezigheid van een collega wist niemand hoe ver een dossier stond.
Aanpak: Wij bouwden een portaal waarin klanten per periode hun stukken opladen, met een overzicht voor het kantoor van wat binnen is. Herinneringen vertrekken automatisch volgens een vast schema. Elke periodieke taak heeft een status die het hele team ziet.
Resultaat: De dossierbeheerders bellen alleen nog de hardnekkige laatkomers. Bij ziekte neemt een collega een dossier over zonder zoekwerk, en de laatste dagen voor een aangifte verlopen merkbaar rustiger.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?

Zelfevaluatie · 5 vragen

Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.

Waar zit uw planning?

In één systeem dat iedereen zietIn een gedeelde agenda of rekenbladOp een bord of op papierIn het hoofd van één persoon

Hoe komt een offerte of bestelling bij de facturatie terecht?

AutomatischMet een paar klikkenIemand typt alles opnieuw inVia papier, e-mail en geheugen

Hoe geven uw mensen onderweg of op de werkvloer informatie door aan kantoor?

Via een app die gekoppeld is aan kantoorMet foto’s en berichtenMet papieren bonnenZe bellen het door

Hoe goed kent u uw marge per klant, project of product?

Op elk momentNa het afsluiten van de maandBij benaderingDat weten we eigenlijk niet

Hoe goed past uw huidige software bij uw sector?

GoedRedelijk, met omwegenSlecht, we werken eromheenWe hebben geen specifieke software

Bespreek uw antwoorden met ons →

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Welke software gebruikt een boekhoudkantoor naast het boekhoudpakket?

Het boekhoudpakket doet de boekingen en aangiftes. Wat ontbreekt, is meestal de organisatie errond: documenten inzamelen, deadlines bewaken, vragen opvolgen, tijd registreren en erelonen factureren. Wij bouwen die kantoorlaag op maat en koppelen ze aan uw pakket, zodat klantgegevens maar op één plaats worden onderhouden.

Hoe krijg ik klanten zover dat ze digitaal aanleveren?

Door het hen gemakkelijk te maken. Een foto met de telefoon, een mail doorsturen naar een eigen adres of een map slepen in het portaal: elke klant kiest wat hem ligt. Een AI-agent sorteert wat binnenkomt per dossier en periode, herkent het soort document en meldt wat nog ontbreekt. Uw dossierbeheerder keurt goed voor er iets geboekt wordt.

Is een klantenportaal veilig genoeg voor financiële gegevens?

Wij bouwen met versleutelde verbindingen, sterke aanmelding en rechten per gebruiker, en loggen wie welk document heeft bekeken. U kunt de software op eigen servers of bij een Belgische hostingpartij laten draaien. Over uw verplichtingen als verwerker van persoonsgegevens denkt u best na met uw functionaris of adviseur; wij leveren de technische kant.

Alle sectoren →

01

Klantenportaal

Uw klanten raadplegen zelf hun facturen, orders, documenten en dossiers, op elk moment van de dag.

02

Dossierbeheer

Alles over één zaak samen: partijen, documenten, correspondentie, termijnen en prestaties.

03

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

04

AI-documentverwerking