Software voor marketingbureaus
Briefings, feedbackrondes en retainers beheerst, zodat creatief werk ook betaald wordt.
De derde correctieronde staat zelden op de factuur
Een marketingbureau jongleert met tientallen kleine jobs tegelijk: een campagne, een reeks posts, een website, drukwerk. Briefings komen binnen via mail en chat, feedback van de klant zit in losse opmerkingen en niemand weet precies hoeveel uren een retainer deze maand al verbruikt heeft. Het werk wordt geleverd, maar de extra rondes verdwijnen in de marge. Wij bouwen software die elke job een duidelijke briefing, een eigenaar, een urenbudget en een goedkeuring geeft.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Eén briefing, één plek
Elke vraag van de klant wordt een job met doel, formaten, deadline en bijlagen. Het team werkt op basis daarvan, niet op een doorgestuurde mail.
02
Feedback gebundeld per versie
De klant geeft opmerkingen op het werk zelf en keurt een versie goed. U ziet hoeveel rondes er al geweest zijn.
03
Retainers die niet leeglopen
Verbruikte uren van een maandpakket zijn zichtbaar voor u en voor de klant. Wat erboven gaat, wordt besproken voor het gemaakt is.
Bouwstenen voor uw sector
01Jobs en samenwerking
Intake van aanvragen
Klanten dienen aanvragen in via een formulier dat de juiste vragen stelt. Onvolledige briefings komen niet meer bij de ontwerper terecht.
Goedkeuring door de klant
Ontwerpen, teksten en video’s worden gedeeld via een link. Opmerkingen en het uiteindelijke akkoord blijven bij de job bewaard.
02Capaciteit
Werkdruk per medewerker
U ziet wie deze week hoeveel op zijn bord heeft, per discipline. Een spoedjob krijgt een plaats zonder dat een andere deadline ongemerkt sneuvelt.
Tijd registreren per job
Een timer of snelle invoer per job maakt uren bijhouden licht. De uren tellen meteen mee in het budget van project of retainer.
03Financieel
Retainers en strippenkaarten
Maandpakketten worden automatisch gefactureerd. Het systeem houdt saldo, overdracht naar de volgende maand en meerwerk bij volgens het contract.
Doorrekenen van externe kosten
Drukwerk, mediabudget, beeldbank of een freelancer worden bij de job geboekt en met de afgesproken toeslag aan de klant aangerekend.
■Aanvraagformulier voor klanten met verplichte velden
■Versiebeheer en goedkeuring van creatief werk
■Urensaldo per retainer, zichtbaar voor de klant
■Overzicht van werkdruk per discipline en week
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Communicatiebureau met twaalf medewerkers
De klant ziet zelf hoeveel uren van zijn pakket verbruikt zijn
- Uitdaging
- Een bureau werkte voor de meeste klanten met een vast maandpakket. Uren werden slordig bijgehouden en niemand durfde meerwerk aan te rekenen zonder cijfers. Sommige klanten verbruikten structureel veel meer dan wat ze betaalden.
- Aanpak
- Wij bouwden een jobsysteem met tijdsregistratie per aanvraag en een klantenpagina per retainer. Daarop staat het saldo van de maand en de lijst van uitgevoerde jobs. Bij een nieuwe aanvraag die het pakket overschrijdt, krijgt de accountmanager een signaal.
- Resultaat
- Het gesprek over meerwerk gebeurt nu vooraf en met cijfers op tafel. Enkele pakketten zijn herzien, andere klanten plannen hun aanvragen bewuster, en het team heeft minder het gevoel onbetaald werk te doen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe houd ik als bureau grip op uren binnen een retainer?
Door elke aanvraag als job te registreren en de tijd erop te boeken. De software telt per klant op wat verbruikt is tegenover het pakket en toont dat aan uw team en aan de klant. Zo wordt een overschrijding een afspraak in plaats van een verrassing op het einde van de maand.
Kan de klant feedback geven zonder eindeloze mails?
Ja. De klant opent het werk via een link, plaatst opmerkingen op de juiste plek en keurt goed met één klik. Alle opmerkingen van een ronde komen samen bij de ontwerper of copywriter. Wie wat gevraagd heeft en wanneer het is goedgekeurd, blijft terug te vinden.
Wij gebruiken al een takenlijst. Waarom zou maatwerk beter zijn?
Een takenlijst toont wat er te doen is, niet wat het opbrengt. De winst zit in de koppeling tussen job, uren, retainer en factuur. Wij bouwen die samenhang rond uw manier van werken, en kunnen bestaande tools die goed draaien via een koppeling laten meedoen in plaats van ze te vervangen. Bovendien blijft u eigenaar van het resultaat: werkt uw bureau morgen met andere formules, dan laat u de software meebewegen.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.