Software voor vermogensbeheerders
Klantendossiers, opvolgtaken en rapportering in een omgeving die u zelf beheert.
Elk klantgesprek gedocumenteerd, elk dossier compleet
Een vermogensbeheerder leeft van vertrouwen en van dossiers die kloppen. Klantprofielen, overeenkomsten, gespreksverslagen en periodieke herzieningen moeten terug te vinden zijn, ook jaren later. In de praktijk zitten ze in gedeelde mappen, mailboxen en de hoofden van de beheerders. Wij bouwen een afgeschermde dossieromgeving die uw werkwijze volgt en aansluit op de systemen waar de portefeuillegegevens vandaan komen.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Niets hangt af van één persoon
Gesprekken, afspraken en beslissingen staan in het klantdossier. Neemt een collega een relatie over, dan leest hij de voorgeschiedenis in plaats van ze te moeten navragen.
02
Herzieningen op tijd ingepland
Het systeem houdt bij wanneer een klantprofiel of een overeenkomst opnieuw bekeken moet worden en zet de taak klaar bij de verantwoordelijke beheerder.
03
Gevoelige data onder eigen beheer
Wie welk dossier mag zien, bepaalt u per rol. Elke raadpleging en wijziging wordt gelogd. De toepassing kan op uw eigen infrastructuur draaien.
Bouwstenen voor uw sector
01Klantdossier
Familie- en vennootschapsstructuren
Een klant is vaak een gezin, een vennootschap en een maatschap tegelijk. Het dossier toont die verbanden, zodat u het geheel ziet en niet alleen een losse rekening.
Documenten met versiebeheer
Overeenkomsten, identiteitsstukken en vragenlijsten worden per klant bewaard met datum en versie. U weet welk document geldig is en welk vervangen werd.
02Opvolging en taken
Gespreksverslag in vaste vorm
Na elk contact vult de beheerder een kort verslag in met besproken punten en afspraken. Daaruit ontstaan taken met een eigenaar en een einddatum.
Onboarding van nieuwe klanten
Een nieuwe relatie doorloopt vaste stappen: gegevens verzamelen, documenten ondertekenen, intern nazicht. U ziet per dossier welke stap nog openstaat.
03Rapportering en toezicht
Periodieke klantrapporten
Gegevens uit uw portefeuillesystemen worden samengebracht in een rapport in uw huisstijl. De klant leest het in een beveiligde zone in plaats van in een bijlage.
Controlelijsten voor intern nazicht
Uw verantwoordelijke voor toezicht krijgt overzichten van onvolledige dossiers en verlopen documenten, zonder zelf map per map te moeten openen.
■Klantdossiers met relaties tussen personen
■Rechten per rol en volledige logging
■Digitale ondertekening van documenten
■Beveiligde klantenzone voor rapporten
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Onafhankelijk beheerkantoor
Klantgeschiedenis uit mailboxen gehaald en in dossiers gezet
- Uitdaging
- Een kantoor met enkele beheerders bewaarde gespreksnotities in persoonlijke mailboxen en documenten op een gedeelde schijf. Bij een interne controle kostte het dagen om per klant te tonen wat wanneer besproken en beslist was.
- Aanpak
- Wij bouwden een dossieromgeving met een tijdlijn per klant, vaste verslagvormen en taken voor periodieke herzieningen. Bestaande documenten werden per klant ingeladen en de toegang werd per rol afgebakend en gelogd.
- Resultaat
- De voorgeschiedenis van een relatie staat nu op één scherm. Herzieningen worden ingepland in plaats van achteraf ingehaald, en een nazicht van dossiers gebeurt aan de hand van een lijst in plaats van zoekwerk.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan een dossiersysteem gekoppeld worden aan onze portefeuillegegevens?
Dat hangt af van wat uw depotbanken en beheersystemen ter beschikking stellen. Sommige bieden een API, andere dagelijkse bestanden. Wij onderzoeken dat tijdens de analyse en bouwen de koppeling met controle op volledigheid, zodat u merkt wanneer een levering ontbreekt of afwijkt.
Waar staan onze klantgegevens als we software op maat laten bouwen?
Dat kiest u. De toepassing kan draaien op servers in uw eigen kantoor of bij een hostingpartij die u aanduidt. U blijft eigenaar van de data en bepaalt wie toegang krijgt. Wij richten versleuteling, back-ups en logging in en documenteren hoe alles is opgezet.
Helpt software ons om aan de regelgeving te voldoen?
Software legt vast wat u doet en maakt het aantoonbaar; ze vervangt geen juridisch advies. Welke verplichtingen precies voor uw kantoor gelden, bespreekt u met uw compliance-adviseur of de toezichthouder. Wij vertalen de afspraken die daaruit volgen naar vaste stappen, controles en overzichten in het systeem.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.