Software voor notarissen
Elke akte kent tientallen opzoekingen en stappen. Wij zorgen dat er geen enkele blijft liggen.
Wie wacht op wat voor de akte van volgende week?
Op een notariskantoor is geen dossier klaar voor alle attesten, opzoekingen en inlichtingen binnen zijn. Voor één verkoop vraagt een medewerker gegevens op bij gemeente, syndicus, bank en verkoper, en houdt hij in een checklist of in zijn hoofd bij wat nog ontbreekt. Cliënten bellen om te horen hoe ver het staat. Wij bouwen de opvolglaag rond uw bestaande notariële software: stappen per dossiertype, automatische herinneringen en een portaal waar de cliënt zelf aanlevert en volgt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Per akte een duidelijke checklist
Een verkoop, schenking of vennootschapsakte krijgt de stappen die erbij horen. U ziet per dossier wat aangevraagd, ontvangen of achterstallig is.
02
Cliënten leveren digitaal aan
Identiteitsgegevens, eigendomstitels en attesten komen via een beveiligd portaal binnen, in plaats van verspreid over mails en enveloppen.
03
Minder statustelefoons
De cliënt ziet zelf welke stappen afgerond zijn en wat van hem verwacht wordt. Uw medewerkers worden minder vaak gestoord.
Bouwstenen voor uw sector
01Dossieropvolging
Stappenplannen per aktetype
U legt per soort akte vast welke opzoekingen en documenten nodig zijn. Bij het openen van een dossier worden die taken aangemaakt met een streefdatum.
Opvolging van aanvragen
Elke uitgestuurde vraag aan een derde krijgt een datum en een opvolgmoment. Blijft het antwoord uit, dan meldt het systeem dat aan de dossierbeheerder.
02Cliënt en partijen
Beveiligd cliëntenportaal
Partijen melden aan met itsme of eID, vullen hun gegevens aan, laden stukken op en raadplegen ontwerpen die het kantoor voor hen klaarzet.
Afspraken voor ondertekening
Het systeem zoekt een moment dat past voor alle partijen en de notaris, en stuurt bevestiging en herinnering met wat mee te brengen is.
03Kantoor en overzicht
Planning van akten
Een kalender toont alle geplande akten met hun volledigheid. Een dossier dat een week voor de datum nog stukken mist, valt meteen op.
Werkverdeling in het team
U ziet hoeveel dossiers elke medewerker opvolgt en waar het vastloopt, zodat werk kan worden herverdeeld voor het dringend wordt.
■Sjablonen met stappen per type akte
■Herinneringen voor uitstaande aanvragen bij derden
■Cliëntenportaal met aanmelding via itsme of eID
■Overzicht van geplande akten met volledigheidsstatus
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Notariskantoor met twee notarissen
Dossiers compleet voor de akte, niet de avond ervoor
- Uitdaging
- Op een kantoor met veel vastgoedakten hield elke medewerker zijn opzoekingen bij op een papieren voorblad. Ontbrekende attesten werden vaak pas opgemerkt bij de voorbereiding van de akte, met haastige telefoons en soms een uitgestelde ondertekening als gevolg.
- Aanpak
- Wij bouwden een opvolgmodule naast het bestaande notarispakket. Per aktetype worden de nodige stappen aangemaakt. Elke aanvraag heeft een status en een opvolgdatum, en een weekoverzicht toont welke geplande akten nog onvolledig zijn.
- Resultaat
- Ontbrekende stukken komen ruim vooraf aan het licht. De notarissen bespreken elke week een korte lijst met knelpunten, en uitgestelde akten wegens een vergeten attest komen nauwelijks nog voor.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan er software naast ons bestaande notarispakket draaien?
Ja, dat is precies onze aanpak. Wij vervangen uw vakpakket voor het opstellen en registreren van akten niet. Wij bouwen wat errond ontbreekt, zoals opvolging van opzoekingen, een cliëntenportaal en overzicht voor het kantoor, en bekijken welke gegevens via export of koppeling kunnen worden uitgewisseld.
Hoe laat ik cliënten veilig documenten bezorgen aan het kantoor?
Via een portaal met sterke aanmelding. De cliënt ziet een lijst van wat verwacht wordt en laadt elk stuk op de juiste plaats op. De verbinding is versleuteld en toegang is beperkt tot de partijen van dat dossier. Dat is veiliger en overzichtelijker dan bijlagen in een gewone mail. Het portaal draait op uw eigen server of in een private cloud, zodat stukken van cliënten niet op een gedeeld platform belanden.
Is zulke software ook zinvol voor een klein notariskantoor?
Juist in een klein team weegt elke afwezigheid zwaar. Wanneer de stand van elk dossier in het systeem staat en niet in iemands hoofd, kan een collega het zo overnemen. Wij beginnen met de dossiertypes die u het vaakst behandelt en breiden uit wanneer dat nut heeft.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.