Software voor reisbureaus
Reisdossiers, leveranciers en betalingen samen in één overzicht per klant.
Eén reisdossier, geen losse bevestigingen meer
Een reis bestaat uit vluchten, hotels, transfers en excursies, elk met een eigen bevestiging, optiedatum en betaaltermijn. In veel reisbureaus zit die informatie verspreid over mailboxen, een boekingssysteem en een rekenblad met voorschotten. Wie vervangt een collega met verlof, moet eerst puzzelen. Wij bouwen een dossieromgeving waarin elke reis, elke leverancier en elke betaling op één plaats staat, gekoppeld aan uw boekhouding.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Opties die niet meer verlopen
Elke optie bij een hotel of vervoerder krijgt een vervaldatum in het dossier. Uw medewerker ziet ’s ochtends welke opties vandaag bevestigd of losgelaten moeten worden.
02
Voorschot en saldo onder controle
Het systeem weet welke reiziger een voorschot betaalde en wanneer het saldo verschuldigd is. Herinneringen vertrekken op het juiste moment, zonder lijstjes ernaast.
03
Marge per reis zichtbaar
Verkoopprijs en aankoopkosten staan naast elkaar in hetzelfde dossier. U ziet welke bestemmingen en formules renderen en waar de marge wegsmelt door wijzigingen.
Bouwstenen voor uw sector
01Dossier en offerte
Reisofferte uit bouwstenen
Stel een voorstel samen uit vluchten, verblijven en activiteiten die u vaker verkoopt. De klant krijgt een verzorgd document, u houdt de kostprijs per onderdeel bij.
Reizigersgegevens één keer ingeven
Namen zoals op het paspoort, geboortedata en voorkeuren worden één keer geregistreerd en hergebruikt voor tickets, kamerlijsten en latere reizen van dezelfde klant.
02Leveranciers en betalingen
Leveranciersfacturen per dossier
Facturen van hotels en touroperators worden aan het juiste dossier gehangen en vergeleken met wat was afgesproken. Afwijkingen vallen op vóór u betaalt.
Betalingen automatisch afgepunt
Via bankbestanden worden ontvangen voorschotten en saldi aan het dossier gekoppeld. Uw team hoeft geen rekeninguittreksels meer naast een lijst te leggen.
03Communicatie met reizigers
Reisdocumenten in een klantenzone
Vouchers, tickets en het programma staan klaar in een beveiligde omgeving. De reiziger vindt alles terug, ook als de mail met bijlagen zoek is geraakt.
Berichten bij wijzigingen
Verandert een vluchtuur of een hotel, dan krijgen alle betrokken reizigers een bericht en wordt de wijziging in het dossier gelogd met datum en afzender.
■Reisdossiers met alle onderdelen en vervaldata
■Groepsreizen met kamerverdeling en deelnemerslijst
■Koppeling met boekhouding en bankbestanden
■Margerapport per reis, bestemming en medewerker
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Reisbureau met groepsreizen
Van mappen per groepsreis naar één digitaal dossier per vertrek
- Uitdaging
- Een reisbureau dat groepsreizen voor verenigingen organiseert, hield per vertrek een papieren map en een rekenblad bij. Wie had al betaald, wie wou een eenpersoonskamer, welke bus was bevestigd: het antwoord hing af van wie die dag op kantoor was.
- Aanpak
- Wij bouwden een dossieromgeving met deelnemerslijsten, kamerverdeling en een betalingsstatus per reiziger. Inschrijvingen komen binnen via een formulier, betalingen worden uit de bank afgepunt en leveranciersbevestigingen hangen aan het vertrek.
- Resultaat
- Elke medewerker kan nu een vraag van een deelnemer beantwoorden zonder de dossierbeheerder te storen. Openstaande saldi worden vroeger opgevolgd en de eindafrekening per groep staat sneller op papier.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan software op maat samenwerken met ons bestaande boekingssysteem?
In veel gevallen wel. Wij bekijken eerst welke gegevens uw boekingssysteem kan uitwisselen, via een API of via exportbestanden. Daarna bouwen wij de dossier- en betalingsopvolging er rond, zodat u boekingen niet opnieuw moet intikken. Kan een systeem niets uitwisselen, dan zeggen wij dat eerlijk en zoeken wij een andere werkwijze.
Hoe volgen we voorschotten en saldi van reizigers beter op?
Door de betaalafspraken in het dossier zelf vast te leggen. Het systeem kent dan het bedrag van het voorschot, de datum van het saldo en wat al ontvangen is. Betalingen worden via bankbestanden herkend en herinneringen vertrekken automatisch. Uw medewerkers krijgen alleen nog de dossiers te zien waar iets niet klopt.
Is een eigen systeem zinvol voor een klein reiskantoor?
Dat hangt af van uw type reizen. Verkoopt u vooral pakketten van touroperators, dan volstaat vaak een beperkte opvolging van klanten en betalingen. Stelt u zelf reizen samen of organiseert u groepen, dan loont een dossieromgeving sneller. Tijdens een korte analyse brengen wij in kaart wat u vandaag dubbel doet. Wat wij bouwen, blijft van u: u beslist wat er verandert wanneer uw aanbod verschuift, zonder te wachten op een leverancier.
01
Dossierbeheer
Alles over één zaak samen: partijen, documenten, correspondentie, termijnen en prestaties.
02
Klantenportaal
Uw klanten raadplegen zelf hun facturen, orders, documenten en dossiers, op elk moment van de dag.
03
Reserveringssoftware
Uw klanten boeken zelf een tafel, kamer, zaal of toestel, en uw agenda blijft kloppen.
04
Betalingsherinneringen
Vervallen facturen krijgen op tijd de juiste herinnering, in uw toon en zonder dat u eraan moet denken.
05
Bankkoppeling (CODA)
Bankverrichtingen lopen elke dag binnen en worden automatisch afgepunt tegen uw facturen.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.