Software voor consultancybureaus

Wat wij in uw sector oplossen

01

Bezetting vooruit bekijken

U ziet per consultant welke dagen verkocht zijn en waar gaten vallen, vroeg genoeg om er commercieel iets aan te doen.

02

Budget bewaken tijdens de opdracht

Gepresteerde dagen worden naast het verkochte budget gelegd. Een opdracht die uit de hand loopt, ziet u halfweg en niet bij de eindfactuur.

03

Factureren zonder navragen

Goedgekeurde timesheets en onkosten worden de factuur, volgens de afspraak met de klant: regie, vaste prijs of schijven.

Bouwstenen voor uw sector

01Opdrachten en verkoop

Van voorstel naar opdracht

Een aanvaard voorstel wordt een opdracht met fasen, budget in dagen en een afgesproken tarief per profiel, zonder alles opnieuw in te geven.

Pijplijn en verwachte omzet

Lopende voorstellen krijgen een kans en een verwachte start. Samen met de getekende opdrachten geeft dat een beeld van de komende maanden.

02Mensen en tijd

Planning per consultant

Consultants worden op opdrachten ingepland per dag of halve dag. Verlof en opleiding staan in hetzelfde beeld, zodat niemand dubbel geboekt is.

Timesheets met goedkeuring

De consultant vult zijn week in op telefoon of laptop. De opdrachtverantwoordelijke of de klant keurt goed voor er gefactureerd wordt.

03Financieel

Facturatie per opdrachttype

Regie wordt per periode gefactureerd met detail van prestaties. Vaste prijzen volgen een betalingsschema dat aan mijlpalen hangt.

Marge per opdracht en klant

Opbrengst staat naast de kost van eigen medewerkers en ingehuurde freelancers, zodat u weet welk soort werk het bureau draagt.

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Adviesbureau met vijftien consultants

Opdrachten die over budget gaan, halfweg gezien

Uitdaging: Een adviesbureau werkte vooral met vaste prijzen. De vennoten merkten pas bij het afsluiten van een opdracht dat er veel meer dagen in waren gekropen dan verkocht. Timesheets werden per maand ingeleverd en zelden naast het budget gelegd.
Aanpak: Wij bouwden een opdrachtbeheer waarin elke fase een budget in dagen heeft. Consultants vullen wekelijks hun tijd in. Een overzicht toont per opdracht het verbruik tegenover de voortgang, met een signaal wanneer beide uit elkaar lopen.
Resultaat: De opdrachtverantwoordelijke gaat het gesprek met de klant aan wanneer er nog iets bij te sturen valt. Meerwerk wordt vaker vooraf afgesproken, en de vennoten kennen de marge van een opdracht terwijl ze loopt.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?

Zelfevaluatie · 5 vragen

Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.

Waar zit uw planning?

In één systeem dat iedereen zietIn een gedeelde agenda of rekenbladOp een bord of op papierIn het hoofd van één persoon

Hoe komt een offerte of bestelling bij de facturatie terecht?

AutomatischMet een paar klikkenIemand typt alles opnieuw inVia papier, e-mail en geheugen

Hoe geven uw mensen onderweg of op de werkvloer informatie door aan kantoor?

Via een app die gekoppeld is aan kantoorMet foto’s en berichtenMet papieren bonnenZe bellen het door

Hoe goed kent u uw marge per klant, project of product?

Op elk momentNa het afsluiten van de maandBij benaderingDat weten we eigenlijk niet

Hoe goed past uw huidige software bij uw sector?

GoedRedelijk, met omwegenSlecht, we werken eromheenWe hebben geen specifieke software

Bespreek uw antwoorden met ons →

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe houd ik de bezettingsgraad van mijn consultants bij?

Door planning en tijdsregistratie in hetzelfde systeem te zetten. De planning toont wat verkocht en ingepland is, de timesheets wat werkelijk gepresteerd werd. Daaruit volgt per persoon en per team hoeveel tijd factureerbaar was. Wij bouwen het overzicht zoals u het wilt lezen, per week, maand of opdracht. Vertrouwelijke opdrachtgegevens houdt u in eigen beheer: u mag de toepassing zelf hosten of in een private cloud plaatsen.

Kan de klant timesheets zelf goedkeuren?

Ja. De klant ontvangt een link naar de prestaties van de periode en keurt goed of stelt een vraag. De goedkeuring wordt bewaard bij de timesheet en bij de factuur gevoegd. Zo vermijdt u discussies achteraf en hoeft u geen ondertekende papieren staten meer in te zamelen.

Wij werken ook met freelancers. Hoe past dat in de software?

Een freelancer wordt ingepland en registreert tijd zoals een eigen medewerker, maar met een inkooptarief. Zijn goedgekeurde prestaties dienen als controle voor zijn factuur aan u en als basis voor uw factuur aan de klant. De marge per ingezette freelancer is daardoor meteen zichtbaar.

Alle sectoren →

01

Resourceplanning

Wie werkt wanneer aan welk project, en hoeveel ruimte is er nog voor die nieuwe opdracht?

02

Uren- & projectfacturatie

Van gepresteerd uur naar correcte factuur, in regie, tegen vaste prijs of volgens schijven.

03

Projectbeheer

Planning, budget, taken en documenten van elk project samen, van aanvaarde offerte tot oplevering.

04

Nacalculatie