Software voor kinderopvang
Opvangplannen, aanwezigheden en ouderfacturen kloppen zonder telwerk op het einde van de maand.
Elke dag weten wie komt, wie er is en wat het kost
In een kinderdagverblijf verandert de bezetting voortdurend. Ouders vragen een extra dag, melden hun kind ziek of wijzigen hun opvangplan. Begeleiders moeten daarop ingeroosterd worden, en op het einde van de maand moet elke aanwezigheid juist op de factuur staan. Veel verantwoordelijken doen dat met een papieren aanwezigheidslijst en een avond rekenwerk. Wij bouwen een systeem waarin plan, aanwezigheid, bezetting en factuur uit dezelfde gegevens komen.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Bezetting per groep en per dag
U ziet per leefgroep hoeveel kinderen verwacht worden en hoeveel begeleiders ingepland zijn. Een vraag voor een extra dag beantwoordt u meteen, met zicht op de plaats.
02
Facturen die ouders begrijpen
De factuur volgt uit het opvangplan en de geregistreerde aanwezigheden. Afwijkingen, zoals een afwezigheidsdag, staan er leesbaar op, zodat er minder vragen komen.
03
Wachtlijst met overzicht
Aanvragen van toekomstige ouders staan in één lijst met gewenste startdatum en dagen. Komt er een plaats vrij, dan ziet u welke aanvraag daar het best bij past.
Bouwstenen voor uw sector
01Planning en aanwezigheid
Opvangplan per kind
Vaste dagen, halve dagen en afgesproken vakanties worden per kind vastgelegd. Het plan vormt de basis voor de verwachte bezetting en later voor de afrekening.
In- en uitchecken aan de deur
Brengen en ophalen wordt geregistreerd op een tablet aan de ingang. De aanwezigheidslijst van de dag is altijd actueel, ook bij een evacuatieoefening.
02Communicatie met ouders
Ouderapp met dagverloop
Ouders lezen hoe de dag verliep en melden zelf een afwezigheid of een vraag voor een extra dag. Die melding komt rechtstreeks in de planning terecht.
Documenten en toestemmingen
Inlichtingenfiches, toestemmingen en het huishoudelijk reglement worden digitaal ondertekend en per kind bewaard. U ziet welke documenten nog ontbreken.
03Administratie en personeel
Maandfacturen en attesten
Facturen worden in één run aangemaakt en verstuurd. Attesten die ouders nodig hebben voor hun eigen administratie, worden uit dezelfde gegevens opgemaakt.
Rooster van begeleiders
Het rooster volgt de verwachte bezetting per groep en per dagdeel. Bij ziekte ziet u welke groep onder de begeleiding zakt die u zelf als norm instelde.
■Opvangplannen met verwachte bezetting per groep
■Aanwezigheidsregistratie bij brengen en halen
■Maandelijkse ouderfacturen uit aanwezigheden
■Wachtlijst met gewenste start en dagen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Kinderdagverblijf met twee vestigingen
Van papieren aanwezigheidslijsten naar facturen op de eerste werkdag
- Uitdaging
- Een kinderdagverblijf met twee locaties hield aanwezigheden bij op papier. De verantwoordelijke telde op het einde van de maand alle dagen per kind en maakte facturen in een rekenblad. Fouten kwamen pas boven wanneer ouders belden.
- Aanpak
- Wij bouwden een toepassing met opvangplannen, registratie op tablet aan de ingang en facturatie op basis van de afspraken in de overeenkomst met de ouders. Betalingen worden via bankbestanden afgepunt en de boekhouder krijgt een export.
- Resultaat
- De facturen vertrekken bij het begin van de nieuwe maand, zonder natellen. Ouders melden afwezigheden zelf en de verantwoordelijke gebruikt de vrijgekomen avonden voor iets anders dan rekenwerk.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke administratie kan een kinderdagverblijf automatiseren?
Het meeste telwerk: aanwezigheden registreren, opvangplannen vergelijken met de werkelijkheid, facturen en attesten opmaken, betalingen opvolgen en begeleiders inroosteren volgens de verwachte bezetting. Ook de wachtlijst en de communicatie met ouders lenen zich daartoe. Het pedagogische werk blijft uiteraard van mensen.
Kan de software rekening houden met inkomensgerelateerde tarieven?
Technisch kan elk kind een eigen tarief en eigen afspraken krijgen. De regels van de overheid over tarieven, afwezigheidsdagen en attesten veranderen echter en verschillen per type opvang. Die controleert u bij de bevoegde instantie; wij stellen het systeem in volgens wat u ons daarover aanlevert en houden het aanpasbaar.
Hoe veilig zijn foto’s en gegevens van kinderen in een ouderapp?
Wij bouwen de app zo dat ouders alleen hun eigen kind zien en dat foto’s enkel gedeeld worden wanneer daarvoor toestemming geregistreerd is. Gegevens staan versleuteld op uw eigen server of in een private cloud, naar uw keuze. Hoe lang u wat bewaart en welke toestemmingen u vraagt, stemt u af met uw GDPR-verantwoordelijke.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.