Software voor psychologen & therapeuten
Aanmeldingen, wachtlijst, afspraken en afrekening geregeld, met dossiers die onder uw eigen beheer blijven.
Uw aandacht bij de cliënt, niet bij de agenda
Een aanmelding komt binnen via mail, telefoon of een formulier, vaak op een moment dat u in gesprek bent. Daarna volgen de wachtlijst, het eerste gesprek, de afspraken die verzet worden, het betaalbewijs en soms een attest voor een tussenkomst. In een groepspraktijk komt daar de verdeling van aanmeldingen en lokalen bij. Wij bouwen een rustige, afgeschermde omgeving voor die praktische kant, zodat vertrouwelijke gegevens niet verspreid raken over mailboxen en losse bestanden.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Aanmeldingen die niet zoekraken
Elke aanmelding komt in dezelfde lijst, met de hulpvraag in grote lijnen, voorkeurmomenten en datum. U ziet wie wacht en hoelang, en antwoordt met een vast, verzorgd bericht.
02
Minder vergeten afspraken
Een discrete herinnering vertrekt vooraf, zonder inhoud over de begeleiding. Verzetten kan via een link, zodat een vrijgekomen uur nog ingevuld raakt.
03
Vertrouwelijke gegevens bij u
De toepassing draait op uw eigen server of in een private cloud die u kiest. Aantekeningen en cliëntgegevens staan niet op een gedeeld platform waar u geen zicht op hebt.
Bouwstenen voor uw sector
01Aanmelding en wachtlijst
Aanmeldformulier op uw website
De cliënt of verwijzer vult een kort formulier in via een beveiligde verbinding. De gegevens komen rechtstreeks in de aanmeldlijst en niet in een gewone mailbox.
Toewijzing binnen de groepspraktijk
De coördinator ziet per therapeut de doelgroep, de vrije ruimte en de wachttijd. Een aanmelding gaat naar wie past, en de aanmelder krijgt een eerlijke verwachting.
02Agenda en sessies
Agenda met lokalen en online sessies
Een afspraak reserveert tegelijk de therapeut en het gesprekslokaal, of maakt een link voor een online sessie. Dubbel geboekte lokalen komen niet meer voor.
Trajecten met resterende sessies
Loopt een begeleiding binnen een afgesproken aantal sessies, dan ziet u hoever het traject staat en wanneer een evaluatie of een verlenging besproken moet worden.
03Administratie van de praktijk
Betaalbewijzen en attesten
Na de sessie maakt het systeem het betaalbewijs op en, waar u dat instelt, het attest dat de cliënt aan zijn verzekeraar of ziekenfonds bezorgt. Geen sjablonen meer invullen.
Afrekening van lokaalhuur
Zelfstandige therapeuten betalen volgens hun overeenkomst: per dagdeel, per sessie of een vast bedrag. De afrekening volgt uit de agenda en toont de onderliggende lijnen.
■Beveiligd aanmeldformulier met wachtlijst
■Agenda met lokalen, online sessies en herinneringen
■Betaalbewijzen en attesten vanuit de sessie
■Afgeschermde toegang per therapeut met logging
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Groepspraktijk met therapeuten
Aanmeldingen verdeeld zonder gedeelde mailbox en rekenblad
- Uitdaging
- Een groepspraktijk met zelfstandige psychologen en therapeuten ontving aanmeldingen in een gedeelde mailbox. De coördinator hield in een rekenblad bij wie wachtte en wie plaats had. Aanmelders bleven soms lang zonder antwoord, en gevoelige informatie stond in mails die iedereen van het team kon openen.
- Aanpak
- Wij bouwden een aanmeldformulier met wachtlijst en toewijzing, een gedeelde lokalenplanning en een afrekening van de huur per therapeut. De toepassing staat op een server van de praktijk zelf. Elke therapeut ziet alleen zijn eigen cliënten; inhoudelijke aantekeningen blijven bij de behandelaar.
- Resultaat
- Elke aanmelder krijgt snel een antwoord met een realistische verwachting. De coördinator verdeelt vanuit één overzicht in plaats van uit mails, en de maandelijkse afrekening van lokalen vraagt nog nauwelijks werk. Vertrouwelijke gegevens circuleren niet langer in de mailbox.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Waar staan de gegevens van mijn cliënten als ik software laat bouwen?
Waar u dat wilt. U kunt de toepassing zelf hosten op een server in de praktijk, of ze laten draaien in een private cloud die alleen voor u is ingericht. In beide gevallen houdt u de controle over wie toegang heeft. Wij voorzien versleuteling, back-ups en logging. Welke verplichtingen uw beroep meebrengt rond beroepsgeheim en bewaring, bespreekt u met uw beroepsvereniging of functionaris voor gegevensbescherming.
Kan ik mijn huidige agenda of praktijkpakket blijven gebruiken?
Vaak wel. Werkt uw agenda goed, dan bouwen wij de ontbrekende stukken errond, zoals aanmelding, wachtlijst of afrekening van lokalen, en synchroniseren wij afspraken waar het pakket dat toelaat. Kan een pakket niets uitwisselen, dan melden wij dat tijdens de analyse en bekijken wij samen of een eigen agenda in hetzelfde geheel zinvoller is.
Hoe verstuur ik herinneringen zonder de privacy van cliënten te schenden?
Door het bericht neutraal te houden: datum, uur en een link om te verzetten, zonder verwijzing naar de aard van de praktijk of de inhoud van de begeleiding. Per cliënt legt u vast via welk kanaal hij bereikt wil worden en of hij herinneringen wenst. Wat u daarover als toestemming moet vastleggen, stemt u af met uw functionaris voor gegevensbescherming.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.