Software voor verenigingen & vzw's
Leden, lidgeld, vrijwilligers en subsidiedossiers beheerd zonder afhankelijk te zijn van één bestuurder.
De penningmeester stopt, de administratie blijft
Een vzw draait op engagement, en haar administratie vaak op de laptop van één bestuurder. De ledenlijst staat in Excel, het lidgeld wordt afgepunt naast de rekeninguittreksels, vrijwilligers worden opgetrommeld via groepsberichten. Verandert het bestuur, dan verhuist de kennis mee. Subsidiegevers en de algemene vergadering vragen intussen cijfers en verantwoording. Wij bouwen een omgeving die van de organisatie is en niet van één persoon.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Kennis blijft in de organisatie
Leden, betalingen, documenten en afspraken staan in een gedeelde omgeving met rollen. Een nieuwe secretaris of penningmeester kan verder waar de vorige stopte.
02
Lidgeld zonder afpunten
Leden krijgen een betaalverzoek met een eigen referentie. Betalingen worden via de bank herkend en wie niet betaalde, krijgt automatisch een vriendelijke herinnering.
03
Verantwoording met cijfers
Deelnemers per activiteit, vrijwilligersuren, uitgaven per project: wat een subsidiegever vraagt, haalt u uit het systeem in plaats van het achteraf samen te zoeken.
Bouwstenen voor uw sector
01Leden en bijdragen
Ledenbestand met gezinnen
Leden, gezinsleden, steunende leden en donateurs zitten in één bestand, met historiek van lidmaatschap en deelname. Leden passen hun eigen gegevens aan via een ledenzone.
Inschrijven voor activiteiten
Een kamp, een cursus of een eetfestijn: inschrijven en betalen gebeurt online, met een maximum aantal plaatsen en een deelnemerslijst voor de begeleiders.
02Vrijwilligers en werking
Shiften voor vrijwilligers
Voor een evenement zet u taken en tijdsblokken open. Vrijwilligers kiezen zelf een shift en krijgen een herinnering. U ziet waar nog handen ontbreken.
Onkosten van vrijwilligers
Wie iets voorschoot, dient zijn onkost in met een foto van het bewijsstuk. Na goedkeuring gaat de terugbetaling mee in de volgende betaalrun.
03Bestuur en financiën
Projecten en subsidies opvolgen
Per project of subsidie ziet u het toegekende budget, de uitgaven en wat nog verantwoord moet worden, met de bewijsstukken erbij bewaard.
Documenten van het bestuur
Verslagen, statuten, verzekeringspolissen en contracten staan op één plaats met versiebeheer. Besluiten van de vergadering worden taken met een verantwoordelijke.
■Ledenbeheer met ledenzone en historiek
■Lidgeld en inschrijvingen met bankafstemming
■Vrijwilligersplanning met shiften
■Projectopvolging voor subsidiedossiers
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Sociaal-culturele vzw
Ledenadministratie losgemaakt van de laptop van de secretaris
- Uitdaging
- Een vzw met veel vrijwilligers en afdelingen in meerdere gemeenten had een ledenlijst per afdeling, elk in een eigen bestand. De koepel wist nooit zeker hoeveel leden er waren, en het subsidiedossier werd elk jaar opnieuw bijeengesprokkeld.
- Aanpak
- Wij bouwden één ledenomgeving waarin elke afdeling haar eigen leden en activiteiten beheert en de koepel het geheel ziet. Lidgelden worden centraal geïnd en afgepunt; deelnames aan activiteiten worden geregistreerd per afdeling.
- Resultaat
- De cijfers voor het jaarverslag komen uit één bron. Afdelingsbesturen besteden minder tijd aan lijsten, en bij een bestuurswissel krijgt de opvolger een login in plaats van een stapel bestanden.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke software heeft een vzw nodig voor haar ledenadministratie?
Een ledenbestand met historiek, een manier om lidgeld te innen en af te punten, en inschrijvingen voor activiteiten. Voor grotere werkingen komen vrijwilligersplanning, onkosten en projectopvolging erbij. Belangrijker dan de lijst van functies is dat meerdere bestuurders ermee kunnen werken met eigen rechten. Daarom rekenen wij geen licentie per gebruiker: een extra bestuurder of vrijwilliger met toegang weegt niet op het budget van de vzw.
Kan een AI-agent het werk van vrijwilligers in een vzw verlichten?
Ja, vooral bij terugkerend papierwerk. Een agent leest inschrijvingen en vragen van leden die per mail binnenkomen, zoekt het lid op in de ledenlijst en zet een antwoord of een betalingsherinnering klaar. Een bestuurslid keurt goed voor er iets vertrekt. Het verbruik krijgt een plafond per taak, zodat de penningmeester vooraf weet wat het de vereniging kost, en waar een eenvoudige regel volstaat, gebruiken wij geen AI.
Hoe vermijden we dat alles afhangt van één bestuurder?
Door gegevens en werkwijzen in een gedeeld systeem te zetten met persoonlijke toegangen per rol. Wie vertrekt, verliest zijn toegang; wie start, vindt alles terug. Leg ook vaste procedures vast, zoals de jaarlijkse inning van lidgeld, als stappen in het systeem. Zo zit de kennis in de vereniging en niet in één hoofd.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.