Software voor opticiens
Van oogmeting tot afgehaalde bril: elk dossier volledig en vindbaar.
Een bril is een dossier, geen kassaticket
Tussen de eerste meting en het moment dat de klant zijn bril ophaalt, gebeurt veel: montuur kiezen, glazen bestellen bij de slijperij, een voorschot innen, een attest voor de terugbetaling opmaken en de klant verwittigen. Loopt één stap mis, dan staat er iemand aan de toonbank voor een bril die er niet is. Wij bouwen software die elk dossier van afspraak tot nazorg opvolgt en koppelen ze aan uw kassa en boekhouding.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Bestellingen in meerdere stappen
Montuur en glazen komen van verschillende leveranciers en moeten op het juiste moment samenkomen in het atelier. Een overzicht per dossier voorkomt dat iets blijft liggen.
02
Klanten komen jaren later terug
Wie na lange tijd een nieuwe bril of lenzen wil, verwacht dat u zijn sterkte en vorige keuze nog kent. Die historiek moet snel en betrouwbaar opvraagbaar zijn.
03
Meetgegevens zijn vertrouwelijk
Sterktes en opmerkingen over het zicht zijn persoonlijke gegevens. Ze horen in een afgeschermde omgeving die u zelf host of in een private cloud onderbrengt, niet op een papieren fiche in een lade.
Bouwstenen voor uw sector
01Klantdossier
Meetwaarden met historiek
Elke meting wordt met datum bewaard bij de klant. Bij een nieuw bezoek ziet u de evolutie en de eerder gekozen glazen en monturen naast elkaar.
Attesten en documenten
Documenten voor ziekenfonds of verzekeraar worden vanuit het dossier opgemaakt met de juiste klant- en aankoopgegevens, zonder opnieuw te typen.
02Bestelling en atelier
Glasorders opvolgen
Per bril ziet u of de glazen besteld, onderweg, ontvangen of gemonteerd zijn. Vertragingen vallen op voor de klant er zelf naar moet vragen.
Voorschot en saldo
Het betaalde voorschot staat bij het dossier en wordt bij afhaling verrekend. De kassa en de boekhouding krijgen dezelfde bedragen zonder manuele correctie.
03Afspraken en nazorg
Online afspraak voor oogmeting
Klanten kiezen zelf een vrij moment voor een meting of lensaanpassing. De agenda houdt rekening met wie welke onderzoeken mag uitvoeren.
Herinnering voor controle of lenzen
Dragers van contactlenzen krijgen tijdig een bericht om bij te bestellen, en brildragers een uitnodiging voor een nieuwe controle op het passende moment.
■Monturen in voorraad per merk, model en kleur
■Bericht naar de klant zodra de bril klaar is
■Afgeschermde toegang tot meetgegevens per medewerker
■Herhaalbestellingen van lenzen op vaste momenten
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Zelfstandige optiekzaak
Geen klant meer aan de toonbank voor een bril die nog niet klaar is
- Uitdaging
- Een optiekzaak met een eigen atelier volgde glasbestellingen op via een schrift en bakjes per klant. Wanneer een levering vertraging had, merkte het team dat pas wanneer de klant belde. Voorschotten werden op het bestelformulier genoteerd en soms vergeten bij de afrekening.
- Aanpak
- Wij bouwden een dossieropvolging waarin elke bril stappen doorloopt van bestelling tot afhaling. Leveringen worden bij ontvangst afgepunt, het voorschot hangt aan het dossier en de klant krijgt automatisch een bericht bij de laatste stap.
- Resultaat
- Het team opent elke ochtend een lijst met wat verwacht wordt en wat te laat is. Klanten komen pas langs wanneer hun bril klaarligt en de afrekening houdt vanzelf rekening met wat al betaald werd.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe volg ik als opticien bestellingen van glazen overzichtelijk op?
Door elke bril als een dossier met vaste stappen te behandelen. Bij de bestelling noteert het systeem de leverancier en de verwachte leverdag. Bij ontvangst punt u af. Alles wat zijn verwachte datum voorbij is, verschijnt in een aparte lijst zodat u de slijperij kunt contacteren.
Mag ik meetgegevens van klanten digitaal bewaren?
Digitaal bewaren is doorgaans veiliger dan papier, op voorwaarde dat toegang, bewaartermijn en beveiliging doordacht zijn. Wij bouwen met rechten per medewerker en een logboek. Voor de exacte verplichtingen in uw situatie raadpleegt u best de officiële GDPR-bronnen of uw beroepsvereniging.
Kan software automatisch klanten herinneren aan nieuwe lenzen?
Ja. Op basis van het type lens en de laatste aankoop berekent het systeem wanneer de voorraad van de klant bijna op is. Hij krijgt dan een bericht met de mogelijkheid om dezelfde lenzen opnieuw te bestellen, wat u een vaste stroom herhaalaankopen oplevert.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.