Software voor syndici
Meldingen, leveranciers, afrekeningen en algemene vergaderingen per gebouw opgevolgd, met inzage voor elke eigenaar.
Minder telefoontjes van mede-eigenaars, meer grip op elk gebouw
Een syndicus beheert het geld en het gebouw van anderen, en moet daarover verantwoording afleggen. Per vereniging van mede-eigenaars zijn er verdeelsleutels, provisies, leveranciersfacturen en een jaarlijkse vergadering met notulen en stemmingen. Daartussen komen meldingen over een defecte lift of een lek in de garage. Elke eigenaar wil weten wat er met zijn vraag gebeurt. Wij bouwen software die die stromen per gebouw ordent en transparant maakt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Elke melding krijgt een antwoord
Een probleem wordt een ticket met status, verantwoordelijke en historiek. De melder ziet de voortgang en belt niet opnieuw om hetzelfde te vragen.
02
Afrekeningen die men begrijpt
Kosten worden volgens de juiste sleutel verdeeld en per eigenaar toegelicht. De achterliggende facturen zijn raadpleegbaar, wat discussie op de vergadering beperkt.
03
Vergaderingen goed voorbereid
Agenda, volmachten, aanwezigheden en stemmingen volgen een vaste flow. De notulen zijn kort na de vergadering beschikbaar voor alle eigenaars.
Bouwstenen voor uw sector
01Gebouw en bewoners
Register per gebouw
Kavels, eigenaars, huurders, aandelen en contactgegevens worden per vereniging bijgehouden, met de historiek van eigendomsoverdrachten.
Portaal voor mede-eigenaars
Eigenaars loggen in om documenten, afrekeningen, notulen en de stand van hun rekening te bekijken en een melding te doen.
02Technisch beheer
Meldingen en werkopdrachten
Een melding wordt doorgestuurd naar de juiste leverancier met alle gegevens van het gebouw. Offerte, uitvoering en factuur blijven eraan gekoppeld.
Onderhoudskalender
Periodieke controles en contracten voor lift, verwarming, brandbeveiliging en schoonmaak staan per gebouw gepland met een tijdige herinnering.
03Financieel beheer
Verdeelsleutels en provisies
Elke kostensoort heeft haar sleutel. Provisieoproepen en afrekeningen worden daaruit berekend en per eigenaar verstuurd.
Betalingen en achterstallen
Bankverrichtingen worden ingelezen via CODA en afgepunt met de oproepen. Wie achterloopt, krijgt een herinnering volgens een vast schema.
■Meldingenportaal met statusopvolging
■Afrekening per kavel volgens verdeelsleutel
■Bankafschriften ingelezen via CODA
■Agenda, volmachten en stemmingen per vergadering
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Syndicuskantoor met tientallen gebouwen
Een syndicuskantoor geeft mede-eigenaars inzage en wint tijd aan de telefoon
- Uitdaging
- Een syndicuskantoor beheerde een groeiende portefeuille residenties met een boekhoudtoepassing en een gedeelde mailbox. Meldingen raakten ondergesneeuwd en eigenaars belden herhaaldelijk voor dezelfde vraag. De voorbereiding van algemene vergaderingen vroeg weken manueel samenstellen.
- Aanpak
- Wij bouwden een portaal waar eigenaars meldingen doen en documenten raadplegen, met daarachter een ticketflow naar leveranciers. De vergadermodule stelt uitnodigingen, aanwezigheidslijsten en stemresultaten samen uit het register.
- Resultaat
- Beheerders werken vanuit één takenlijst per gebouw. Eigenaars vinden hun afrekening en de status van hun melding zelf terug, waardoor het aantal oproepen merkbaar daalde. Vergaderdossiers zijn sneller klaar en vollediger.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke software heeft een syndicus nodig naast de boekhouding?
De boekhouding van de vereniging is één deel. Daarnaast heeft u een register van kavels en eigenaars nodig, opvolging van meldingen en leveranciers, een onderhoudskalender en ondersteuning voor de algemene vergadering. Wij bouwen die onderdelen rond uw bestaande boekhoudpakket of als één geheel.
Kunnen mede-eigenaars zelf hun documenten en afrekeningen raadplegen?
Ja. In een beveiligd portaal ziet elke eigenaar alleen wat voor zijn kavel en zijn gebouw bestemd is: afrekeningen, provisieoproepen, notulen, het reglement en de status van meldingen. Aanmelden kan met een wachtwoord of met itsme. Het portaal draait naar uw keuze op een server van uw kantoor of in een private cloud, zodat de gegevens van de verenigingen onder uw beheer blijven.
Kan een algemene vergadering digitaal of hybride worden ondersteund?
Technisch kan de software aanwezigheden, volmachten en stemmingen registreren, ook wanneer een deel van de eigenaars op afstand deelneemt. Onder welke voorwaarden dat rechtsgeldig is, hangt af van de wetgeving en de statuten. Dat laat u best nakijken door uw juridisch adviseur.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.